Ogni azienda che si rispetti sa bene quanto sia importante evitare di trovarsi in situazioni che vedono i dipendenti con ferie non godute. Questa condizione è facile da evitare se si ha tutto sotto controllo: ma come fare, soprattutto quando si hanno molti dipendenti? Oggi esistono software che rendono ancora più semplici queste procedure, anche alle aziende che possono contare su un reparto dedicato alla gestione del personale. Si tratta di soluzioni utili anche per le realtà più piccole, dove il datore di lavoro si trova a dover gestire più incarichi, a volte molto lontani dalla sua figura professionale.

Per prima cosa è molto importante conoscere le regole e gli obblighi che caratterizzano la sfera delle ferie non godute. In questo modo è anche possibile individuare soluzioni e strategie per poterle evitare.

Regole e obblighi: cosa dice la normativa?

Come ben saprai, il lavoratore ha diritto a minimo quattro settimane di ferie retribuite. Questo numero può cambiare in base al CCNL di riferimento ma in ogni caso non possono mai essere inferiori. Almeno due settimane devono essere utilizzate nel corso dello stesso anno in cui sono state maturate. Le restanti invece hanno una validità di 18 mesi dalla maturazione e il dipendente ha più tempo per poterle sfruttare. Secondo la contrattazione collettiva nazionale, il datore di lavoro non può impedire ai propri dipendenti di usufruire delle ferie se non in alcuni casi stabiliti per legge, come ad esempio in riferimento al compenso economico per una mancato utilizzo delle ferie.

È importante evitare le ferie non godute in quanto l’azienda va incontro a spiacevoli situazioni qualora dovesse verificarsi questa condizione.

Dal punto di vista economico, il datore deve calcolare i contributi INPS dovuti sulle ferie maturate e non godute entro la scadenza prevista. Queste somme di denaro dovranno essere versate tramite modello F24 insieme ai contributi derivanti dalle retribuzioni dei dipendenti relative al mese successivo quello appena concluso.

Ti facciamo un esempio. Se il dipendente ha maturato ferie nel 2022 e queste risultano non godute entro il 30 giugno 2024, il datore di lavoro dovrà versare con F24 insieme ai contributi dovuti per le retribuzioni di Luglio 2024. I contributi dovranno poi essere denunciati all’INPS con l’invio del modello Uniemens.

Così facendo, nel mese di effettivo godimento, il datore non dovrà più versare alcun contributo sulle ferie non godute in quanto risulta pagato in anticipo.

Sanzioni per ferie non godute

Esistono però delle sanzioni per il mancato godimento delle ferie entro i termini. Questa condizione comporta l’irrogazione di una sanzione pecuniaria amministrativa nei confronti del datore di lavoro, pari a:

• 100€ e fino a 600€, sanzione base;
• 400€ e fino a 1.500€ se la violazione riguarda più di 5 lavoratori o si è verificata in almeno due anni;
• 800€ e fino a 4.500€ se i dipendenti coinvolti sono più di 10 o se il mancato godimento si è verificato in almeno quattro anni.

La normativa prevede la sanzione anche quando il dipendente ha goduto solo in parte del periodo minimo di ferie.

Senza contare che il dipendente che si trova in questa situazione può anche richiedere:

• il risarcimento del danno biologico ed esistenziale, se sarà in grado di provare il nesso causale tra gli eventi;
• la fruizione delle ferie maturate e non godute nei termini previsti.

Come evitare e prevenire queste situazioni? In primis è opportuno definire un piano ferie dettagliato così da assicurare a tutti i dipendenti una gestione equa e coerente nel corso dell’anno, anche in relazione alle esigenze di produzione. In secondo luogo è utile poter contare su sistemi digitali che permettono di avere una suddivisione chiara che tenga conto del monte ore ferie di ciascun lavoratore così da prevenire la scadenza delle ferie!

Puoi pagare le ferie non godute ai tuoi dipendenti?

Anche in questo caso, per rispondere dobbiamo prendere in considerazione la normativa. Di base non è possibile scambiare le ferie con una somma di denaro. Esistono però dei casi in cui non esiste questo divieto e le ferie non godute possono trasformarsi in un compenso economico.

Stiamo parlando ad esempio di quando cessa il rapporto di lavoro e il lavoratore non può smaltire le ferie accumulate. In questo caso l’azienda è tenuta a pagare le ferie non godute. Quest’obbligo è valido per tutti i casi di cessazione del rapporto di lavoro, dalla scadenza del contratto alle dimissioni volontarie.

Nel caso in cui il dipendente ha più di quattro settimane di ferie è ammesso il pagamento dei giorni che eccedono il minimo legale.

Qual è l’importo dovuto? Il calcolo dell’importo dovuto è molto semplice. Sarà sufficiente moltiplicare la retribuzione giornaliera o oraria per le ferie residue, ed ecco che abbiamo trovato l’importo da corrispondere.

Perché è essenziale evitare le ferie non godute?

Le conseguenze a cui si va incontro quando un dipendente presenta ferie non godute ci fanno capire perché è così importante tenere sotto controllo questo aspetto.

Per prima cosa, l’azienda è tenuta a versare all’INPS i contributi previdenziali sulle ferie non godute. In secondo luogo si può andare incontro a sanzioni proporzionate alla gravità, con importi che vanno da un minimo di 100€ a un massimo di 4500€.

Possiamo prevenire le ferie non godute?

Non solo possiamo ma è essenziale farlo. Come abbiamo detto all’inizio dell’articolo, nelle realtà medio grandi, esistono figure che si occupano di questi aspetti e che supportano l’azienda per evitare di trovarsi in situazioni spiacevoli, garantendo il benessere di tutti i dipendenti. Se la tua azienda ha un reparto dedicato, non dovrai fare altro che accertarti che questi aspetti siano chiari e che ci sia il pieno controllo sulla gestione di ferie e permessi di tutti i dipendenti.

Per prevenire l’accumulo delle ferie è possibile fare affidamento sulla pianificazione, ad esempio grazie a un piano ferie condiviso. È importante avere una programmazione delle chiusure aziendali dell’intero anno, pianificare le attività produttive in base ad esse, creare turni di lavoro che permettano, se necessario, di non arrestare le attività di produzione.

Questa procedura renderà più semplice la gestione delle ferie, saprai già quali e quanti giorni verranno utilizzati da ciascun dipendente ai quali si andranno ad aggiungere le ferie richieste in periodi diversi da quelli stabiliti dall’azienda.

Inoltre, è importante monitorare costantemente le ferie residue così da accorgersi in tempo se ci sono dipendenti più a rischio.