Trasparenza salariale: come funziona, cosa cambia e gli obblighi per i datori di lavoro

Fino a poco tempo fa era normale trovare annunci di lavoro in cui la retribuzione veniva indicata semplicemente come “commisurata all’esperienza” oppure discussa soltanto durante il colloquio. Dal 7 giugno 2026, con l’entrata in vigore del D.Lgs. 96/2026 sulla trasparenza salariale, le regole sono cambiate.

Il decreto recepisce in Italia la Direttiva UE 2023/970 e introduce nuovi obblighi per i datori di lavoro, che riguardano sia la fase di assunzione sia i dipendenti già presenti in azienda. L’obiettivo è rafforzare il principio della parità retributiva tra uomini e donne che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore.

La trasparenza retributiva rientra quindi tra gli HR trends destinati a incidere direttamente sulle procedure aziendali. Vediamo cosa prevede la nuova normativa e come devono organizzarsi le imprese.

Cos’è la trasparenza salariale e cosa prevede il D.Lgs. 96/2026

La trasparenza salariale consiste nel rendere conoscibili i criteri utilizzati per determinare le retribuzioni e nel fornire a candidati e lavoratori alcune informazioni economiche che fino a oggi potevano rimanere esclusivamente nella disponibilità del datore di lavoro.

Questo non vuol dire rendere pubbliche le buste paga di tutti i dipendenti. La normativa punta invece a rendere più chiari i meccanismi con cui vengono stabiliti gli stipendi e a permettere di individuare eventuali differenze retributive tra uomini e donne che non trovano una giustificazione oggettiva.

Il D.Lgs. 96/2026 considera, ai fini della parità salariale, sia lo stesso lavoro sia lavori differenti che possano essere considerati di pari valore. Per confrontarli devono essere utilizzati criteri oggettivi e neutrali rispetto al genere, prendendo in considerazione le competenze richieste, le responsabilità e le condizioni in cui viene svolta l’attività.

A quali aziende e lavoratori si applicano le nuove regole

Il decreto interessa i datori di lavoro pubblici e privati e si applica ai rapporti di lavoro subordinato a tempo determinato e indeterminato, compresi quelli part-time e le posizioni dirigenziali.

Restano esclusi il lavoro domestico e il lavoro intermittente.

Alcune disposizioni riguardano anche chi non è ancora stato assunto. I candidati acquisiscono infatti nuovi diritti già durante il processo di selezione, a cominciare dalla possibilità di conoscere la retribuzione prevista per la posizione.

Trasparenza salariale nelle assunzioni: cosa cambia dal 2026

Una delle novità più evidenti riguarda proprio il recruiting. La retribuzione non può più rimanere un’informazione da affrontare soltanto alla fine della selezione.

La fascia retributiva deve essere indicata negli annunci di lavoro

Il datore di lavoro deve fornire nell’annuncio o nel bando di ricerca del personale informazioni sulla retribuzione iniziale oppure sulla relativa fascia retributiva, definita utilizzando criteri oggettivi e neutrali rispetto al genere.

Devono essere indicate anche le disposizioni pertinenti del contratto collettivo applicato alla posizione.

Un annuncio potrebbe quindi riportare, ad esempio:

Senior Marketing Specialist – CCNL Terziario, I livello – fascia retributiva annua 35.000-42.000 euro. La retribuzione sarà definita sulla base delle competenze e delle responsabilità previste per il ruolo.

La definizione dei criteri retributivi deve poi risultare coerente con l’inquadramento e con le condizioni previste nel successivo contratto di lavoro.

Il datore di lavoro non può chiedere lo stipendio precedente

Un altro cambiamento importante riguarda la cosiddetta salary history. Durante il processo di selezione l’azienda non può chiedere al candidato quale stipendio percepisca oppure abbia percepito nei precedenti rapporti di lavoro.

Il divieto vale anche quando la selezione viene affidata a un soggetto esterno: queste informazioni non possono essere acquisite indirettamente attraverso agenzie o consulenti.

In questo modo la nuova retribuzione dovrebbe essere definita partendo dal valore della posizione e da criteri oggettivi, evitando che eventuali disparità maturate durante la carriera si trasferiscano automaticamente da un rapporto di lavoro al successivo.

Anche gli annunci e i titoli professionali devono essere formulati in modo neutro rispetto al genere e l’intero processo di selezione deve essere condotto secondo criteri non discriminatori.

Trasparenza degli stipendi per chi lavora già in azienda

Gli obblighi previsti dal decreto non riguardano soltanto le nuove assunzioni. Cambiano anche alcune regole relative ai dipendenti già presenti nell’organizzazione.

Il punto centrale è la possibilità di comprendere come viene determinata la retribuzione e quali criteri vengono applicati all’interno dell’azienda.

Criteri per determinare stipendio e progressione economica

I datori di lavoro devono rendere accessibili ai dipendenti i criteri utilizzati per determinare la retribuzione e i livelli retributivi, oltre a quelli previsti per la progressione economica.

Quando viene applicato un CCNL sottoscritto dalle organizzazioni comparativamente più rappresentative, l’obbligo può essere assolto attraverso il rinvio ai sistemi di inquadramento e ai trattamenti economici previsti dal contratto collettivo e dagli eventuali accordi aziendali.

Questo non impedisce all’impresa di riconoscere trattamenti economici differenti. Un’esperienza professionale diversa, responsabilità aggiuntive oppure altri elementi pertinenti alla posizione possono giustificare una differenza, purché i criteri siano oggettivi e neutrali rispetto al genere.

La necessità di avere parametri chiari diventa particolarmente importante quando l’azienda deve valutare un aumento di stipendio, perché permette di ricondurre la decisione a criteri verificabili.

Per le aziende con meno di 50 dipendenti è prevista un’agevolazione: non devono rendere disponibili i criteri relativi alla progressione economica. Restano però validi gli altri obblighi di trasparenza.

Un dipendente può sapere quanto guadagnano i colleghi?

Uno dei dubbi più frequenti riguarda la possibilità di conoscere lo stipendio degli altri dipendenti.

La risposta è no: la trasparenza salariale non rende pubblica la retribuzione individuale dei colleghi.

Il lavoratore può invece richiedere i livelli retributivi medi, suddivisi per sesso, relativi alla categoria di persone che svolgono lo stesso lavoro oppure un lavoro di pari valore.

L’obiettivo è consentire al dipendente di verificare se esistono differenze retributive potenzialmente discriminatorie senza trasformare gli stipendi individuali in informazioni liberamente accessibili a tutta l’azienda.

Come funzionano le richieste dei dipendenti

Il lavoratore può esercitare il diritto di informazione una volta all’anno. La richiesta può essere presentata direttamente oppure attraverso i rappresentanti dei lavoratori o gli organismi per la parità, su specifica delega.

Il datore di lavoro deve fornire le informazioni per iscritto entro due mesi dalla richiesta. Se i dati ricevuti risultano incompleti o imprecisi, il dipendente può chiedere ulteriori chiarimenti e in questo caso l’azienda deve fornire una risposta motivata.

C’è poi un ulteriore adempimento da ricordare: ogni anno il datore di lavoro deve informare i dipendenti dell’esistenza di questo diritto e spiegare come esercitarlo.

Per i datori di lavoro fino a 49 dipendenti il decreto prevede modalità semplificate per la comunicazione delle informazioni, che devono essere definite attraverso gli appositi decreti ministeriali.

Trasparenza salariale e privacy: gli stipendi diventano pubblici?

Trasparenza e privacy devono procedere insieme. Il D.Lgs. 96/2026 richiama espressamente le regole previste dal GDPR per il trattamento dei dati personali.

Il lavoratore è libero di rendere nota la propria retribuzione e sono vietate le clausole contrattuali che limitano questa possibilità.

Diverso è il caso delle informazioni relative agli altri dipendenti. I dati forniti attraverso i meccanismi di trasparenza non devono permettere di conoscere direttamente o indirettamente le condizioni economiche individuali di un collega.

Se la comunicazione di un’informazione permette di risalire alla retribuzione di una persona identificabile, l’accesso viene limitato ai rappresentanti dei lavoratori, all’Ispettorato del lavoro e agli organismi per la parità competenti.

La trasparenza degli stipendi, quindi, riguarda soprattutto criteri retributivi e dati medi. Non introduce un diritto generalizzato a consultare lo stipendio individuale delle altre persone che lavorano in azienda.

Quali obblighi cambiano in base al numero di dipendenti

La dimensione dell’organizzazione diventa particolarmente importante quando si parla di reporting sul gender pay gap. Alcuni obblighi valgono infatti per tutte le aziende, altri scattano soltanto oltre determinate soglie.

Dimensione aziendale	Cosa prevede il D.Lgs. 96/2026
Fino a 49 dipendenti	Obblighi generali di trasparenza; nessun obbligo di rendere disponibili i criteri di progressione economica; previste modalità semplificate per alcune richieste informative.
50-99 dipendenti	Obblighi generali di trasparenza e accessibilità dei criteri di progressione; nessun reporting periodico sul gender pay gap.
100-149 dipendenti	Reporting sul divario retributivo entro il 7 giugno 2031 e successivamente ogni tre anni.
150-249 dipendenti	Reporting entro il 7 giugno 2027 e successivamente ogni tre anni.
250 o più dipendenti	Reporting entro il 7 giugno 2027 e successivamente ogni anno.

Questo significa che le imprese sotto i 50 dipendenti non sono escluse dalla normativa. Devono comunque adeguare gli annunci di lavoro, rispettare il divieto di chiedere la retribuzione precedente, rendere accessibili i criteri di determinazione degli stipendi e rispondere alle richieste dei lavoratori secondo quanto previsto dal decreto.

L’esonero riguarda principalmente i criteri di progressione economica e il reporting periodico, che interessa le aziende con almeno 100 dipendenti.

Come funziona il reporting sul gender pay gap

Per le aziende con almeno 100 dipendenti entra in gioco un ulteriore livello di trasparenza retributiva: la comunicazione periodica dei dati sul divario salariale tra uomini e donne.

Il report non prende in considerazione soltanto la differenza media. Deve comprendere anche il divario mediano, le componenti complementari o variabili della retribuzione e la distribuzione di uomini e donne nei diversi quartili retributivi. Devono inoltre essere analizzate le differenze tra categorie di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o attività di pari valore.

I dati consentono così di individuare situazioni che potrebbero risultare meno evidenti osservando esclusivamente la retribuzione media complessiva.

Cosa succede quando il divario salariale raggiunge il 5%

Per le aziende soggette al reporting è prevista anche la valutazione congiunta delle retribuzioni. Prima di vedere quando scatta, bisogna quindi capire come viene determinato il divario.

Il D.Lgs. 96/2026 definisce il divario retributivo di genere come la differenza tra il livello retributivo medio degli uomini e quello delle donne, espressa in percentuale rispetto al livello retributivo medio dei lavoratori di sesso maschile. In termini matematici, il calcolo può essere rappresentato così:

Divario retributivo (%) = [(livello retributivo medio uomini − livello retributivo medio donne) / livello retributivo medio uomini] × 100

Facciamo un esempio. Immaginiamo che, all’interno di una categoria di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore, risultino:

• livello retributivo medio degli uomini: 28.000 euro;
• livello retributivo medio delle donne: 26.600 euro.

La differenza è pari a 1.400 euro. Applicando il calcolo:

(28.000 − 26.600) / 28.000 × 100 = 5%

Il divario retributivo della categoria è quindi pari al 5%.

Questo dato, da solo, non determina automaticamente una violazione. La valutazione congiunta diventa obbligatoria quando si verificano contemporaneamente le condizioni previste dalla normativa: il divario medio è pari ad almeno il 5% all’interno di una categoria, il datore di lavoro non riesce a motivarlo attraverso criteri oggettivi e neutrali rispetto al genere e la differenza non viene corretta entro sei mesi dalla comunicazione dei dati.

Nel nostro esempio, quindi, l’azienda dovrebbe verificare da cosa deriva la differenza tra 28.000 e 26.600 euro. Se esistono ragioni oggettive che spiegano lo scarto, il semplice raggiungimento del 5% non fa scattare la valutazione congiunta. Se invece il divario rimane privo di una giustificazione e non viene corretto entro il termine previsto, il datore di lavoro deve procedere insieme ai rappresentanti dei lavoratori.

Ai fini del calcolo meglio specificare cosa si intende per livello retributivo. Il decreto fa riferimento alla retribuzione lorda annua e alla corrispondente retribuzione oraria lorda considerando gli elementi retributivi continuativi e fissi. Sono esclusi i trattamenti economici individuali non strutturali riconosciuti su base personale, discrezionale o temporanea, non generalizzati nella stessa categoria e fondati su criteri oggettivi individuali.

Le componenti complementari o variabili, tuttavia, non scompaiono dall’analisi sulla parità salariale: il reporting previsto dal decreto richiede di monitorare separatamente anche il relativo divario tra uomini e donne.

Quali sono le conseguenze per le aziende che non rispettano gli obblighi

La nuova normativa rafforza anche gli strumenti a disposizione dei lavoratori in presenza di discriminazioni retributive.

Il D.Lgs. 96/2026 richiama le forme di tutela previste dal Codice delle pari opportunità. In caso di discriminazione accertata possono quindi entrare in gioco provvedimenti diretti a interrompere il comportamento illegittimo e a rimuoverne gli effetti, oltre all’eventuale risarcimento del danno.

Per i soggetti che ricevono benefici pubblici o hanno stipulato determinati contratti di appalto con la Pubblica Amministrazione, nei casi previsti dalla normativa possono essere adottati ulteriori provvedimenti. Nei casi più gravi o di recidiva è possibile arrivare alla revoca dei benefici o all’esclusione, fino a due anni, da ulteriori agevolazioni o appalti.

È prevista inoltre una tutela specifica contro eventuali ritorsioni nei confronti del lavoratore che esercita i propri diritti in materia di trasparenza e parità salariale.

Per il datore di lavoro diventa quindi ancora più importante poter dimostrare le ragioni alla base delle proprie decisioni. La trasparenza retributiva si inserisce infatti in un insieme più ampio di obblighi dei datori di lavoro che richiedono procedure chiare e documentabili.

La trasparenza salariale può portare vantaggi anche alle aziende?

Adeguarsi alla normativa richiede inevitabilmente una revisione di alcune procedure, ma una politica retributiva più leggibile può avere effetti positivi anche sull’organizzazione.

In fase di recruiting, conoscere fin dall’inizio la fascia economica prevista consente al candidato di capire se la posizione è coerente con le proprie aspettative. Anche l’azienda può ridurre il rischio di arrivare alle fasi finali della selezione per scoprire una distanza troppo ampia tra budget disponibile e aspettative economiche.

All’interno dell’organizzazione, sapere quali criteri vengono utilizzati per riconoscere aumenti e progressioni può contribuire poi alla motivazione dei dipendenti. Le decisioni retributive risultano più comprensibili e il lavoratore può capire quali elementi vengono presi in considerazione per la propria crescita professionale.

Una maggiore percezione di equità può incidere anche sulla soddisfazione dei dipendenti. In questo contesto, riconoscere il valore dei propri dipendenti attraverso criteri chiari permette di collegare meglio le politiche retributive al contributo effettivo delle persone.

Come preparare l’azienda agli obblighi sulla trasparenza salariale

Il primo passo consiste nel verificare le procedure già utilizzate dall’azienda. Gli annunci devono riportare le informazioni richieste e durante i colloqui devono essere eliminate le domande sulla retribuzione precedente.

È poi utile riesaminare il sistema con cui vengono stabiliti gli stipendi. Superminimi, aumenti e altri trattamenti individuali devono poter essere ricondotti a criteri oggettivi e documentabili, soprattutto quando generano differenze tra persone che svolgono attività comparabili.

Bisogna inoltre predisporre una procedura per gestire le richieste di informazioni dei lavoratori entro i termini previsti, ricordando anche l’informativa annuale sul diritto di accesso. Per le aziende con almeno 100 dipendenti si aggiunge la necessità di organizzare correttamente i dati necessari al reporting sul divario retributivo.

La trasparenza salariale finisce quindi per coinvolgere diversi aspetti della gestione dei dipendenti. Organizzare fin da subito informazioni e procedure permette di gestire gli adempimenti con maggiore continuità e riduce il rischio di dover ricostruire dati e criteri soltanto nel momento in cui arriva una richiesta.

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La trasparenza salariale richiede naturalmente anche valutazioni retributive e adempimenti specifici previsti dalla normativa, ma poter contare su processi HR digitalizzati aiuta l’azienda a costruire una gestione del personale più strutturata e pronta ad affrontare i nuovi obblighi.