Esistono numerose soluzioni che puoi scegliere di implementare in azienda per gestire la timbratura dei dipendenti. La scelta del sistema di timbratura è determinata da numerosi fattori, primo fra tutti le modalità con cui si svolgono le attività dei dipendenti. Un’azienda composta da dipendenti che ogni mattina si recano in ufficio e svolgono la propria mansione al suo interno avrà esigenze diverse rispetto a un’azienda che invece prevede uno spostamento continuo e che non ha una sede di lavoro fissa.

Che cos’è un sistema di timbratura?

Quando si parla di sistema di timbratura si fa riferimento a uno o più strumenti integrati tra loro che permette ai lavoratori di confermare la presenza e all’amministrazione di verificare i dati in tempo reale. Come abbiamo anticipato, non esiste un sistema migliore in assoluto ma ogni realtà presenta esigenze diverse e potrà trarre beneficio da soluzioni diverse tra loro.

Prima di vedere quali sono le soluzioni che hai a disposizione, capiamo in che modo fare chiarezza sui tuoi bisogni reali. Per aiutarti abbiamo pensato ad alcune domande che possono aiutarti a fare la scelta giusta.

Come fare la scelta giusta

In che luogo si svolge il lavoro? Sempre in sede, sempre fuori sede o in modo alternato? Nel primo caso puoi sfruttare un terminale fisso, un marcatempo che il dipendente può utilizzare all’ingresso e all’uscita. Nel secondo caso invece, questa soluzione risulterebbe impossibile da utilizzare in quanto il dipendente dovrebbe recarsi in azienda più volte al giorno, ogni volta che deve cambiare sede o fare una pausa. In questo caso è preferibile utilizzare un’app che tramite smartphone permette di segnare l’ora di inizio e di fine, ma anche gli spostamenti in altre sedi di lavoro. Nel caso di una mansione che si svolge in modo alternato, la scelta di un software che può essere usato anche da mobile è la più indicata.

Un’altra domanda che dovrai porti riguarda il livello di digitalizzazione dei dipendenti. Scegliere soluzioni troppo tecnologiche può rivelarsi controproducente se i tuoi lavoratori non sono pratici con il mondo digitale. In questi casi è importante individuare un sistema semplice da usare e intuitivo, pratico anche per chi non ha competenze digitali. In ogni caso è sempre bene ricordare che questi strumenti necessitano di una presentazione e formazione adeguata per un utilizzo consapevole. Ai tuoi dipendenti potrebbe bastare una semplice spiegazione per capire come usare il sistema per rilevare le presenze: non sottovalutarli!

Sistemi di timbratura: le tipologie

Al primo posto troviamo i marcatempo e cartellini. Esistono ancora i cartellini di carta da inserire in un marcatempo per imprimere l’orario di entrata e di uscita? Sì, ogni cartellino presenta un certo numero di spazi. Terminato lo spazio viene sostituito da uno nuovo. Questa soluzione richiede un impego di risorse e tempo inimmaginabile: tutti i cartellini timbrati dovranno essere raccolti e controllati, i dati relativi alle presenze dovranno essere trascritti in un documento destinato al consulente del lavoro oppure in un software per le paghe. È comodo se si hanno pochi dipendenti e la trascrizione degli orari non richiede troppo tempo.

In alternativa, il cartellino può essere sostituito da un badge elettronico. La funzione è sempre la stessa ma si risolvono i problemi legati alla sostituzione dei cartellini, alla raccolta degli stessi e alla trascrizione dei dati. Se il badge viene smarrito o danneggiato è possibile richiederne uno nuovo. Tutti i dati vengono trasmessi in automatico su un software dedicato.

Negli ultimi anni sono sempre più comuni i sistemi che permettono la timbratura da PC e/o da mobile. Il funzionamento è piuttosto semplice: i dipendenti accendono il PC e timbrano cliccando sul bottone all’interno del software di rilevazione delle presenze. Non servono cartellini di carta, badge o marcatempo, basta semplicemente accedere al programma installato sul PC. Questa soluzione è molto comoda per le aziende che hanno dipendenti che lavorano fuori sede e che utilizzano il computer. Alcuni di questi strumenti sono caratterizzati anche da un’app che permette la timbratura anche da mobile, in qualunque luogo ci si trovi. L’applicazione è utile anche quando i dipendenti non sono molto pratici con la tecnologia in quanto sono sistemi semplici e intuitivi che possono essere utilizzati da tutti.