Gestire le presenze del personale della tua azienda: 3 consigli

Imprenditori e HR manager hanno una domanda che, più di tutte, li accomuna: come si gestisce la rilevazione delle presenze in modo efficace? Questo tema, insieme ai processi che portano alla selezione del personale, è tra quelli che desta maggiori incertezze. Perché se da un lato riuscire a individuare il dipendente giusto può sembrare molto complesso, dall’altro lato riuscire a monitorare le presenze non è da meno.

La situazione si complica quando il dipendente non svolge la sua attività lavorativa all’interno delle mura aziendali, come ad esempio nel caso di chi lavora nei cantieri o svolge servizi a domicilio, ma anche chi opera in modalità smartworking.

La gestione delle presenze del personale dipendente rappresenta una delle attività più importanti all’interno di un’azienda e per questo è necessario individuare un metodo per semplificare le procedure di rilevazione. Fortunatamente ci sono molte accortezze che puoi implementare per migliorare la produttività generale. In molti casi è sufficiente rilevare le presenze tramite la timbratura del badge. Cosa succede quando i dipendenti non possono recarsi in ufficio per timbrare il cartellino?

Rilevazione presenze del personale dipendente

La rilevazione delle presenze è diventata sempre una pratica utilizzata e ampiamente diffusa, e continua ad esserlo, grazie all’utilizzo di tecnologie avanzate come la timbratura digitale. Tuttavia, esistono ancora molte aziende che utilizzano il sistema di timbratura manuale con il cartellino, che rappresenta un metodo più tradizionale ma altrettanto valido.

Indipendentemente dal sistema di rilevazione presenze scelto, è importante che l’azienda adotti regole di timbratura e che tutti i dipendenti ne siano a conoscenza. In linea generale, nelle aziende “tradizionali” è necessario avere un dispositivo per timbrare il cartellino all’ingresso e all’uscita dall’ufficio o dal luogo di lavoro, ma possono esserci delle eccezioni in base alla mansione svolta dal dipendente e alle caratteristiche dell’azienda. Pensa ad esempio ai cantieri, alle imprese di pulizie, alle cooperative sociali e, in generale, ai settori che non prevedono l’ingresso in ufficio ma in luoghi lontani e itineranti.

Controllo presenze dipendenti in smartworking

In molti casi, soprattutto a seguito dell’emergenza sanitaria, è possibile che parte del personale lavori in smartworking. In questi casi, il controllo dell’orario di lavoro diventa ancora più importante. Come abbiamo detto, esistono diverse soluzioni per la rilevazione delle presenze anche quando il dipendente non deve recarsi fisicamente verso un luogo di lavoro specifico, come ad esempio la timbratura virtuale o l’utilizzo di software di rilevazione presenze.

La scelta del sistema di rilevazione presenze dipendenti dipende dalle esigenze dell’azienda e dal numero di dipendenti da gestire. Oltre al tradizionale cartellino, è possibile infatti optare per sistemi più avanzati come ad esempio le soluzioni che permettono di timbrare con il cellulare. Questa è un’alternativa interessante che permette di utilizzare il proprio smartphone per timbrare l’ingresso e l’uscita dal lavoro.

Esistono infatti diversi software e APP, come Geobadge HR, che consentono di effettuare la rilevazione delle presenze del personale tramite il cellulare, oltre a numerose altre funzionalità.

Prima di lasciarti esplorare le funzionalità di Geobadge HR, vogliamo darti alcuni consigli per gestire questa attività importante nel modo giusto.

#1 Monitora in modo smart

Il primo che ti diamo è quello di individuare un software che ti permetta di avere il pieno controllo di aspetti importanti per il benessere dell’azienda. Non solo la rilevazione della presenza di ciascun dipendente ma anche i progetti su cui ha dedicato tempo e quante ore ha trascorso su ciascuna attività configurata all’interno del sistema. Questi sistemi evoluti (con geolocalizzazione del tutto legale) possono essere usati tanto dalle aziende che prevedono l’ingresso fisico dei dipendenti all’interno degli uffici, quanto da coloro che invece lavorano al di fuori. Il monitoraggio smart è la scelta migliore da fare per risolvere alcuni dei problemi che affliggono le aziende. Per poterlo fare serve la piena approvazione da parte del dipendente stesso… e una buona dose di collaborazione.

Ed ecco che ci spostiamo al secondo consiglio.

#2 Dai il giusto supporto ai dipendenti

Qual è l’età media dei tuoi dipendenti? Quanto sono inclini all’uso della tecnologia? Nella maggior parte delle aziende i dipendenti appartengono ancora a una generazione che non è tecnologica, che non svolge attività che ne richiedono l’uso e che spesso percepiscono questi strumenti come invasivi.

Se i dipendenti stanno bene in azienda, si sentono valorizzati e vengono ascoltati, sono certamente più inclini ad accettare novità anche piuttosto lontane dalle loro abitudini. Questo clima è alla base di ogni iniziativa ed è indispensabile soprattutto per favorire la produttività aziendale.

Il consiglio che ti diamo è quello di spiegare nel dettaglio il funzionamento del software che sceglierai per rilevare le presenze, così da non lasciare spazi a dubbi. Puoi anche realizzare un documento ufficiale, utile per condividere il regolamento da seguire per un corretto funzionamento dell’intera organizzazione.

#3 Favorisci la condivisione

I sistemi per la rilevazione delle presenze più evoluti in genere permettono l’accesso a numerose risorse che favoriscono lo scambio con datori di lavoro e responsabili. Pensa alla semplice richiesta di ferie oppure alla consegna delle buste paga. Si tratta di due aspetti molto diversi che possono creare lungaggini fastidiose e inutili perdite di tempo.

Il pensiero di avere un unico gestionale in cui trovare documenti (contratti, attestati, certificati e così via), buste paga, inviare richieste di ferie e permessi, e semplificare, tra le tante attività, anche la rilevazione dell’orario di ingresso e uscita è rassicurante tanto per il dipendente quanto per il datore di lavoro.

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La situazione si complica quando il dipendente non svolge la sua attività lavorativa all’interno delle mura aziendali, come ad esempio nel caso di chi lavora nei cantieri o a svolge servizi a domicilio, ma anche chi opera in modalità smart working.

Monitorare le presenze e la produttività di ognuno, così da avere un’idea chiara sulla direzione del gruppo di lavoro è una delle priorità. Fortunatamente ci sono molte accortezze che puoi implementare per migliorare la produttività generale. In molti casi è sufficiente rilevare le presenze tramite la timbratura del badge. Cosa succede quando i dipendenti non possono recarsi in ufficio per timbrare il cartellino?

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