La tutela della privacy è un argomento fondamentale, soprattutto in azienda e ancora di più quando si parla di dipendenti. Troppo spesso in ambito aziendale la privacy viene sottovalutata, in particolare quando ci si trova a gestire specifici documenti, come ad esempio le buste paga. All’interno dei cedolini sono presenti tantissime informazioni sensibili del dipendente che se venissero a conoscenza di persone non autorizzate metterebbero il datore di lavoro in una posizione piuttosto pericolosa.
Quali sono quindi le procedure da seguire per mantenere la privacy dei dipendenti soprattutto in fase di consegna delle buste paga?
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Tutela della privacy delle buste paga
Come abbiamo anticipato, all’interno della busta paga sono presenti dati personali e sensibili che richiedono un trattamento specifico. Il Garante per la protezione della privacy lo ha ribadito più volte, a partire dal comunicato stampa del 1999. Al suo interno troviamo una descrizione che non lascia spazio a fraintendimenti. Ogni informazione presente all’interno delle buste paga rientrano nella nozione di dato personale, fornita nella legge n.675 del 1996, in quanto si collegano direttamente alle persone individuate e individuabili. Inoltre. Alcuni di questi dati possono avere:
- l’esigenza di una maggiore attenzione e cautela, ad esempio in presenza di pignoramenti o multe disciplinari;
- una natura sensibile, come ad esempio i sussidi di cura o le iscrizioni al sindacato.
Secondo il Regolamento Europeo 2016/679, possiamo individuare importanti conferme a quanto sostenuto dal Garante della Privacy.
Qualsiasi diffusione non autorizzata dei dati può danneggiare il dipendente che, a sua volta, può far valere i suoi diritti e presentare reclamo. Cosa può fare l’azienda per preservare i dati personali e sensibili contenuti nelle buste paga? Ecco alcuni consigli.
Coprire le sezioni più sensibili
All’interno del cedolino esistono delle sezioni in cui sono presenti dati più sensibili di altri e che consentono di identificare facilmente i dipendenti. Per evitare che un altro soggetto possa entrare a conoscenza di questi dati, è possibile andare a coprire le sezioni così da renderle invisibili all’esterno.
Utilizzare codici identificativi
Una buona abitudine per favorire la tutela della privacy del dipende è quella di utilizzare codici identificativi o diciture con meno dettagli così da limitare l’inserimento delle informazioni che riguardano la sfera privata dei dipendenti. È lo stesso Garante che consiglia queste opzioni alle aziende. Lo fa nella newsletter del 25 giugno 2009 e nella decisione su ricorso del 19 febbraio 2002, relativo alla dicitura “pignoramento” in busta paga.
Mantieni la distanza tra i dipendenti durante la consegna
Evita la fila di dipendenti verso la tua scrivania. Questa soluzione non garantisce la privacy durante la presa visione e la firma della busta paga. È preferibile invece distribuire in modo individuale i cedolini, chiamando i dipendenti uno alla volta così da offrire la possibilità di porre domande in caso di dubbi senza paura che gli altri possano sentire.
Non lasciarle incustodite
Inutile dire di evitare di lasciare le buste paga incustodite e in bella vista. Scegli un posto sicuro sia per conservarle che per imbustarle, se scegli di consegnarle in forma cartacea. Se invece scegli un sistema digitale, assicurati di custodirle in sezioni del pc che non siano facilmente raggiungibili da chiunque, possibilmente evita una cartella sul desktop denominata “Buste paga”, ma prediligi una cartella dotata di password. In alternativa, puoi utilizzare software, come Geobadge hr, pensati proprio per semplificare ogni aspetto della gestione delle buste paga e garantire la massima tutela della privacy dei dipendenti.
