Negli ultimi anni, il lavoro da remoto è diventato una realtà sempre più diffusa. La pandemia ha accelerato questa transizione, portando molte aziende a adottare modelli di smart working all’interno della propria organizzazione.

Gestire un team in smart working può essere una sfida di non di poco conto, che richiede una buona collaborazione tra manager e dipendenti, ma soprattutto strategie specifiche per garantire, ovviamente, un ottimo livello di produttività ma anche la motivazione del personale.

In questo articolo, vedremo insieme 5 consigli efficaci su come gestire un team in smart working.

Comunicazione chiara e costante

Uno degli aspetti fondamentali per una gestione smart working efficace è la comunicazione. La mancanza di interazioni faccia a faccia, infatti, può creare malintesi e lacune informative. Ma quindi come gestire un team da remoto?

Ecco alcuni suggerimenti per migliorare la comunicazione:

• utilizza strumenti di comunicazione adeguati: piattaforme come Slack, Microsoft Teams o Zoom sono essenziali per mantenere una comunicazione fluida e rapida grazie alle chat di gruppo, alla possibilità di videochiamare e di condividere documenti in tempo reale;
• stabilisci regole di comunicazione: definire orari specifici per le riunioni e stabilire aspettative chiare su quando e come rispondere ai messaggi aiuta a mantenere il team allineato e ridurre le interruzioni;
• organizzare incontri regolari: le riunioni settimanali o quotidiane aiutano a mantenere la squadra di lavoro sempre aggiornata sugli sviluppi e a risolvere eventuali problematiche tempestivamente.

Promuovere la collaborazione in smart working

La collaborazione in smart working può essere difficile da mantenere senza la presenza fisica, ma con le giuste strategie, è possibile creare un ambiente di lavoro cooperativo e produttivo. Per organizzare al meglio lo smart working puoi:

• utilizzare strumenti di gestione dei progetti: software come Trello, Asana, ClickUp o Jira permettono di assegnare compiti, monitorare l’avanzamento dei progetti e mantenere tutti i membri del team aggiornati sulle scadenze;
• fornire spazi virtuali per il brainstorming: creare canali dedicati o organizzare sessioni di brainstorming virtuali aiuta a stimolare la creatività e a sviluppare nuove idee per i progetti a cui si lavora;
• incoraggiare la partecipazione attiva: incentivare i membri del team a condividere le proprie opinioni e a partecipare attivamente alle discussioni permette di creare un senso di appartenenza e collaborazione.

Tracciare le attività svolte diventa quindi fondamentale, nell’ottica di capire lo stato di avanzamento di un’attività condivisa tra diverse persone: tutti i membri del team devono essere allineati sulle ultime novità e conoscere in modo preciso cosa è stato fatto e cosa, invece, ci sia ancora da fare.

Monitorare e valutare le performance

Tra gli vantaggi dello smart working, c’è indubbiamente quello di concedere una maggiore flessibilità al lavoratore. È necessario, però, mantenere un alto livello di produttività per il successo del team e dell’azienda stessa. Come si può dunque gestire i dipendenti in smart working e valutare le loro performance?

• Stabilisci obiettivi chiari: definire obiettivi specifici, misurabili e realistici aiuta a mantenere il team focalizzato e a monitorare i progressi;
• Usa un software di monitoraggio: strumenti come Geobadge possono essere impiegati per rilevare le presenze in modo smart e tenere traccia delle attività svolte dai dipendenti;
• Fornisci feedback regolari: il feedback continuo è essenziale per migliorare le prestazioni lavorative, in questo senso programmare sessioni di feedback individuali e di gruppo aiuta a identificare aree di miglioramento e a riconoscere i successi.

Mantenere alta la motivazione del personale

Nell’ambito della gestione delle risorse umane, la motivazione dei lavoratori è un elemento chiave per garantire la produttività e la soddisfazione della squadra. Ecco alcune azioni utili a mantenere alta la motivazione del personale in smart working:

• riconoscere e premiare i successi: celebrando i successi e riconoscendo gli sforzi dei dipendenti si crea un ambiente positivo e motivante, che spinge a migliorarsi costantemente;
• offrire opportunità di sviluppo professionale: investire nella formazione e nello sviluppo delle competenze dei dipendenti dimostra attenzione al loro futuro e aumenta il loro coinvolgimento;
• promuovere un equilibrio tra vita lavorativa e privata: incoraggiare pause regolari e rispettare gli orari di lavoro evita il pericoloso burnout e a dare vita a un ambiente lavorativo sano.

Garantire il benessere del team

Controllare i dipendenti in smart working è cruciale, esattamente come il loro benessere. Ma come assicurarsi che il team rimanga sano e motivato? Ecco alcuni suggerimenti:

• promuovi attività di team building: anche a distanza, è possibile organizzare attività di team building virtuali per rafforzare le relazioni tra i membri del team, come i giochi online, le pause caffè virtuali, ma anche quiz, creazione di storie, brainstorming creativi e condivisione di foto;
• offri supporto emotivo e psicologico: fornire accesso a servizi di supporto psicologico e creare uno spazio sicuro per parlare delle proprie preoccupazioni aiuta a mantenere alto il benessere mentale del team;
• adottare pratiche di lavoro flessibili: consentire orari di lavoro flessibili e promuovere una cultura di fiducia e autonomia aumenta il benessere e la soddisfazione dei dipendenti.

Conclusione

Il monitoraggio dei lavoratori in smart working può essere ottimizzato con vari software che migliorano la gestione del personale e la rilevazione delle attività. Geobadge HR è uno strumento completo che offre numerose funzionalità:

• rilevazione presenze e attività: per tracciare l’inizio e la fine della giornata lavorativa, i tempi di lavoro e le attività dei dipendenti;
• gestione ferie e permessi: per semplificare le richieste e ridurre le comunicazioni via email;
• analisi delle attività: in modo da avere a disposizione report personalizzabili per la fatturazione e la giustificazione delle ore lavorate.

Queste funzionalità, e molte altre, sono tutte accessibili sia dall’app mobile che da desktop, grazie a un’interfaccia semplice e intuitiva.

Abbiamo visto che la gestione di un team in smart working richiede adattabilità, comunicazione efficace e strategie mirate per migliorare la produttività e la motivazione. Seguendo i consigli che ti abbiamo dato, riuscirai sicuramente a creare un ambiente di lavoro da remoto che favorisca la collaborazione, il benessere e il successo della squadra.