Il cambiamento è un fenomeno che si manifesta in tutte le organizzazioni, sia aziendali che non. Il suo impatto può essere positivo o negativo: può aumentare la produttività e la qualità dei prodotti/servizi offerti dall’azienda, ma anche portare a una riduzione dello stesso. Perciò è necessario che le imprese si preparino ad affrontare i diversi tipi di cambiamento ma soprattutto a utilizzarli al meglio per non rischiare di trovarsi davanti a spiacevoli conseguenze.

Perché è importante saper gestire il cambiamento? Perché il management dovrebbe prendersene cura? La risposta è semplice: il successo delle attività di un’impresa dipende dalla capacità di anticipare i trend del mercato e di progettare nuovi prodotti o servizi per conquistare nuovi clienti. Una buona gestione delle innovazioni può essere fondamentale per mantenere la competitività sul mercato globale ed evitare situazioni critiche come quelle che hanno portato alla crisi finanziaria del 2008-09.

I cambiamenti nel mondo del lavoro sono all’ordine del giorno: cosa possiamo fare per gestirli nel modo giusto?

Riconoscere i segnali di cambiamento

Per gestire il cambiamento in modo efficace, devi essere in grado di identificare i segnali del cambiamento. Questi possono essere caratterizzati da minacce o opportunità, possono essere all’interno dell’azienda o all’esterno, e possono dipendere da azioni dirette dell’organizzazione oppure essere fuori il suo controllo. In ogni caso, qualsiasi siano le cause hanno tutti conseguenze che dovrai considerare quando pianifichi i tuoi prossimi passi.

Se sei consapevole di questi segnali e delle loro potenziali conseguenze, è più facile per te che sei a capo dell’organizzazione, capire quale direzione dovrebbe prendere l’azienda per sopravvivere e prosperare nonostante il cambiamento in atto. Un esempio di questo può essere il passaggio a una settimana lavorativa da 4 giorni, che rappresenta un cambiamento significativo che interessa numerose realtà aziendali, con un forte impatto nella gestione del personale e dell’organizzazione del lavoro.

Preparare un piano di gestione del cambiamento

Per gestire al meglio il cambiamento è necessario avere un piano d’azione:

• Definire gli obiettivi;
• Determinare le risorse necessarie;
• Creare un piano di azione;
• Comunicare il cambiamento;
• Definire il messaggio: il primo passo è definire quali sono i punti chiave da comunicare e a chi;
• Utilizzare diversi canali di comunicazione: le informazioni devono essere diffuse in modo appropriato, scegliendo i canali più adatti alle varie fasi del processo di cambiamento;
• Monitorare le risposte: monitorare le risposte della tuoi collaboratori può aiutarti a identificare eventuali problemi o difficoltà che si possono presentare durante il processo di trasformazione.

L’efficacia di questi piani può essere aumentata attraverso una buona organizzazione del personale, che è fondamentale per implementare con successo qualsiasi cambiamento. Questa scaletta può essere utile sia nel caso di cambiamenti che riguardano il mercato e che possono far tremare le fondamenta della tua azienda e sia quando si introducono nuove procedure/software per la gestione dell’attività lavorativa. Anche in quest’ultimo caso è necessario seguire una procedura per aiutare i dipendenti a conoscere e assimilare le novità, riducendo al minimo le resistenze.

Immagina ad esempio di introdurre un nuovo metodo per la rilevazione delle presenze in azienda per sostituire il vecchio metodo del cartellino da timbrare. Scegliere un software come Geobadge hr può semplificare notevolmente il lavoro di dipendenti e datori di lavoro ma affinché il passaggio da un metodo tradizionale a uno più avanzato e innovativo sia davvero efficace è necessario formare adeguatamente i dipendenti e mostrargli i vantaggi e i benefici. Gestire il cambiamento con il messaggio corretto e con le giuste procedure è essenziale anche in questi casi.

Gestire le resistenze al cambiamento

Per gestire efficacemente il cambiamento, è importante comprendere le ragioni della resistenza. La resistenza può essere causata da:

• Paura dell’ignoto (sindrome del “non so cosa succederà”);
• Mancanza di fiducia nella direzione (sindrome del “non credo che sappiano cosa stanno facendo”);
• Perdita di identità o potere (la sindrome “Questo nuovo sistema mi toglie l’autorità”).

La resistenza può assumere molte forme, tra cui il sabotaggio e l’apatia. Riuscire a superare questi ostacoli non è semplice ma è necessario. La strada migliore, nella maggior parte dei casi, è quella di identificare le fonti di resistenza all’interno della tua organizzazione e affrontarle direttamente con strategie di persuasione. Un aspetto chiave in questo processo è comprendere le innovazioni nel campo lavorativo e come queste possano influenzare sia positivamente che negativamente la tua organizzazione.

Gestire le emozioni del cambiamento

Per gestire le emozioni, è importante riconoscere l’atteggiamento emotivo di chi ti circonda, nei confronti del cambiamento stesso ma non solo. Devi anche essere consapevole delle tue emozioni ed essere in grado di esprimerle in modo appropriato.

Se ti accorgi che un dipendente prova emozioni e stati d’animo negativi è necessario intervenire. Ad esempio: se qualcuno si sente frustrato o arrabbiato, ascoltarlo attentamente può aiutarlo a sentirsi meglio; d’altra parte, se qualcuno sembra triste o spaventato per i cambiamenti in atto sul posto di lavoro, offrire rassicurazioni potrebbe aiutarlo a sentirsi più sicuro del proprio futuro lavorativo.

Infine, assicurati che qualsiasi impatto di questi cambiamenti venga preso in considerazione prima di prendere decisioni su come gestirli al meglio. L’avvento della tecnologia nel business è un esempio di come il cambiamento possa essere sia una sfida che un’opportunità per le aziende.