La consegna delle buste paga ai dipendenti è un obbligo previsto dalla legge. In caso di buste paga non consegnate, l’azienda può andare incontro a sanzioni. Per questo motivo è necessario prestare attenzione alle scadenze ed essere certi di aver rispettato quanto previsto dalla normativa.

Il modo migliore per evitare le sanzioni è sfruttare software che consentono una gestione semplificata e nel pieno rispetto della normativa dell’intero iter delle buste paga, dalla raccolta dei dati all’invio ai dipendenti. Soluzioni come Geobadge hr sono molto utili agli imprenditori che non vogliono lasciare nulla al caso quando si parla di buste paga.

Oltre a contare sugli strumenti giusti cosa puoi fare?

Attenzione ai tempi prescritti

Il primo aspetto da tenere a mente riguarda la scadenza entro cui devi inviare le buste paga ai dipendenti. L’articolo 1 della legge 4 del 5 gennaio 1953 troviamo la risposta a questa domanda: la consegna deve avvenire all’atto della corresponsione della retribuzione. Questo significa che deve essere fatta contestualmente al pagamento dell’onorario dei lavoratori.

In genere, il pagamento dello stipendio non è determinato da una data prevista dalla legge. Come data del pagamento dobbiamo considerare il termine di paga dello stipendio e non il giorno in cui viene effettuato il versamento. In tal senso è utile fare riferimento al CCNL che regola il settore di appartenenza.

Solitamente i Contratti Collettivi impongono di erogare la paga entro il 27 del mese o entro il 5 del giorno successivo. Esistono però dei contratti che non prevedono una tempistica e che lasciano decidere il giorno all’azienda e alle consuetudini interne.

Metodo di consegna delle buste paga

Il metodo utilizzato per la consegna non è da sottovalutare se desideri evitare di andare incontro alle sanzioni. L’obiettivo principale è scegliere un metodo ammesso dalla legge e che ne consenta il tracciamento. Le soluzioni disponibili sono:

• a mano, con la copia firmata che attesta la consegna e che rimane negli archivi aziendali;
• via PEC, ammesso a partire dal 2008 grazie a un interpello del Ministero del Lavoro;
• via email, solo se il messaggio viene inviato a un indirizzo intestato al dipendente e provvisto di password;
• tramite sito aziendale o software di consegna delle buste paga, in quanto è necessario avere un’area riservata destinata al caricamento dei file.

Il requisito essenziale per evitare sanzioni è essere in grado di dimostrare, tramite una firma o ricevute che ne attestano la ricezione, di aver consegnato correttamente il cedolino ai dipendenti. Per questo motivo, scegliere di usare software per la gestione semplice e snella delle buste paga può rivelarsi un’ottima soluzione per evitare dimenticanze e mantenere traccia degli invii e delle consegne!