Monitorare la presenza dei dipendenti è un concetto che ci porta subito alla mente la timbratura del cartellino. Ancora oggi questo metodo è molto comune all’interno di aziende grandi e piccole anche se, rispetto al passato, ci sono stati numerosi cambiamenti e tante innovazioni che hanno reso questa procedura sempre più SMART.

Prima di lasciarsi incantare dal primo strumento che si trova online è bene conoscere le regole di timbratura che è necessario rispettare. In questo modo è possibile trovare il metodo per la rilevazione più consono alle proprie esigenze.

Regolamento timbratura cartellini

Partiamo dalla cosa più importante da sapere: quali sono i dati che possiamo registrare? Tra i dati che i sistemi più innovativi sono in grado di rilevare troviamo l’orario di lavoro e la posizione del dipendente. L’orario di lavoro è l’elemento essenziale, lo scopo primario che spinge un’azienda a dotarsi di questi strumenti. La timbratura infatti registra l’orario di inizio e di fine del turno di lavoro del dipendente e, in molti casi, questo viene usato anche durante la giornata nel caso di pause dal lavoro, come ad esempio durante la pausa pranzo. L’unica cosa di cui deve preoccuparsi il dipendente è di timbrare il cartellino in base al regolamento definito a livello aziendale.

Per quanto riguarda la geolocalizzazione, esiste una normativa che regola questa funzionalità nel rispetto della privacy del lavoratore. Rilevare la posizione è una grande opportunità in caso di attività che non vengono svolte all’interno delle mura di un ufficio. È il caso ad esempio di chi lavora a domicilio, da remoto o in cantiere, e più in generale ogni lavoro che si svolge in luoghi sempre diversi o lontani dall’azienda.

In questo caso è necessario avere un’app per la timbratura delle presenze che il lavoratore può attivare in pochi click e che sfrutta la localizzazione GPS del telefono per inviare i dati all’azienda. In altri casi, come ad esempio accade nei cantieri, è possibile dotare i dipendenti di un classico badge di lavoro, che può essere usato anche all’interno dell’azienda da timbrare tramite l’apposito dispositivo.

È evidente quindi che l’obbligo di timbratura del cartellino si rende necessario ancora oggi in numerosi contesti per semplificare il controllo dei dipendenti e avere accesso a informazioni dettagliate rispetto alle ore lavorate.

Esiste inoltre un regolamento che riguarda la mancata timbratura (ad esempio quando il dipendente si dimentica di timbrare), che può variare in base all’azienda, al contratto e al dispositivo che si utilizza. È importante sapere però che la mancata timbratura può dare luogo a sanzioni anche piuttosto gravi che vanno dal richiamo verbale alla multa.

Come funziona la timbratura presenze?

Ogni azienda ha un regolamento interno proprio che si basa sulle dinamiche quotidiane e sulle caratteristiche del lavoro. L’obiettivo primario è quello di conoscere l’orario di ingresso e di uscita di tutti i dipendenti. Questi dati vengono sommati alle richieste di ferie e permessi, e a tutto ciò che si ritenga essenziale per l’elaborazione delle buste paga. L’obiettivo dei sistemi SMART è quello di raccogliere ogni dato necessario e inviarlo automaticamente all’ufficio che si occupa del personale e delle buste paga, al fine di snellire il processo di creazione.

Il funzionamento dipenderà dallo strumento scelto dall’azienda. Le soluzioni più innovative sono dotate di un’App, che permette al dipendente di timbrare il cartellino virtuale proprio come un tradizionale badge. In alternativa è possibile sfruttare un lettore che il dipendente può utilizzare con l’apposito badge per indicare al datore di lavoro quando inizia e quando termina il suo lavoro. Si tratta quindi di strumenti molto semplici da usare sia dal punto di vista dell’impresa che dal punto di vista del dipendente.