Legge 104: quali novità per aziende e lavoratori nel 2026?

La Legge 104 resta un riferimento centrale nella gestione del rapporto di lavoro nel momento in cui emergono esigenze di assistenza legate alla salute. Nel 2026 il quadro normativo ha subito alcuni cambiamenti, che mirano ad aumentare le tutele per i lavoratori con disabilità o malattie croniche e oncologiche, ma anche per i loro familiari.

Chi si occupa di amministrazione del personale sa bene quanto sia importante gestire i permessi di questo tipo con maggiore attenzione. Le assenze, infatti, devono essere tracciate in modo coerente e le comunicazioni interne richiedono più precisione.

Un errore nella gestione può influire sul cedolino oppure sulla pianificazione delle attività. Vediamo allora quali sono le ultime novità sulla legge 104.

Cos’è la Legge 104 e come incide sull’organizzazione del lavoro

Dal primo gennaio 2026 entrerà in vigore la legge 106/2025, a integrazione della storica Legge 104/1992. La Legge 104 è il riferimento normativo che regola i diritti delle persone con disabilità e di chi presta loro assistenza. In ambito lavorativo, si traduce soprattutto nella possibilità di usufruire di permessi retribuiti e congedi dedicati.

La Legge 106 rappresenta un tassello fondamentale nel processo di rinnovamento iniziato con la Legge Delega 227/2021 e definito dal D.Lgs. 62/2024. La riforma introduce alcune novità

“concernenti la conservazione del posto di lavoro e i permessi retribuiti per esami e cure mediche in favore dei lavoratori affetti da malattie oncologiche, invalidanti e croniche”.

Il nuovo quadro normativo delineato dalla L. 106/2025 (approvata in via definitiva dal Senato a luglio 2025) prevede un piano di finanziamento da 20,9 milioni di euro per l’esercizio 2026, con un incremento graduale fino ai 25,2 milioni annui nel 2035. La legge estende le tutele ai lavoratori (autonomi e dipendenti) affetti da malattie oncologiche, croniche o rare o con disabolità riconosciuta. Nello specifico, la norma garantisce il diritto alla sospensione dell’attività o ai congedi e assicura ai lavoratori dipendenti la priorità nella stipula di accordi per lo smart working. È inoltre prevista l’istituzione di un fondo destinato a premi di laurea in memoria di pazienti oncologici.

Dal punto di vista aziendale, i permessi con la 104 rispondono a esigenze di cura che possono cambiare nel tempo e richiedono una gestione attenta. Di conseguenza, l’organizzazione del lavoro si adatta. I turni devono restare coperti e le attività vanno ridistribuite. Anche la pianificazione delle risorse diventa più dinamica.

Per questo motivo, la Legge 104 non riguarda solo il lavoratore che ne beneficia. Coinvolge l’intero sistema aziendale e richiede un coordinamento continuo tra chi richiede il permesso e chi lo gestisce.

Legge 104 nel 2026: cosa cambia rispetto agli anni precedenti

Nel 2026 la Legge 104 si inserisce in un quadro normativo aggiornato. Le modifiche introdotte dalla Legge 106/2025 e dal D.Lgs. 62/2024 intervengono su più aspetti e incidono in modo diretto sulla gestione dei permessi.

Aumentano i permessi retributi

Una delle novità più rilevanti riguarda l’introduzione di 10 ore annue di permesso retribuito aggiuntivo. Questo tempo è destinato a visite, esami e terapie. Il beneficio è riconosciuto ai lavoratori con patologie oncologiche, croniche o invalidanti con una percentuale di invalidità pari o superiore al 74%. Si estende anche ai genitori di figli minorenni nelle stesse condizioni.

Restano confermati i tre giorni mensili di permessi di lavoro retribuito. Questa base non cambia, ma viene affiancata da nuove regole che rendono più articolata la gestione complessiva.

Si introduce il congedo straordinario

Il cambiamento più rilevante riguarda la gestione delle assenze prolungate: se in passato il rischio di licenziamento diventava concreto dopo soli sei mesi di malattia, oggi la normativa permette di richiedere un congedo straordinario fino a 24 mesi. Durante questo periodo, che può essere fruito tutto insieme o a piccoli blocchi, l’azienda è obbligata a conservare il posto di lavoro.

È importante specificare che, pur garantendo la stabilità professionale, questi 18 mesi aggiuntivi non prevedono stipendio né maturazione di ferie, tredicesima o Trattamento di Fine Rapporto, pur restando validi ai fini dell’anzianità assicurativa. Anche il mondo del lavoro autonomo riceve nuove tutele, con la possibilità di sospendere gli incarichi continuativi fino a un massimo di 300 giorni in caso di grave patologia.

Una corsia preferenziale per lo smart working

Parallelamente al congedo, la legge punta con decisione sui vantaggi dello smart working come strumento di conciliazione. Al termine dell’assenza, o in alternativa ad essa, il lavoratore ha una vera e propria corsia preferenziale per accedere al lavoro agile, a patto che le sue mansioni siano compatibili con l’attività da remoto. In questo caso, il datore di lavoro non solo è tenuto a valutare la fattibilità della richiesta, ma deve riconoscere al dipendente un titolo di priorità rispetto ai colleghi. Questa misura nasce con l’obiettivo specifico di facilitare il rientro in servizio e permettere una gestione più serena delle terapie o delle necessità familiari, senza costringere la persona a scegliere tra la salute e la carriera.

Permessi Legge 104 nel 2026: ore, modalità e utilizzo

Nel 2026 il sistema dei permessi della Legge 104 mantiene la sua struttura di base, ma introduce alcune novità che incidono sulla gestione operativa. Il riferimento principale resta quello dei tre giorni mensili di permesso retribuito, che continuano a rappresentare il diritto più utilizzato.

Accanto a questa misura, come abbiamo visto, viene introdotto un nuovo pacchetto di 10 ore annue aggiuntive per visite mediche, esami diagnostici e terapie. Il diritto riguarda i lavoratori con patologie oncologiche, croniche o invalidanti con una percentuale di invalidità pari o superiore al 74%. Si applica anche ai genitori di figli minorenni nelle stesse condizioni.

Misura	Dettagli principali	Beneficiari
Permessi Retribuiti	10 ore/anno extra (con contributi)	Invalidità ≥ 74%, malati cronici/oncologici e familiari
Congedo Straordinario	Fino a 24 mesi (posto garantito, no stipendio)	Lavoratori dipendenti
Smart Working	Accesso prioritario e facilitato	Persone con disabilità e caregiver
Autonomi	Sospensione attività fino a 300 giorni	Liberi professionisti con gravi patologie

Per attivare queste nuove tutele, che si aggiungono ai benefici già esistenti della Legge 104 senza ridurli, è necessario seguire un iter burocratico preciso e digitalizzato. Tutto parte dalla certificazione medica: il medico di base o lo specialista deve rilasciare un certificato elettronico attraverso il Sistema Tessera Sanitaria che attesti la condizione di salute.

Una volta ottenuta la documentazione medica, il lavoratore deve inviare una comunicazione formale alla propria azienda, specificando se intende avvalersi del congedo o del lavoro agile. Nel caso dello smart working, la procedura si conclude con la definizione di un accordo individuale tra le parti per stabilire le modalità pratiche della prestazione.

Dal punto di vista pratico, resta possibile utilizzare i permessi anche in modalità oraria. Questo consente una maggiore flessibilità, ma richiede una gestione precisa dei dati. La registrazione delle ore deve essere coerente con le richieste presentate e con le attività effettivamente svolte.

Allo stesso tempo, aumentano i controlli, per cui aziende e amministrazioni devono monitorare con maggiore attenzione l’utilizzo dei permessi.

Legge 104 e gestione aziendale: obblighi e responsabilità delle aziende nel 2026

Abbiamo detto che l’azienda deve garantire il corretto riconoscimento dei permessi. Allo stesso tempo, però, deve mantenere continuità operativa, questo comporta una pianificazione più attenta delle attività e una gestione puntuale delle sostituzioni.

Un altro aspetto riguarda la qualità dei dati. Le informazioni legate a presenze, permessi e attività devono restare coerenti lungo tutto il processo. Ogni disallineamento può riflettersi sul cedolino oppure emergere in fase di verifica.

Per questo motivo, la gestione della Legge 104 è sempre più legata agli strumenti utilizzati in azienda. Sistemi che integrano presenze, attività e comunicazioni permettono di mantenere continuità nei dati e ridurre il rischio di errori.

Richiesta e gestione dei permessi Legge 104

Insomma, a partire da quest’anno la gestione dei permessi Legge 104 diventerà più lineare dal punto di vista formale. Allo stesso tempo, bisogna tenere conto di un aspetto importante. Ovvero che le procedure digitali riducono i tempi, ma rendono più evidente ogni incoerenza tra richiesta e utilizzo.

Come richiedere i permessi Legge 104 nel 2026

La richiesta dei permessi passa attraverso un processo sempre più digitalizzato. Il medico trasmette la certificazione in formato elettronico tramite il Sistema Tessera Sanitaria. L’INPS riceve i dati e gestisce la fase di verifica.

Il lavoratore deve comunicare all’azienda l’intenzione di utilizzare i permessi. Questa comunicazione deve essere coerente con la certificazione già trasmessa. La pianificazione delle giornate o delle ore avviene quindi in accordo con l’organizzazione aziendale.

Documentazione e comunicazioni tra lavoratore e azienda

La gestione documentale assume un ruolo centrale. L’azienda deve conservare le informazioni legate ai permessi e il lavoratore deve fornire comunicazioni chiare e aggiornate.

In questo flusso, ogni passaggio deve restare tracciabile. Le richieste, le approvazioni e le eventuali modifiche devono essere registrate in modo coerente, così da avere una base solida in caso di controlli.

Ecco perché una gestione ordinata delle comunicazioni riduce il rischio di errori e facilita il lavoro dell’ufficio HR.

Verifiche e controlli sull’uso dei permessi Legge 104

Nel 2026 le verifiche diventano più strutturate e coinvolgono sia il lavoratore sia l’azienda.

Cosa rischiano lavoratori e aziende in caso di utilizzo improprio

L’uso dei permessi deve restare collegato all’assistenza o alle esigenze sanitarie previste dalla normativa. Quando questo collegamento manca, si configura un utilizzo improprio.

Le conseguenze possono essere rilevanti. Il lavoratore può perdere il diritto ai permessi e, nei casi più gravi, si può arrivare al licenziamento per giusta causa.

Anche l’azienda ha una responsabilità, perché deve dimostrare di aver gestito correttamente le richieste e di aver mantenuto allineati i dati.

Come informare correttamente i lavoratori sulle nuove regole

Una comunicazione interna chiara aiuta a prevenire molti errori. I lavoratori devono sapere come utilizzare i permessi e quali sono i limiti previsti.

In questo senso, è utile definire regole operative semplici, così che le modalità di richiesta siano condivise con tutti e le tempistiche rispettate.

La gestione delle informazioni diventa parte del processo. Esistono diversi strumenti HR digitali che possono supportare il reparto amministrativo nella gestione di assenze e permessi dei lavoratori. Il software Geobadge, per esempio, aiuta a centralizzare richieste, comunicazioni e documenti. In questo modo l’azienda mantiene coerenza nei dati e riduce il rischio di errori.

Il sistema, infatti, integra un modulo specifico per la gestione di ferie e permessi dei dipendenti. L’invio della richiesta avviene in pochi istanti tramite app o portale web e permette al lavoratore di consultare in tempo reale il proprio saldo ore aggiornato.

L’efficienza del software si manifesta nella capacità di adattarsi alle regole interne di ogni realtà: grazie alla gestione di causali personalizzate e a un workflow di approvazione multilivello, le richieste scalano la gerarchia aziendale in base a reparto e ruolo, attivando notifiche istantanee per i responsabili.

Questo sistema elimina il rischio di dimenticanze e il sovraccarico di email. Ma l’operatività quotidiana è semplificata anche dall’importazione dei file INPS, che semplifica l’attività amministrativa per le risorse umane o la dirigenza.

Oltre alla gestione del tempo, Geobadge ha funzionalità specifiche per la gestione documentale, anche in contesti complessi e multi-azienda. Il sistema permette di gestire archivi separati e sicuri, dando il controllo totale sulla visibilità dei file: l’amministratore può decidere quali documenti rendere comuni e quali destinare esclusivamente a specifici collaboratori o sedi, azzerando il rischio di errori di invio o duplicazioni inutili.

La sicurezza è un pilastro fondamentale, specialmente per i materiali riservati e le certificazioni (come ISO o NIS2). Ogni documento sensibile, inclusi i dati sulla privacy, è protetto da accessi controllati e opzioni di visibilità. Questa gestione granulare non solo tutela la riservatezza aziendale, ma semplifica drasticamente le fasi di verifica e audit, perché rende disponibile ogni file solo agli utenti autorizzati.