La consegna delle buste paga rappresenta uno dei principali obblighi del datore di lavoro. Il suo compito è quello di rispettare le tempistiche previste dalla legge e consegnare i cedolini utilizzando mezzi utili a dimostrare l’avvenuta consegna.

Se sei a capo di un’azienda, o ti occupi delle risorse umane, conosci molto bene l’importanza di rispettare tempi e forma. Oggi vogliamo parlarti di un aspetto che viene spesso sottovalutato in quanto non obbligatorio, ma altrettanto importante in azienda.

Conservare le buste paga

Come abbiamo detto, non esiste alcun obbligo che impone ai datori di lavoro di conservare le buste paga. Nonostante questo è importante farlo se non si vuole andare incontro a spiacevoli situazioni che possono essere evitate grazie a qualche piccolo accorgimento. Nel caso di visite ispettive o se un dipendente avvia una contestazione sull’effettiva consegna di una o più buste paga, avere un riscontro oggettivo che permette di rispondere a ogni quesito può rivelarsi determinante.

Scegliere di conservare le buste paga è una ragione di sicurezza per l’azienda stessa. Sappiamo che la legge n. 4 del 1953 impone l’obbligo di consegna delle buste paga ai dipendenti secondo specifiche tempistiche che possono variare da CCNL e per ogni azienda. Per attestare di aver rispettato questo obbligo è necessario:

• usare un metodo per la consegna che consenta di confermare che il dipendente ha ricevuto la sua copia, ad esempio con una copia del cedolino firmato dal dipendente stesso o per mezzo di software che ne consentono il tracciamento;
• conservare una copia utile per dimostrare l’avvenuta consegna. Senza di questa sarà molto difficile, ad esempio, rispondere alla contestazione di un dipendente.

Per quanto tempo conservarle?

Prima di individuare i modi migliori per conservare i cedolini, facciamo un po’ di chiarezza sui tempi entro cui è possibile conservarli. Abbiamo detto che non si tratta di un’attività obbligatoria per legge, quindi non esiste un tempo previsto per la conservazione. Poiché la contestazione della violazione dell’avvenuta consegna può avvenire entro un massimo di 5 anni, si consiglia di usare questo valore come indicazione su quanto tenerle in archivio. Trascorsi i 5 anni, l’ispettore o il dipendente non potranno più pretendere di richiedere una prova certificata della consegna di una specifica busta paga.

Metodi efficienti per conservare le buste paga

Quando si parla di archiviare documenti in azienda esistono due tipi di imprenditori: quelli che catalogano tutto secondo un ordine ben preciso e quelli che invece accumulano tutto su scafali e scrivania, e desktop del pc, in modo disordinato. Se fai parte del secondo gruppo abbiamo qualche suggerimento pronto all’uso che ti consigliamo di seguire per semplificare il processo di ricerca di documenti e file.

Il modo migliore per conservare i cedolini è, senza dubbio, per mezzo di un sistema digitale che permette di archiviare in modo semplice qualunque file. Cercare un documento digitale sul pc è certamente meno complesso che andare a recuperarlo in mezzo a una pila di fogli, e inoltre richiede decisamente meno spazio. Allo stesso tempo, averne una copia cartacea offre una sicurezza in più e averne due copie è un buon metodo per chi non vuole proprio correre rischi. Nulla ti vieta di scegliere anche solo una di queste due soluzioni in base alle tue esigenze.

Il consiglio che ti diamo è quello di riflettere su quale metodo ti consente di recuperare velocemente, in caso di ispezione, i cedolini? E quale soluzione permette di risparmiare tempo e spazio per l’archiviazione? Trovare una risposta a queste domande è utile per capire quale metodologia sfruttare in azienda.