Reperibilità lavoratore: come funziona, quanto viene pagata, obblighi e doveri

La reperibilità è una particolare modalità di svolgimento della prestazione lavorativa in cui il lavoratore, pur non essendo obbligato a trovarsi fisicamente in azienda, deve essere in grado di rispondere alle chiamate del datore di lavoro e, quando necessario, intervenire entro un determinato periodo di tempo.

Si ricorre alla reperibilità soprattutto nelle attività in cui possono verificarsi emergenze o esigenze impreviste anche al di fuori dell’orario di lavoro. Pensiamo, ad esempio, alla manutenzione di impianti e macchinari, ai servizi sanitari, all’assistenza tecnica o a tutte quelle attività che devono garantire una certa continuità operativa.

Ma come funziona la reperibilità sul lavoro? È obbligatoria? E quanto viene pagata? Vediamo quali sono le regole principali, gli obblighi del lavoratore e gli aspetti che l’azienda deve considerare per organizzare correttamente i turni.

Cos’è la reperibilità e come funziona

Come abbiamo anticipato, si parla di reperibilità lavorativa quando è necessario che il lavoratore sia disponibile a rispondere a chiamate o richieste del datore di lavoro fuori dal normale orario e, se previsto, a iniziare la prestazione entro un determinato periodo di tempo.

Il lavoratore reperibile non è necessariamente obbligato a trovarsi fisicamente in azienda. Deve però restare rintracciabile attraverso i canali concordati e trovarsi nelle condizioni di intervenire secondo quanto previsto dal CCNL, dagli accordi aziendali o dalle regole definite per il servizio.

Bisogna inoltre distinguere due momenti diversi: il periodo in cui il dipendente è semplicemente a disposizione e quello in cui viene effettivamente chiamato a lavorare.

Situazione	Cosa fa il lavoratore	Trattamento
Reperibilità passiva	Rimane rintracciabile e pronto a intervenire, ma non svolge attività	È normalmente prevista un’indennità di reperibilità secondo CCNL o accordi applicabili
Intervento effettivo	Riceve la chiamata e svolge concretamente la prestazione, sul posto o da remoto	Le ore diventano ore di lavoro effettivo e vengono retribuite secondo le regole contrattuali applicabili
Pronta disponibilità	Istituto disciplinato in modo specifico da alcuni CCNL, soprattutto in determinati settori	Durata, indennità, turni e modalità di intervento dipendono dalla disciplina collettiva

In linea generale, quindi, il semplice fatto di essere reperibile non equivale automaticamente a svolgere una prestazione lavorativa per tutta la durata del turno. La situazione cambia, però, quando i vincoli imposti sono talmente stringenti da limitare in maniera significativa la possibilità del dipendente di gestire liberamente il proprio tempo.

La reperibilità può essere prevista in diversi casi, ad esempio:

• per rispondere a emergenze o richieste urgenti, come guasti e malfunzionamenti di impianti o macchinari;
• per garantire la continuità del servizio, quando è necessario poter intervenire anche fuori dall’orario ordinario;
• per svolgere attività di manutenzione, assistenza, controllo o ispezione che possono rendersi necessarie in orari diversi da quelli abituali.

La reperibilità non va inoltre confusa con altri istituti. In particolare, c’è differenza tra reperibilità e pronta disponibilità ed è meglio conoscerla, specialmente nei settori in cui la contrattazione collettiva disciplina entrambe le situazioni.

Diverso ancora il contratto a chiamata: in quel caso parliamo infatti di una vera e propria tipologia contrattuale, mentre la reperibilità rappresenta un obbligo collegato a un rapporto di lavoro già esistente.

La reperibilità è obbligatoria?

Una delle domande più frequenti riguarda proprio questo aspetto: il lavoratore può essere obbligato a fare reperibilità?

Non esiste una risposta identica per tutti i rapporti di lavoro. Prima di tutto bisogna verificare il CCNL applicato, perché molti contratti collettivi disciplinano direttamente il servizio di reperibilità o di pronta disponibilità, indicando quali lavoratori possono esservi coinvolti e secondo quali condizioni.

A seconda del settore, la disciplina può essere completata da accordi aziendali o individuali. Per questo motivo il datore di lavoro deve verificare con attenzione le regole applicabili prima di organizzare i turni.

Il regime di reperibilità dovrebbe definire con chiarezza almeno:

• i giorni e gli orari interessati;
• le modalità con cui deve essere contattato il lavoratore;
• i tempi previsti per rispondere alla chiamata e, se necessario, intervenire;
• il luogo in cui deve essere svolto l’eventuale intervento;
• le modalità di retribuzione della reperibilità;
• i criteri con cui vengono organizzati e distribuiti i turni.

Quando più dipendenti hanno le competenze necessarie, una buona organizzazione dovrebbe inoltre favorire una rotazione equilibrata, evitando che la reperibilità ricada sempre sulle stesse persone.

Lo stesso vale per il preavviso. Non esiste un termine unico valido per tutte le aziende: tempi e modalità di comunicazione dei turni devono essere verificati nel CCNL e negli eventuali accordi applicabili.

Come viene pagata la reperibilità

Anche per capire quanto viene pagata la reperibilità bisogna analizzare il contratto collettivo applicato. Non esiste infatti un importo unico previsto per tutti i lavoratori.

Il trattamento economico cambia, naturalmente, a seconda che il dipendente resti semplicemente reperibile oppure venga effettivamente chiamato a intervenire.

Le modalità più comuni sono:

• indennità di reperibilità: è il compenso riconosciuto per il periodo in cui il lavoratore deve restare rintracciabile e disponibile. Può essere stabilito su base oraria, giornaliera o per turno, secondo quanto previsto dal CCNL o dagli accordi;
• retribuzione dell’intervento: quando il dipendente viene chiamato e comincia a svolgere la prestazione, le ore lavorate devono essere considerate separatamente rispetto al semplice periodo di disponibilità;
• forme di compensazione previste dalla contrattazione, come riposi o banca ore, quando consentite dalle regole applicabili.

L’indennità di reperibilità viene normalmente riportata in busta paga, mentre le ore di intervento devono essere trattate in base alla loro effettiva collocazione nell’orario di lavoro.

Se, per esempio, l’intervento determina lavoro straordinario oppure avviene durante la notte o in un giorno festivo, possono trovare applicazione le relative maggiorazioni previste dal CCNL. In particolare, quando la chiamata comporta una prestazione nelle ore notturne bisogna considerare anche le regole previste per il lavoro notturno.

Bisogna distinguere sempre il periodo di reperibilità passiva dalle ore effettivamente lavorate, perché sono due momenti che possono avere un trattamento economico diverso.

Obblighi e doveri del lavoratore reperibile

Il lavoratore reperibile deve rispettare specifici obblighi e doveri, indispensabili per fare in modo che questa modalità organizzativa produca i risultati attesi.

Prima di tutto deve essere rintracciabile attraverso i canali concordati, che possono essere il telefono aziendale, gli SMS, l’e-mail oppure gli strumenti digitali utilizzati dall’impresa.

Inoltre, il lavoratore deve:

• rispondere alla chiamata con la tempestività richiesta;
• essere in grado di iniziare l’intervento entro i tempi stabiliti;
• raggiungere il luogo di lavoro quando la prestazione richiede la presenza fisica;
• comunicare tempestivamente eventuali impedimenti che rendano impossibile garantire il servizio;
• mantenersi nelle condizioni necessarie per poter svolgere l’eventuale prestazione in sicurezza.

Un dubbio frequente riguarda la distanza massima durante la reperibilità. Anche in questo caso non esiste una distanza in chilometri valida per tutti. A contare sono soprattutto le condizioni previste dal contratto e il tempo entro il quale il lavoratore deve poter intervenire.

Questo significa che, se viene richiesto di raggiungere la sede entro un intervallo molto breve, il dipendente dovrà organizzarsi in modo compatibile con tale vincolo. Proprio la rigidità dei tempi di intervento è uno degli elementi che può incidere maggiormente sulla libertà del lavoratore durante il periodo di reperibilità.

Se il dipendente si rende irreperibile senza un motivo giustificato, non risponde alle chiamate o non rispetta gli obblighi previsti, l’inadempimento può avere conseguenze disciplinari secondo quanto stabilito dal CCNL e dalle procedure applicabili.

Reperibilità fuori orario di lavoro: riposi e diritto alla disconnessione

La reperibilità viene normalmente organizzata fuori dall’orario di lavoro dei dipendenti, ma questo non significa che il datore possa programmare liberamente qualsiasi numero di turni o interventi.

Devono essere rispettate le regole sull’orario e sui periodi di riposo. In via generale, il D.Lgs. 66/2003 riconosce al lavoratore 11 ore consecutive di riposo ogni 24 ore e un riposo settimanale di almeno 24 ore consecutive, da cumulare con quello giornaliero, salvo le discipline e le deroghe consentite dalla normativa e dalla contrattazione collettiva.

Il problema si pone soprattutto quando durante il periodo di reperibilità arriva effettivamente una chiamata. L’intervento interrompe il periodo di inattività e deve quindi essere considerato nella successiva organizzazione del lavoro e dei riposi.

Per questo motivo la reperibilità deve trovare un equilibrio anche con il diritto alla disconnessione dal lavoro. Al di fuori dei periodi in cui è effettivamente previsto l’obbligo di reperibilità, il lavoratore non può essere considerato costantemente disponibile soltanto perché possiede uno smartphone aziendale o può essere raggiunto via e-mail.

Particolare attenzione va poi riservata alla reperibilità notturna. Essere reperibili durante la notte e svolgere effettivamente lavoro notturno sono due situazioni diverse: è l’intervento concretamente eseguito durante la fascia notturna a dover essere valutato secondo le relative regole.

Allo stesso modo, la reperibilità non classifica automaticamente l’attività tra i lavori usuranti. Per stabilire se una mansione rientra in questa categoria bisogna verificare i requisiti previsti dalla specifica normativa, considerando l’attività realmente svolta.

Reperibilità e lavoro agile: sono compatibili?

La questione diventa interessante anche quando il dipendente lavora in smart working.

Nel settore privato bisogna valutare quanto previsto dal CCNL, dall’accordo individuale di lavoro agile e dalle regole aziendali. Anche in questo caso è fondamentale distinguere le fasce in cui il dipendente sta svolgendo la propria normale prestazione da quelle in cui gli viene richiesto di essere disponibile per un’eventuale chiamata.

Nel pubblico impiego, invece, occorre fare riferimento alle regole del singolo comparto. Un esempio arriva da un orientamento ARAN relativo al comparto Istruzione e Ricerca, secondo cui la reperibilità può trovare applicazione durante la fascia di inoperabilità e alle condizioni previste dalla relativa disciplina contrattuale.

Non è quindi possibile stabilire una regola universale per tutto il lavoro pubblico: anche qui bisogna verificare il contratto collettivo applicabile.

Reperibilità e malattia: attenzione alle fasce di reperibilità

Crea molti dubbi anche il tema delle fasce di reperibilità durante la malattia.

La reperibilità di cui stiamo parlando in questo articolo riguarda la disponibilità del lavoratore a essere contattato per un eventuale intervento lavorativo.

Le fasce di reperibilità per malattia riguardano invece gli orari nei quali il dipendente assente deve rendersi disponibile per un’eventuale visita medica di controllo.

Se un lavoratore inserito nei turni di reperibilità comunica un’assenza per malattia, l’azienda deve quindi gestire la situazione secondo le regole previste per l’assenza e riorganizzare il servizio in base al CCNL e alle proprie procedure interne.

Quante reperibilità si possono fare in un mese?

Non esiste un numero massimo di reperibilità mensili valido per tutti i lavoratori.

Il limite dipende dal settore e soprattutto dal CCNL applicato. Alcuni contratti stabiliscono in modo preciso la durata dei turni, il numero massimo mensile e gli eventuali criteri di rotazione.

Possiamo portare come esempio il comparto Sanità, in cui il contratto collettivo disciplina espressamente la pronta disponibilità e prevede, come regola generale, un limite di sette turni al mese, con specifiche possibilità di flessibilità attraverso la contrattazione integrativa.

In altri settori le regole possono essere completamente diverse. Per questo motivo, prima di fissare quanti turni di reperibilità assegnare a ciascun dipendente, l’azienda dovrebbe sempre verificare:

• il CCNL applicato;
• gli eventuali accordi aziendali;
• la durata di ogni turno;
• i tempi di riposo tra una prestazione e l’altra;
• l’effettivo numero di chiamate e interventi;
• la distribuzione dei turni tra i lavoratori disponibili.

In questo modo è possibile evitare di sovraccaricare sempre gli stessi dipendenti e organizzare i turni lavorativi tenendo conto sia delle esigenze aziendali sia dei tempi di recupero del personale.

La complessità di gestire le presenze e i turni di lavoro con la reperibilità

La gestione delle presenze e dei turni di lavoro può diventare complessa, soprattutto quando in azienda ci sono dipendenti reperibili. Il datore di lavoro deve infatti tenere conto di diversi fattori, tra cui:

• gli orari di lavoro ordinari dei dipendenti;
• i periodi di reperibilità assegnati;
• gli eventuali interventi effettivamente svolti;
• i periodi di riposo;
• le modalità di retribuzione previste dal contratto.

Se i lavoratori sono numerosi, operano su più sedi oppure vengono assegnati a clienti, cantieri e commesse differenti, organizzare queste informazioni manualmente aumenta in modo esponenziale il rischio di sovrapposizioni ed errori.

Per gestire in modo più ordinato presenze e turni, il datore di lavoro può quindi utilizzare un software di gestione del personale. Con il software gestione risorse appalti e commesse di servizi di Geobadge, ad esempio, è possibile pianificare date e orari degli appuntamenti, assegnare i lavoratori alle attività, gestire eventuali sostituzioni e confrontare successivamente le ore pianificate con quelle effettivamente rilevate.

A questo si aggiunge la possibilità di ottenere report delle ore lavorate, utili per ricostruire con maggiore precisione le prestazioni effettivamente svolte e fornire dati ordinati a chi si occupa dell’elaborazione delle paghe.

In questo modo la gestione della reperibilità non rimane scollegata dal resto dell’organizzazione aziendale: turni programmati, presenze e ore effettivamente lavorate possono essere controllati in modo più preciso, aiutando l’azienda a garantire la continuità del servizio e, allo stesso tempo, a rispettare le regole previste per l’orario di lavoro dei dipendenti.