Geobadge: software HR per Cooperative
Geobadge è il software pensato per Cooperative di produzione servizi e lavoro e Cooperative sociali.
Una soluzione efficace per gestire i lavoratori che svolgono le proprie attività in diversi luoghi e per un determinato periodo di tempo.
La piattaforma offre funzioni di analisi in tempo reale delle ore e di monitoraggio del consuntivo, fornendo un prezioso aiuto per una gestione ottimale del personale.
Geobadge per cooperative scopri come semplificare la gestione del tuo personale!
RILEVAZIONE ATTIVITà
Puoi utilizzare le timbrature di presenza, le timbrature di attività, o entrambe. Se utilizzi le timbrature di attività, le presenze potranno essere rilevate in automatico.
Grazie alla creazione di clienti, servizi, luoghi e tipi attività i tuoi lavoratori potranno timbrare le attività nella tua azienda e presso i tuoi clienti. In questo modo la tua azienda ottiene un sistema di rendicontazione delle attività che permette di valutare anche il lavoro svolto dalle singole risorse.
ANALISI ORE PER LA FATTURAZIONE
Discrepanze tra le ore rendicontate dai tuoi lavoratori e quelle monitorate dai tuoi clienti saranno solo un ricordo.
Con Geobadge i dati sono certi e affidabili: il modulo di analisi fatturazione ti permette di analizzare e conteggiare le attività svolte dai tuoi lavoratori utili per la fatturazione degli appalti verso i clienti.
richieste di ferie e permessi
Evita che le richieste di ferie e permessi dei tuoi lavoratori vengano comunicate a voce, con fogli di carta o con mail e messaggi.
Con il modulo richieste ferie e permessi di Geobadge i lavoratori inviano in pochi secondi la richiesta di assenza direttamente dall’app o dal portale. Il flusso di approvazione è completamente personalizzabile in base alle esigenze e ai livelli autorizzativi della tua azienda. Dimentica inutili passaggi, errori e continui scambi di e-mail.
Comunicare con i lavoratori non è mai stato così semplice
DOCUMENTI
Archivia e consulta i documenti (contratti, documenti d’identità, attestati di formazione e tutti i documenti dei lavoratori) in un’unica piattaforma. Ogni lavoratore potrà consultare i propri documenti, direttamente da app o accedendo all’area riservata.
BUSTE PAGA E CU
Di addio alla consegna cartacea di buste paga e CU. Il software divide in automatico i cedolini in base al codice fiscale e li consegna in men di un minuto ad ogni lavoratore. Grazie alla conferma di lettura a norma di legge consegnare le buste paga non è mai stato così semplice.
BACHECA
Sfrutta la funzionalità bacheca per le comunicazioni aziendali. Scegli i destinatari e le impostazioni per la notifica del nuovo messaggio. In tempo reale, controlli chi ha aperto la comunicazione e chi non l’ha ancora fatto.
Casi di successo
Hamal - Servizi socio-assistenziali
Coseva - Pulizie e multiservizi
Orso Blu - Società multiservizi
Parmaservice - Azienda multiservizi
La cooperativa opera in diversi ambiti di servizio, con esigenze organizzative eterogenee e personale distribuito su attività differenti.
Nel giro di un anno è passata da 125 a 225 lavoratori, una crescita significativa che, senza un sistema strutturato di rilevazione presenze e attività, avrebbe aumentato notevolmente la complessità organizzativa.
Prima dell’introduzione di Geobadge, le presenze venivano gestite esclusivamente tramite fogli cartacei. La criticità principale era la raccolta dei documenti e, in alcuni casi, persino la leggibilità dei dati, con conseguente rallentamento nelle verifiche e nell’elaborazione mensile delle ore.
L’adozione di Geobadge ha quindi accompagnato e sostenuto l’espansione della cooperativa, evitando che la complessità gestionale crescesse in modo proporzionale all’aumento del personale.
La cooperativa non aveva mai adottato un software di rilevazione presenze.
La difficoltà maggiore era trovare una soluzione capace di adattarsi alle diverse tipologie di servizi gestiti. Dopo il consiglio di un’altra cooperativa già cliente, hanno deciso di provare Geobadge.
Fin da subito l’esperienza è stata positiva, sia in termini di utilizzo sia di adattabilità ai vari contesti operativi.
Le funzionalità che hanno avuto il maggiore impatto sono state:
- Timbratura digitale, semplice e immediata per gli operatori
- Oltre 1000 servizi gestiti: in contesti così articolati la timbratura di presenza non basta, è indispensabile la rilevazione delle attività
- Analisi dettagliata delle ore lavorate, fondamentale per la gestione mensile e la rendicontazione ai clienti.
La transizione dal cartaceo al digitale ha eliminato le criticità legate alla raccolta manuale dei fogli presenza e ha ridotto sensibilmente errori e imprecisioni.
Il risparmio di tempo è stato così evidente nella gestione quotidiana che risulta difficile quantificarlo con precisione.
I miglioramenti più concreti riguardano:
- Maggiore velocità nella gestione delle presenze
- Maggiore precisione nell’analisi delle ore mensili
- Migliore controllo in una fase di forte crescita organizzativa
L’adozione del sistema ha accompagnato e sostenuto l’aumento del personale, evitando che la complessità amministrativa crescesse in modo proporzionale.
Descrivono in supporto come sempre disponibile e rapido nelle risposte.
Particolarmente apprezzata è stata la fase iniziale di adozione della piattaforma: il team ha fornito chiarimenti puntuali, rispondendo ai dubbi e accompagnando la cooperativa nell’implementazione.
L’azienda opera nel settore multiservizi e logistica, con personale distribuito su numerosi cantieri operativi.
Nel quadro di un più ampio percorso di digitalizzazione dei processi aziendali, è stata avviata l’adozione di Geobadge in una delle sedi operative del gruppo, dove vengono gestiti circa 350 lavoratori, principalmente impiegati nei servizi di pulizia.
Prima della digitalizzazione, la gestione delle presenze avveniva tramite calendari cartacei.
Questo sistema comportava:
- Attività manuali lunghe e laboriose per l’ufficio amministrativo
- Difficoltà nel verificare rapidamente la situazione dei cantieri
- Poca precisione nella registrazione delle presenze
Con numerosi lavoratori e diversi cantieri da monitorare, il metodo cartaceo stava diventando sempre più difficile da gestire.
L’obiettivo era adottare uno strumento che rendesse la rilevazione presenze più veloce e precisa, superando i limiti della gestione cartacea.
Geobadge è stato scelto perché coerente con le esigenze operative della sede, permettendo non solo di rilevare le presenze ma anche di gestire in modo più preciso clienti e commesse, aspetto fondamentale in una realtà multiservizi con personale distribuito su più cantieri.
La funzionalità che ha avuto il maggiore impatto è la possibilità di visualizzare quotidianamente la situazione delle presenze su ogni cantiere.
Questo consente di:
- Verificare rapidamente chi è presente nei diversi luoghi di lavoro
- Individuare eventuali anomalie o assenze
- Gestire le presenze giornaliere in modo molto più immediato
La digitalizzazione ha sostituito completamente un processo manuale, rendendo il flusso di gestione molto più semplice e affidabile.
Dopo la fase iniziale di organizzazione e avviamento, la gestione delle presenze è diventata decisamente più veloce e precisa rispetto al sistema cartaceo.
Il beneficio più concreto è la possibilità di avere un controllo quotidiano delle presenze su ogni singolo cantiere, migliorando l’organizzazione operativa e riducendo il tempo dedicato alle verifiche amministrative.
Il supporto viene descritto come efficiente, con assistenza puntuale durante le diverse fasi di implementazione e utilizzo della piattaforma.
Orso Blu Impresa Cooperativa Sociale è una cooperativa sociale di tipo B che impiega quasi 1000 lavoratori.
La cooperativa offre servizi in outsourcing ad aziende ed enti pubblici, con una forte attenzione all’inserimento lavorativo di persone svantaggiate o fragili.
Le attività svolte sono molto diversificate:
- pulizie civili e industriali
- sanificazione e facility management
- logistica e gestione magazzini
- facchinaggio e trasporti
- call center e reception
- ristorazione
- manutenzione del verde
- servizi ambientali e gestione rifiuti
Questo modello operativo comporta una gestione complessa del personale, con lavoratori distribuiti su numerosi servizi, clienti e cantieri.
Prima dell’introduzione di Geobadge, la cooperativa utilizzava più strumenti per gestire pianificazione, presenze e controllo delle ore sui diversi servizi e cantieri.
Nel tempo questa configurazione era diventata sempre più difficile da sostenere: alcuni strumenti non erano più sviluppati né supportati, mentre altri non rispondevano pienamente alle esigenze operative della cooperativa.
Orso Blu aveva quindi bisogno di una soluzione capace di:
- ridurre i tempi di gestione delle attività amministrative;
- minimizzare gli errori nella raccolta e gestione dei dati;
- mantenere un alto livello di flessibilità operativa;
- adattarsi alle numerose casistiche legate ai diversi CCNL e ai molti servizi gestiti.
L’obiettivo era individuare una piattaforma moderna che permettesse di centralizzare e semplificare la gestione del personale, mantenendo la flessibilità necessaria per una realtà complessa come quella del Terzo Settore.
Geobadge è stato scelto soprattutto per due motivi: la flessibilità del sistema e la disponibilità del team di sviluppo a collaborare nella ricerca di soluzioni adatte alla realtà operativa.
La possibilità di lavorare insieme al team per implementare funzionalità utili ha permesso di trasferire in Geobadge alcuni degli aspetti più apprezzati del sistema precedente.
Oggi Orso Blu utilizza Geobadge in modo molto completo, sfruttando diversi moduli della piattaforma:
- gestione HR
- rilevazione presenze tramite app
- pianificazione delle attività e dei servizi
- gestione delle spese
- esportazione dati verso il sistema paghe
- gestione documentale (in fase di implementazione)
Uno dei moduli più apprezzati è quello di pianificazione, che consente di organizzare il lavoro in modo più efficiente su servizi e cantieri diversi.
Tra le funzionalità più rilevanti viene messa in risalto l’app per la timbratura, intuitiva e veloce da utilizzare.
La piattaforma permette inoltre di gestire in modo efficace le numerose casistiche legate ai diversi contratti collettivi applicati.
Il principale valore percepito è l’utilizzo di un software moderno e semplice da utilizzare, sia per i lavoratori sia per il personale HR.
La cooperativa sta progressivamente estendendo l’utilizzo della piattaforma a tutti i processi di gestione operativa.
Il supporto viene descritto come collaborativo e rapido, con grande disponibilità nel rispondere ai ticket e nel pianificare soluzioni tecniche.
Particolarmente apprezzata è la capacità del team di valutare e proporre soluzioni alternative per adattare il sistema alle esigenze della cooperativa.
L’azienda opera in appalto, con circa 200 lavoratori distribuiti su diversi luoghi di lavoro.
La priorità non era solo rilevare correttamente le presenze, ma farlo in modo meno invasivo possibile nei confronti dei clienti presso cui il personale opera quotidianamente.
In precedenza erano stati testati due gestionali, di cui uno sviluppato appositamente per la realtà aziendale. Nonostante la personalizzazione, la soluzione si era rivelata eccessivamente complessa, dispersiva nell’utilizzo e poco efficace nella corretta rendicontazione delle ore svolte.
La rilevazione delle presenze era supervisionata da responsabili e capi cantiere, con un margine di errore inevitabile mentre la gestione dei turni avveniva manualmente, con comunicazioni singole ai lavoratori. Con 200 dipendenti, il processo era diventato oneroso e poco sostenibile.
Geobadge è stato scelto per un motivo chiaro: trovare un sistema automatico, semplice e rispettoso del contesto in appalto.
La possibilità di utilizzare TAG e QRcode ha permesso di implementare una modalità di rilevazione efficace senza introdurre strumenti fissi ed invasivi per i clienti.
La semplicità della piattaforma ha rappresentato un elemento distintivo rispetto ai software precedentemente testati.
La funzionalità che ha avuto il maggiore impatto è stata la rilevazione automatica di ingressi e uscite.
Questo ha permesso di:
- ridurre il margine di errore
- eliminare controlli manuali continui
- centralizzare i dati in tempo reale
- snellire la gestione dei turni
L’integrazione futura con il file XML per il consulente del lavoro permetterà un’ulteriore ottimizzazione dei flussi amministrativi.
Dopo soli due mesi di utilizzo, l’azienda ha già registrato un risparmio del 10% del tempo dell’ufficio personale, con una previsione di arrivare fino al 50% grazie all’automazione completa dei flussi paghe.
Ma il beneficio non riguarda solo l’ufficio HR.
Anche i dipendenti hanno accolto positivamente il cambiamento, evidenziando:
maggiore chiarezza nella lettura delle ore svolte
più trasparenza nella busta paga
tutte le informazioni disponibili in un’unica applicazione
Questo ha migliorato non solo l’organizzazione interna, ma anche la percezione di ordine, trasparenza e professionalità.
Il supporto viene descritto come preciso e puntuale.
La disponibilità e la chiarezza nelle spiegazioni durante la fase iniziale hanno facilitato l’adozione del sistema in una realtà complessa e distribuita.
Dalle presenze alla fatturazione ai tuoi clienti: è tutto possibile grazie a Gescoop!
Geobadge offre inoltre il modulo aggiuntivo Gescoop specifico per le cooperative per gestire i seguenti processi:
- Inserire in modo completo i dati di anagrafiche soci, lavoratori, clienti e candidati.
- Gestire corsi di formazione, visite mediche, scadenze contrattuali, lavoratori extracomunitari compresa la creazione di alert automatici per utenti e lavoratori.
- Creare tutta la documentazione sia per la gestione del lavoratore che del socio (contratti di lavoro, proroghe, trasformazioni, lettere di associazione, verbali, ecc.)
- Creare i file Xml per eseguire le assunzioni, cessazioni, proroghe e trasformazioni dei contratti ai centri per l’impiego.
- Preparare i dati per generare i cedolini inviandoli ai principali software paghe italiani.
- Generare in automatico le fatture clienti, fatture fornitori e gestire gli scadenziari pagamento.
- Importare i dati dai software paghe ed eseguire i pagamenti dei Lavoratori tramite file SEPA
- Ottenere i consuntivi redditività clienti per analizzare in modo dettagliato i costi e i ricavi per società/filiali/cliente/appalto/lavoratore.
Attiva la tua prova gratuita
Inserisci un recapito valido: avrai la possibilità di parlare con un consulente dedicato e potrai testare in autonomia tutti i moduli di Geobadge!