Trasferta del lavoratore: cos’è, come funziona, regole

Se gestisci un’azienda, prima o poi può capitarti di dover inviare un dipendente presso un cliente, in un cantiere o in una sede diversa da quella abituale. In questi casi si parla di trasferta del lavoratore, cioè di uno spostamento temporaneo legato a una precisa esigenza aziendale.

La gestione delle trasferte non si limita però alla prenotazione del viaggio. Bisogna chiarire quali spese può sostenere il dipendente, come deve documentarle e quale trattamento applicare al rimborso spese in busta paga. Dal 2025, inoltre, sono entrate in vigore nuove regole sulla tracciabilità di alcuni pagamenti effettuati in Italia.

Vediamo allora come funzionano le trasferte lavorative, cosa spetta al dipendente e come organizzare tutto il processo senza perdere ricevute o creare errori per l’ufficio paghe.

Che cos’è una trasferta di lavoro

La trasferta di lavoro si verifica quando un dipendente viene inviato temporaneamente in un luogo diverso dalla sede nella quale svolge normalmente la propria attività.

Lo spostamento può durare poche ore, un’intera giornata oppure più giorni. Ciò che conta è che il cambiamento della sede non sia definitivo e che, una volta conclusa l’attività richiesta, il lavoratore torni nella sede originaria.

Pensiamo, ad esempio, a un tecnico inviato presso un cliente per un intervento, a un responsabile commerciale che partecipa a una fiera oppure a un operaio assegnato per alcuni giorni a un altro cantiere. Sono tutte forme di lavoro fuori sede che possono rientrare nella disciplina della trasferta.

La sede abituale indicata nel contratto o nella lettera di assunzione rimane quindi il punto di riferimento. Questo elemento permette di distinguere la trasferta da altri cambiamenti del luogo di lavoro.

Quando si considera trasferta di lavoro?

Non esiste una distanza minima stabilita dalla legge che valga per ogni azienda e per tutti i lavoratori.

Dal punto di vista fiscale, la distinzione più importante riguarda il territorio comunale. L’articolo 51 del TUIR applica infatti regole diverse alle missioni effettuate fuori dal Comune della sede di lavoro rispetto a quelle che si svolgono al suo interno.

Questo significa che una trasferta può esistere anche per uno spostamento relativamente breve. La distanza assume rilievo quando il CCNL applicato, un accordo aziendale o la politica interna sulle trasferte introduce una soglia specifica.

Differenza tra trasferta, trasferimento e distacco

La trasferta ha carattere temporaneo. Il trasferimento, invece, modifica stabilmente il luogo nel quale il dipendente deve prestare la propria attività. Per questo il trasferimento è soggetto a regole e presupposti diversi da quelli applicati alle normali trasferte.

Anche il distacco è un istituto differente. Si verifica quando un datore di lavoro mette temporaneamente un proprio dipendente a disposizione di un altro soggetto per soddisfare un interesse del datore distaccante. Non basta quindi osservare la durata dell’assegnazione: bisogna considerare anche chi riceve la prestazione e per quale ragione viene disposto lo spostamento.

C’è poi il caso dei trasfertisti, cioè dei lavoratori per i quali la mobilità rappresenta una caratteristica ordinaria dell’attività svolta. Per applicare il relativo regime fiscale, nel contratto non deve risultare una sede fissa di lavoro. L’attività deve richiedere una mobilità continua e al dipendente deve essere riconosciuta un’indennità fissa indipendente dalla singola missione.

Queste condizioni devono essere presenti nello stesso momento. Quando ne manca anche una sola, trova normalmente applicazione il regime previsto per i comuni lavoratori in trasferta. L’indennità del trasfertista, quando ricorrono tutti i presupposti, concorre invece alla formazione del reddito nella misura del 50%.

Le trasferte lavorative sono obbligatorie?

In linea generale, il datore di lavoro può disporre una trasferta nell’ambito del proprio potere organizzativo. Non è quindi necessario chiedere ogni volta il consenso del dipendente, purché l’ordine sia legittimo e collegato alle esigenze dell’attività aziendale.

È comunque buona pratica comunicare la missione per iscritto. Il documento dovrebbe indicare la destinazione, il periodo previsto e il motivo dello spostamento. È utile precisare anche il mezzo di trasporto autorizzato e il sistema scelto per il rimborso.

Una procedura chiara tutela entrambe le parti. Il lavoratore sa in anticipo come deve comportarsi, mentre l’azienda può controllare le spese di trasferta e applicare correttamente le regole previste dal proprio CCNL.

Il lavoratore può rifiutare la trasferta?

Il rifiuto delle trasferte lavorative deve essere valutato con attenzione. Un dipendente che si oppone senza una ragione valida a una disposizione legittima può andare incontro a una contestazione disciplinare.

Questo non significa che ogni rifiuto porti automaticamente al licenziamento. Possono esserci circostanze particolari legate alla salute del lavoratore oppure alla sicurezza della missione. Anche un ordine discriminatorio o contrario alle previsioni contrattuali può essere contestato.

Prima di adottare un provvedimento disciplinare è quindi necessario esaminare il caso concreto e verificare il CCNL applicato.

Che cosa spetta ai lavoratori in trasferta

Il dipendente non dovrebbe sostenere con risorse proprie i costi necessari per eseguire un incarico nell’interesse dell’azienda. Per questo la procedura deve stabilire come verranno coperte le spese di viaggio e le eventuali spese di soggiorno.

Il rimborso spese ai dipendenti può comprendere il biglietto del treno, il carburante o il costo di un albergo. Possono essere riconosciute anche le spese di vitto e alloggio dei dipendenti, secondo i limiti stabiliti dalla policy aziendale e dal contratto collettivo.

Al rimborso delle spese può aggiungersi una specifica indennità di trasferta. Questa somma compensa il disagio collegato allo spostamento e viene calcolata secondo quanto previsto dal CCNL o dagli accordi applicati in azienda.

Non tutti i lavoratori hanno quindi diritto alla stessa diaria. Prima di predisporre il pagamento delle trasferte lavorative bisogna controllare il contratto collettivo, perché può stabilire importi diversi in base alla durata o alla destinazione.

Il tempo di viaggio viene pagato?

Il tempo impiegato per raggiungere il luogo della missione non riceve sempre lo stesso trattamento. Alcuni CCNL prevedono un compenso specifico, mentre altri distinguono tra tempo di viaggio e lavoro effettivamente svolto.

L’azienda deve quindi evitare di applicare una regola uguale a ogni dipendente. Il tempo di spostamento va gestito sulla base del contratto applicato e degli eventuali accordi aziendali.

Come funziona il rimborso delle spese di trasferta

L’articolo 51 del TUIR prevede diversi sistemi per gestire le somme riconosciute al dipendente. La scelta incide sull’organizzazione della nota spese e sul trattamento fiscale del rimborso.

L’azienda dovrebbe definire in anticipo quale sistema applicare, evitando di modificare il criterio dopo che il dipendente ha già sostenuto i costi.

Rimborso forfettario

Il rimborso spese forfettario consiste nel pagamento di una somma giornaliera prestabilita. Il dipendente riceve la diaria indipendentemente dall’importo che ha effettivamente speso per il vitto o per l’alloggio.

Questo sistema rende più semplice la gestione amministrativa, perché non richiede il controllo puntuale di ogni ricevuta relativa alle spese comprese nella diaria.

Le spese di viaggio e trasporto possono essere rimborsate separatamente, purché rispettino le condizioni previste dalla normativa.

Rimborso analitico o a piè di lista

Con il rimborso analitico l’azienda restituisce al dipendente quanto è stato realmente speso. Il lavoratore deve presentare una nota dettagliata e allegare i relativi giustificativi.

Questo metodo permette di collegare ogni rimborso a una spesa precisa. Richiede però un maggiore lavoro di verifica, soprattutto quando le trasferte per lavoro sono frequenti e coinvolgono più persone.

Per ottenere il rimborso, è necessario poter documentare tutte le spese dei dipendenti attraverso fatture, ricevute o altri documenti idonei.

Nel regime analitico possono essere riconosciute anche altre spese non documentabili, purché vengano attestate in modo analitico dal lavoratore. Il limite giornaliero esente è pari a 15,49 euro per le trasferte in Italia e a 25,82 euro per quelle all’estero.

Rimborso misto

Nel sistema misto l’azienda rimborsa a piè di lista il vitto oppure l’alloggio e riconosce anche una diaria.

La quota forfettaria conserva un trattamento agevolato, ma la soglia di esenzione si riduce. La riduzione cambia in base alle spese che l’azienda ha già rimborsato o fornito gratuitamente.

Questo sistema può essere utile quando l’azienda vuole sostenere direttamente alcuni costi e riconoscere al dipendente una somma per le restanti necessità della missione.

Trasferte esenti e rimborso spese in busta paga

La disciplina fiscale cambia in base al luogo della missione e al sistema di rimborso adottato.

Per le trasferte fuori dal Comune della sede di lavoro, la diaria forfettaria non concorre alla formazione del reddito fino a 46,48 euro al giorno in Italia e fino a 77,47 euro per l’estero. La parte che supera questi limiti diventa imponibile.

Quando l’azienda rimborsa il vitto oppure l’alloggio, il limite della diaria esente si riduce di un terzo. Se vengono rimborsate entrambe le spese, la riduzione è pari a due terzi.

Sistema applicato	Trasferta in Italia	Trasferta all’estero
Diaria forfettaria intera	46,48 €	77,47 €
Diaria con rimborso del vitto oppure dell’alloggio	30,99 €	51,65 €
Diaria con rimborso del vitto e dell’alloggio	15,49 €	25,82 €
Altre spese analiticamente attestate nel rimborso a piè di lista	15,49 €	25,82 €

Questi importi rappresentano soglie fiscali. Non stabiliscono quanto l’azienda sia obbligata a pagare, perché l’importo spettante al dipendente dipende dal CCNL e dagli accordi applicati.

Trasferte nello stesso Comune

Le indennità e i rimborsi relativi alle trasferte effettuate entro il Comune della sede di lavoro concorrono in generale alla formazione del reddito del dipendente.

L’eccezione riguarda le spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore. Dal 2025, quando la spesa rientra tra quelle soggette all’obbligo di tracciabilità, è necessario rispettare anche le nuove modalità di pagamento.

Esempio di busta paga con trasferta

Vediamo un semplice esempio di busta paga con trasferta.

Un’azienda applica il CCNL Metalmeccanici Industria e invia un dipendente per una giornata fuori dal Comune della sede abituale. Dal 1° giugno 2026 l’indennità contrattuale per la trasferta intera è pari a 51,29 euro.

Se l’azienda applica il rimborso interamente forfettario, 46,48 euro restano entro la soglia di esenzione prevista dal TUIR. La differenza di 4,81 euro viene invece assoggettata alla normale imposizione fiscale e contributiva.

Il rimborso spese di viaggio, ad esempio per un biglietto ferroviario correttamente documentato, può essere riportato separatamente. La forma concreta delle voci dipende dal programma paghe utilizzato, ma la parte esente deve essere distinta dalla quota imponibile.

Rimborso chilometrico e utilizzo dell’auto propria

Se il dipendente utilizza la propria automobile, l’azienda deve autorizzare l’impiego del mezzo e definire il criterio di calcolo.

Il rimborso chilometrico viene normalmente determinato attraverso le tabelle ACI, tenendo conto del modello del veicolo e dei chilometri percorsi. La nota spese dovrebbe indicare la destinazione, la data della missione e il tragitto effettuato.

Anche il punto di partenza deve essere gestito con attenzione. Quando il lavoratore parte dalla propria abitazione e il percorso risulta più lungo rispetto a quello calcolato dalla sede aziendale, la parte eccedente può assumere rilevanza fiscale. L’Agenzia delle Entrate ha ribadito la necessità di utilizzare criteri oggettivi e adeguatamente documentati.

Il dipendente non dovrebbe quindi limitarsi a comunicare un numero complessivo di chilometri. L’azienda deve poter ricostruire la trasferta e verificare il calcolo applicato.

Tracciabilità delle spese di trasferta dal 2025

Dal 1° gennaio 2025 sono cambiate alcune regole per le trasferte di lavoro in Italia.

Per mantenere la non imponibilità del rimborso al dipendente e la deducibilità della spesa per l’azienda, i costi sostenuti nel territorio italiano per vitto e alloggio devono essere pagati con strumenti tracciabili. La stessa condizione riguarda le spese per taxi e noleggio con conducente.

Il pagamento può avvenire con carta oppure attraverso altri sistemi che permettono di identificare la transazione. Non basta quindi conservare lo scontrino del ristorante se la spesa è stata pagata in contanti e rientra tra quelle soggette alla nuova regola.

L’obbligo si applica alle missioni fuori dal Comune e a quelle effettuate al suo interno. L’azienda deve perciò aggiornare la propria procedura e spiegare ai dipendenti quali strumenti utilizzare prima della partenza.

Le spese sostenute all’estero sono state escluse dalla condizione di tracciabilità. Devono comunque essere collegate alla missione e accompagnate da documentazione idonea. Per una trattazione più approfondita puoi consultare la nostra guida su come gestire trasferte all’estero.

Esempi di trasferte secondo i CCNL

La legge sulle trasferte lavorative stabilisce il trattamento fiscale, ma non definisce un’unica indennità valida per ogni settore. Gli importi economici e le condizioni operative vengono disciplinati soprattutto dai CCNL.

CCNL Studi Professionali

Il CCNL Studi Professionali del 2024 prevede il rimborso delle spese effettivamente documentate sostenute nell’interesse del datore di lavoro.

Per le missioni che superano le otto ore e non oltrepassano le ventiquattro ore è prevista una diaria di 15 euro. Quando la missione supera la giornata, la diaria sale a 30 euro. Per le missioni di durata superiore al mese gli importi vengono ridotti del 10%.

Il contratto prevede inoltre che le trasferte autorizzate con mezzo proprio siano rimborsate in base alle tabelle ACI.

CCNL Metalmeccanici Industria

Per il CCNL Metalmeccanici Industria gli importi vengono aggiornati periodicamente.

Dal 1° giugno 2026 la trasferta intera è pari a 51,29 euro. La quota prevista per il pasto meridiano o serale è di 13,13 euro, mentre quella collegata al pernottamento è pari a 25,03 euro.

L’importo della trasferta intera supera la soglia fiscale di 46,48 euro. La parte eccedente deve quindi essere trattata come imponibile, salvo che la situazione concreta richieda un diverso sistema di rimborso.

CCNL Edili Industria

Nel settore edile la gestione della trasferta è legata anche alla contrattazione territoriale e al sistema delle Casse Edili.

Il rinnovo nazionale sottoscritto nel febbraio 2025 ha introdotto una disciplina dedicata alla trasferta nazionale e alla Denuncia Unica Edile. Il contratto è valido fino al 30 giugno 2028.

Non è quindi corretto applicare automaticamente a tutte le imprese edili una diaria pari al 10% della retribuzione. Prima di calcolare l’importo bisogna verificare il CCNL, l’accordo territoriale competente e il luogo nel quale si trova il cantiere.

CCNL Commercio

Anche nel settore del commercio bisogna controllare il testo contrattuale effettivamente applicato dall’azienda.

Il limite dei 60 chilometri riportato in alcune guide non rappresenta la definizione generale prevista dalla legge. Non deve quindi essere utilizzato automaticamente per stabilire quando si considera trasferta di lavoro o per escludere dal rimborso una missione più vicina.

INAIL e sicurezza durante la trasferta

La responsabilità dell’azienda non si ferma alla gestione delle spese. Il lavoratore deve poter svolgere l’attività fuori sede in condizioni di sicurezza.

La copertura INAIL può riguardare l’infortunio avvenuto durante la prestazione e gli spostamenti collegati alla missione. Le deviazioni determinate da ragioni esclusivamente personali devono invece essere valutate separatamente.

In caso di infortunio, il dipendente deve informare subito il datore di lavoro. L’azienda deve poi rispettare gli adempimenti previsti dopo aver ricevuto i riferimenti del certificato medico.

Anche il tragitto tra diversi luoghi di lavoro può rientrare nella tutela assicurativa quando è funzionale all’attività svolta.

Come organizzare la gestione delle trasferte dei dipendenti

Una buona gestione delle trasferte inizia prima della partenza. L’azienda deve chiarire chi può autorizzare la missione e quali costi sono ammessi.

È utile predisporre un ordine di trasferta con i dati del lavoratore e la destinazione. Il documento può indicare anche l’eventuale anticipo e il sistema scelto per il rimborso.

Al rientro, il dipendente deve presentare la nota spese entro il termine stabilito dalla policy aziendale. I documenti devono essere leggibili e collegati alla missione. Quando si applica l’obbligo di pagamento tracciabile, è necessario conservare anche una prova idonea della transazione.

Modulo trasferta dipendenti

Un modulo trasferta dipendenti permette di raccogliere tutte le informazioni nello stesso documento.

La prima parte può essere utilizzata per l’autorizzazione della missione. La seconda serve per registrare le spese sostenute e il rimborso richiesto.

Il modello deve lasciare spazio all’approvazione del responsabile e alla verifica amministrativa. Nel documento è bene indicare anche il mezzo impiegato e gli eventuali chilometri percorsi con l’auto propria.

In questo modo l’azienda dispone di un documento completo che accompagna la trasferta dalla richiesta iniziale fino alla liquidazione.

Gestire le spese di trasferta con Geobadge

Quando le missioni aumentano, la gestione manuale di ricevute e rimborsi diventa difficile. Gli scontrini possono andare persi e l’ufficio del personale deve ricopiare ogni informazione prima di preparare i dati per le paghe.

Con il software note spese di Geobadge, il lavoratore può inviare la richiesta di rimborso direttamente dall’app. Basta fotografare lo scontrino e il sistema basato sull’AI acquisisce automaticamente i dati necessari.

Le richieste possono seguire flussi di approvazione personalizzati in base alla struttura dell’azienda. Una volta approvate, le spese e i rimborsi chilometrici confluiscono in un riepilogo mensile da utilizzare per l’amministrazione e per l’ufficio paghe.

Geobadge permette inoltre di conservare digitalmente i documenti attraverso la conservazione sostitutiva a norma. In questo modo la gestione delle spese diventa più ordinata e ogni richiesta rimane collegata ai relativi giustificativi.

Insomma, con una procedura chiara e uno strumento dedicato puoi controllare i rimborsi in modo semplice e preparare dati più precisi per il consulente.