Il rimborso chilometrico è rivolto ai dipendenti e ai collaboratori che vanno in trasferta utilizzando un’auto propria o a noleggio, anziché quella aziendale. Il calcolo dell’importo che spetta al lavoratore è determinato dalle tabelle ACI ed è soggetto a specifiche regole fiscali. Oggi vogliamo vedere insieme a te di cosa si tratta e come si calcola.

Cos’è il rimborso chilometrico?

Il rimborso chilometrico è una compensazione economica erogata da un’azienda ai suoi dipendenti per coprire le spese sostenute durante gli spostamenti effettuati con il proprio veicolo privato per motivi di lavoro.

L’idea dietro il rimborso chilometrico nasce dalla necessità di risarcire il dipendente per le spese sostenute durante gli spostamenti lavorativi. Molti dipendenti utilizzano la propria auto per ragioni professionali, come incontri, formazione o visite a clienti, e non dovrebbero sopportare personalmente i costi associati a questi spostamenti.

Come avviene il calcolo del rimborso chilometrico

Una delle questioni più complesse quando si parla di rimborso chilometrico riguarda il calcolo dell’importo che spetta al lavoratore. Per individuare la cifra corretta ci vengono in aiuto le Tabelle ACI 2022, uno strumento facilmente consultabile anche in Gazzetta Ufficiale. Queste tabelle sono suddivise per categorie:

• autoveicoli a gasolio in produzione;
• autoveicoli a benzina in produzione;
• motocicli;
• autocaravan;
• etc.

All’interno delle tabelle si stima il costo km di ogni veicolo che viene identificato in base alla serie, al modello e al marchio. Quello che dovrai fare è procurarti le informazioni riguardo al veicolo usato dal tuo dipendente in trasferta, essenziali per capire a quale fascia di rimborso fare affidamento. Le informazioni che ti servono sono:

• il tipo di veicolo, se si tratta di un’auto o di una moto;
• il modello e la serie del veicolo;
• il tipo di alimentazione (benzina, diesel, ibrida, ecc.).

Per semplificare questo iter ti suggeriamo di realizzare un modulo apposito da far compilare a dipendenti e collaboratori, così da velocizzare il calcolo e ridurre al minimo gli errori.

A questo punto hai tutte le informazioni necessarie per individuare la riga corrispondente nella tabella ACI a cui farà riferimento un costo chilometrico ben preciso. Non ti resta che moltiplicare il costo per i chilometri dichiarati dal dipendente per avere un’indicazione del rimborso che dovrà comparire in busta paga.

Ad esempio, supponiamo che un tuo dipendente abbia percorso 100km nel corso della trasferta. La sua auto è un’AUDI, A1 1.4 TDI 90CV a gasolio. Per questo veicolo il costo chilometrico indicato nella tabella ACI è pari a 0,3769. Il rimborso che spetta al dipendente è pari a 37,69€, ovvero 0,3769€ x 100km.

A chi spetta il rimborso chilometrico?

Il rimborso chilometrico spetta a:

• amministratori;
• soci;
• dipendenti;
• collaboratori.

Quando una figura legata all’azienda si trova nella situazione di doversi recare in un luogo diverso dalla sede abituale per svolgere un’attività lavorativa su richiesta dell’azienda, sarà necessario valutare il rimborso chilometrico.

Attenzione però, abbiamo parlato di “luogo diverso dalla sede abituale”. Infatti, il tragitto casa-lavoro non può essere considerato una trasferta e quindi non potrà essere oggetto di rimborso. L’unica eccezione a questa regola riguarda i lavoratori senza una sede abituale di lavoro, come ad esempio i corrieri o chi svolge assistenza domiciliare.

Aspetti fiscali del rimborso chilometrico per aziende e dipendenti

Il calcolo del rimborso chilometrico si basa sulle tabelle ACI che consentono in poche mosse di individuare il corrispettivo da rimborsare al lavoratore, considerando il veicolo e il numero di chilometri percorsi. Una volta che avrai determinato l’importo, questo dovrà essere versato in busta paga. A differenza della retribuzione ordinaria, questo tipo di pagamento è tassato in modo diverso, sia per l’azienda che per il lavoratore.

Tassazione per il lavoratore

Secondo la Circolare del Ministero delle Finanze n. 326/E del 1997 la tassazione per il lavoratore segue alcuni principi generali. In particolare:

• per le trasferte all’interno del Comune in cui si trova la sede di lavoro abituale: il rimborso è tassato al pari del resto del reddito;
• per le trasferte extracomunali: il rimborso non è tassato, se viene calcolato secondo i coefficienti indicati nelle tabelle ACI.

Qualsiasi sia il tipo di trasferta, è sempre necessario che il datore di lavoro autorizzi in via preventiva la trasferta. Infatti, in caso di controllo fiscale, non sarà sufficiente esibire la documentazione fornita dal lavoratore e conservata dall’azienda che dimostra che il calcolo sia avvenuto secondo i criteri stabiliti per legge.

Limiti di deducibilità per l’azienda

Il rimborso chilometrico è un costo deducibile e questo significa che l’azienda non deve pagare le tasse su questa cifra. Esistono però dei limiti a seconda della potenza dell’auto, nello specifico:

• 17 cavalli fiscali per i veicoli a benzina;
• 20 cavalli fiscali per veicoli a gasolio.

Nel caso in cui l’auto del dipendente supera questi limiti, la dedizione non sarà del 100% ma dovrà essere rimodulata secondo la tabella dei costi di esercizio per percorrenza annua. Anche in questo caso la tabella è disponibile sul portale ACI.

Costi chilometrici per l’azienda

Mentre il rimborso chilometrico offre un modo conveniente per coprire i costi dei dipendenti, è essenziale che le aziende comprendano i costi associati a questa pratica.

Ecco alcuni aspetti da considerare:

• rimborsi benzina: oltre al rimborso per i chilometri percorsi, alcune aziende offrono anche un rimborso separato per i costi del carburante. Questo può aumentare i costi totali per l’azienda;
• tassazione del rimborso chilometrico: in alcuni casi, i rimborsi chilometrici possono essere soggetti a tassazione. È importante conoscere le leggi fiscali locali per evitare sorprese inaspettate.
• deducibilità del rimborso chilometrico: le aziende potrebbero dedurre i costi di rimborso chilometrico come spesa aziendale. Tuttavia, le regole variano, quindi è necessario essere informati sulla deducibilità fiscale.

Possiamo applicare il rimborso per il tragitto casa-lavoro?

Il tragitto che si compie abitualmente per raggiungere la sede lavorativa non è riconosciuto, nella maggior parte dei casi, tra le situazioni che ammettono il rimborso. Esiste però un’eccezione alla regola, introdotta dalla Corte di giustizia dell’Unione Europea che prevede l’obbligo per i datori di lavoro di retribuire il tempo che i lavoratori privi di una sede di lavoro fissa impiegano per raggiungere la sede di lavoro. È il caso ad esempio degli agenti di commercio, dei corrieri, degli assistenti domiciliari o degli addetti alle consegne. Si tratta infatti di figure che non solo non hanno una sede abituale di lavoro, ma nella maggior parte dei casi non hanno neanche un itinerario fisso per svolgere le proprie mansioni. Quando si verificano queste condizioni è possibile retribuire in busta paga le ore dedicate al tragitto casa-lavoro.

In questo caso è importante fare una precisazione rispetto al rimborso chilometrico vero e proprio. La prima distinzione riguarda la tassazione: rispetto al rimborso chilometrico, esente da imposte, in questo caso la tassazione è uguale al resto della retribuzione. Dal punto di vista dell’azienda, gli importi pagati per il tragitto casa-lavoro rientrano tra i costi del personale e quindi sono deducibili dal reddito così come succede per il rimborso chilometrico.

La seconda distinzione riguarda il calcolo: il calcolo per definire l’importo da pagare per il tragitto casa-lavoro è molto semplice, rispetto al rimborso per trasferta. Questo tipo di pagamento rientra nella retribuzione oraria del dipendente. L’unica cosa che deve conoscere l’azienda è l’orario di partenza del lavoratore dalla sua abitazione e l’orario di rientro. Sarà sufficiente applicare la tariffa oraria concordata contrattualmente ed ecco trovato l’importo da versare in busta paga.

Conclusione

A prescindere dal sistema di rimborso scelto, sarà sempre necessario chiedere al dipendente di compilare la nota spese, in modo da avere tutti i dati necessari elaborare le voci paga utili per la creazione dei cedolini paga. Per rendere la procedura più semplice è consigliato l’uso di un sistema smart che permetta di gestire le ore di lavoro e le note spesa in pochi semplici click. Se stai cercando una soluzione efficiente per la tua azienda scopri la prova gratuita di Geobadge HR!

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