Indennità di trasferta: quali sono, come si calcolano, quando spettano

L’indennità di trasferta è uno strumento utile a professionisti, dipendenti e amministratori, anche se titolari di partita IVA, che spesso sono chiamati a svolgere la propria attività lavorativa lontano dalla sede abituale.

Quando si svolge il proprio lavoro in una località diversa si sostengono anche spese non abituali, con pagamenti aggiuntivi che l’azienda può rimborsare o anticipare. Pensa ad esempio ai viaggi in aereo, agli hotel, alle spese per pranzi e cene, sono tutti aspetti che vanno a caratterizzare il calcolo delle spese di viaggio.

Retribuzione per lavoro in trasferta

Per comprendere a quanto ammonta il valore della trasferta e l’importo da rimborsare al dipendente è necessario avere una nota spese che va a riepilogare tutti i costi di viaggio. L’indennità viene corrisposta in base allo spostamento fisico dalla postazione abituale di lavoro e la temporaneità dell’allontanamento.

Comprendere quando ricevere un rimborso spese, e di quale importo si parla, diventa importante per calcolare le spese di viaggio e l’indennità di trasferta correttamente. Per prima cosa occorre prendere come riferimento il contratto collettivo nazionale all’interno del quale sono presenti una serie di parametri che guidano il calcolo.

Tipologie di indennità di trasferta

Esistono tre tipologie di indennità, in base al disagio causato al dipendente per lo spostamento.

1. Indennità di trasferta forfettaria: a stabilire il compenso, in questo caso, è il CCNL, al momento della sottoscrizione. Il pagamento è fisso e non tiene in considerazione le altre tipologie di spese. Questo significa che ogni trasferta del lavoratore darà diritto al riconoscimento di una spesa fissa giornaliera e un rimborso per il vitto e per l’alloggio. Questo tipo di risarcimento è anche detto rimborso spese non documentate, proprio perché non è necessario presentare una nota spese.
2. Rimborso spese a piè di lista: con questa tipologia di rimborso si riconoscono tutte le spese effettuate durante la trasferta. Per le spese a piè di lista è obbligatorio il rendiconto di ogni singolo movimento di denaro, con strumenti come le ricevute e le fatture.
3. Rimborso spese misto: esistono alcuni contratti che ammettono una combinazione tra le due modalità appena citate. Questo significa che viene stabilita una quota di base fissa per la trasferta e una analitica per i costi di viaggio, vitto e alloggio.

In ogni caso, per evitare di correre il rischio di perdere informazioni importanti, documenti, note spesa e ogni elemento essenziale per gestire le trasferte dei dipendenti, molte aziende si avvalgono di sistemi di gestione avanzata, come Geobadge, che permettono di reperire in poche mosse i documenti necessari all’emissione dell’indennità di trasferta.