Aspettativa non retribuita: come funziona, normativa, casistiche

Un dipendente può assentarsi dal lavoro per diversi mesi senza percepire lo stipendio e mantenendo il proprio posto? In alcune situazioni sì. È proprio questa la funzione dell’aspettativa non retribuita, un periodo durante il quale il rapporto di lavoro rimane in essere, mentre vengono sospesi la prestazione lavorativa e il pagamento della retribuzione.

Dietro questa definizione apparentemente semplice, però, ci sono regole molto diverse. Non esiste infatti un’unica aspettativa non retribuita, con la stessa durata e gli stessi requisiti per tutti. Bisogna considerare il motivo della richiesta, la normativa che disciplina quella specifica assenza e quanto previsto dal CCNL applicato in azienda.

Per chi gestisce il personale è quindi importante sapere quando il dipendente ha diritto all’aspettativa, quando la richiesta può essere negata e quali conseguenze produce su stipendio, ferie, contributi e TFR. Vediamo allora come funziona e quali sono le principali casistiche.

Cos’è l’aspettativa non retribuita e come funziona

L’aspettativa non retribuita è un periodo di sospensione temporanea del rapporto di lavoro. Il dipendente non presta attività lavorativa e, di conseguenza, non riceve lo stipendio, ma il rapporto con l’azienda non viene automaticamente interrotto.

È quindi diversa dalle dimissioni e dal licenziamento: terminato il periodo previsto, il dipendente può rientrare in servizio secondo le condizioni stabilite dalla legge, dal contratto collettivo o dal provvedimento con cui è stata concessa l’assenza.

Quando parliamo di aspettativa dal lavoro, però, dobbiamo distinguere anche tra periodi senza stipendio e forme di aspettativa retribuita, nelle quali il lavoratore conserva, integralmente o parzialmente, il trattamento economico previsto dalla specifica disciplina.

Nel caso dell’aspettativa non retribuita, invece, il principio generale è la sospensione della retribuzione. Gli altri effetti sul rapporto di lavoro dipendono dalla tipologia di congedo o aspettativa utilizzata.

Cosa prevede la normativa sull’aspettativa non retribuita

Non esiste una sola norma che disciplini tutte le forme di aspettativa. Una parte importante della materia è regolata dalla Legge n. 53/2000, che disciplina, tra le altre cose, i congedi per gravi motivi familiari e quelli destinati alla formazione.

A questa si aggiunge il D.M. n. 278/2000, che specifica quali situazioni possono rientrare tra i gravi motivi familiari e disciplina alcuni aspetti della relativa procedura.

La contrattazione collettiva ha poi un ruolo fondamentale. I CCNL possono prevedere ulteriori ipotesi di aspettativa, stabilire periodi più favorevoli oppure disciplinare modalità di richiesta, preavviso, documentazione e condizioni per l’accoglimento.

Per questo motivo, quando arriva una richiesta, l’azienda dovrebbe evitare di applicare automaticamente la stessa procedura a ogni caso. Il primo passaggio consiste sempre nell’individuare la causale dell’assenza e la relativa base normativa o contrattuale.

Quando si può richiedere l’aspettativa non retribuita

Le situazioni nelle quali un lavoratore può chiedere un periodo senza retribuzione sono numerose. Alcune derivano direttamente dalla legge, altre dipendono dal contratto collettivo o dalla valutazione del datore di lavoro.

Vediamo le principali.

Aspettativa per gravi motivi familiari

La Legge 53/2000 prevede che i dipendenti pubblici e privati possano richiedere un congedo, continuativo o frazionato, fino a un massimo complessivo di due anni per gravi e documentati motivi familiari.

Durante questo periodo il lavoratore conserva il posto, non percepisce la retribuzione e il periodo non viene computato nell’anzianità di servizio né ai fini previdenziali. La legge stabilisce inoltre che durante questo particolare congedo non è possibile svolgere un’altra attività lavorativa.

Tra le situazioni che possono giustificare la richiesta rientrano, secondo la disciplina applicabile, determinate esigenze di assistenza familiare, patologie che incidono sull’autonomia della persona, il decesso di un familiare e altre situazioni di grave disagio personale o familiare riconosciute dalla normativa.

La richiesta deve essere adeguatamente documentata, perché è proprio la presenza del grave motivo previsto dalla legge a distinguere questo congedo da una generica aspettativa richiesta per esigenze personali.

Aspettativa per motivi personali

Un caso diverso è quello del dipendente che chiede un periodo di aspettativa per esigenze personali che non rientrano in una specifica tutela prevista dalla legge.

Nel settore privato non esiste un diritto generale e indistinto ad assentarsi senza stipendio per qualsiasi motivo personale. In questi casi bisogna quindi verificare il CCNL applicato, eventuali accordi aziendali e le regole interne.

Il contratto collettivo può indicare quali motivazioni sono ammesse, quanto può durare l’assenza e se la concessione è subordinata alla compatibilità con le esigenze organizzative dell’impresa.

Di conseguenza, una domanda formulata semplicemente “per motivi personali” non obbliga automaticamente il datore di lavoro ad accoglierla.

Aspettativa per studio, scuola e formazione

La Legge 53/2000 disciplina anche il congedo per la formazione. Può essere richiesto dai lavoratori che abbiano maturato almeno cinque anni di anzianità presso la stessa azienda o amministrazione.

La durata massima è di 11 mesi, continuativi o frazionati, nell’intera vita lavorativa. Il periodo può essere utilizzato, ad esempio, per completare la scuola dell’obbligo, conseguire un diploma o una laurea oppure partecipare ad attività formative diverse da quelle organizzate o finanziate dal datore di lavoro.

Anche in questo caso il lavoratore conserva il posto senza ricevere la retribuzione. Il datore di lavoro può tuttavia non accogliere la domanda o differirne l’inizio in presenza di comprovate esigenze organizzative. I CCNL definiscono poi modalità operative, limiti e termini di preavviso, che per questa forma di congedo non possono essere inferiori a 30 giorni.

Aspettativa per programmi terapeutici e riabilitativi

Una disciplina specifica è prevista anche per i lavoratori a tempo indeterminato che si trovano in uno stato di tossicodipendenza e accedono a programmi terapeutici o riabilitativi presso le strutture previste dalla legge.

In questo caso è riconosciuta la conservazione del posto per il periodo necessario al trattamento, fino a un massimo di tre anni. La sospensione della prestazione assume le caratteristiche di un’aspettativa senza assegni.

Anche qui, quindi, non siamo davanti a una generica concessione aziendale, ma a un’assenza collegata a presupposti e certificazioni precise.

Quanto dura l’aspettativa non retribuita?

Ma quindi quanti mesi di aspettativa non retribuita si possono prendere? Come abbiamo anticipato, non è possibile rispondere con un unico numero.

La durata dipende dalla causale.

A queste ipotesi se ne aggiungono altre previste da norme speciali e contratti collettivi. Per questo la durata indicata nella domanda del dipendente deve essere sempre confrontata con la disciplina applicabile al caso concreto.

Il datore di lavoro può negare l’aspettativa non retribuita?

Sì, in alcuni casi può farlo. In altri, invece, siamo davanti a un diritto disciplinato direttamente dalla legge e lo spazio decisionale dell’azienda è molto più limitato.

È quindi sbagliato partire dal presupposto che ogni aspettativa debba essere necessariamente concessa, così come sarebbe scorretto considerare tutte le richieste liberamente rifiutabili.

Un esempio chiaro è il congedo per formazione: la Legge 53/2000 consente al datore di lavoro di rifiutare o rinviare la richiesta quando esistono comprovate esigenze organizzative, nel rispetto delle condizioni stabilite dalla contrattazione collettiva.

Anche per i congedi legati a gravi motivi familiari la procedura è regolata e l’eventuale rinvio, concessione parziale o diniego deve essere gestito sulla base dei presupposti previsti dalla normativa e delle effettive esigenze organizzative.

Per le aspettative richieste esclusivamente per motivi personali, invece, diventa ancora più importante verificare il CCNL: la possibilità di concedere o negare il periodo dipende spesso proprio dalla disciplina contrattuale.

Per l’HR, quindi, deve essere ben chiaro quale tipologia di aspettativa sta chiedendo il dipendente.

Come richiedere l’aspettativa non retribuita

La richiesta dovrebbe essere sempre formalizzata per iscritto e seguire le modalità previste dal CCNL e dalle procedure aziendali.

Una domanda completa dovrebbe indicare almeno:

• i dati del lavoratore;
• il periodo di aspettativa richiesto;
• la data prevista di inizio e di rientro;
• la motivazione della richiesta;
• l’eventuale riferimento normativo o contrattuale;
• la documentazione necessaria a dimostrare il motivo dell’assenza.

A seconda della procedura utilizzata dall’azienda, la richiesta può essere consegnata direttamente all’ufficio HR oppure trasmessa attraverso strumenti che consentano di conservarne traccia, come PEC, raccomandata o sistemi digitali dedicati alla gestione delle assenze.

Per le causali che richiedono una prova specifica, inoltre, la sola domanda non è sufficiente: il lavoratore dovrà allegare la documentazione prevista dalla legge o dal contratto collettivo.

Modulo e fac simile per la richiesta di aspettativa non retribuita

Per semplificare la procedura è utile predisporre un modello aziendale standard, lasciando comunque lo spazio necessario per indicare la specifica causale e allegare i documenti richiesti.

Il modulo dovrebbe contenere i dati del dipendente e dell’azienda, il periodo richiesto, la motivazione, l’eventuale riferimento alla normativa o al CCNL e l’elenco degli allegati.

Il modello può essere personalizzato in base alle procedure utilizzate nella tua azienda.

Cosa succede a stipendio, contributi, TFR e ferie?

Il primo effetto è evidente: durante un periodo di aspettativa non retribuita il dipendente non riceve lo stipendio.

Gli effetti sugli altri istituti devono invece essere valutati in base alla particolare tipologia di aspettativa. Nei periodi che non sono utili ai fini dell’anzianità e nei quali il rapporto rimane sospeso, di regola non maturano gli istituti collegati alla prestazione e alla retribuzione, salvo quanto diversamente previsto dalla legge o dal CCNL.

Questo significa che possono essere interessati:

• ferie e permessi;
• tredicesima e, quando prevista, quattordicesima;
• TFR;
• anzianità di servizio;
• contribuzione previdenziale.

Le ferie residue già maturate prima dell’aspettativa, invece, non vengono automaticamente cancellate. Rimangono da gestire secondo le normali regole applicabili al rapporto. Diverso è il tema della maturazione di nuove ferie durante l’assenza: prima di calcolare le ferie è quindi necessario verificare se quello specifico periodo sia utile oppure no.

Per il congedo per gravi motivi familiari la Legge 53/2000 stabilisce espressamente che il periodo non è computato ai fini previdenziali, prevedendo però la possibilità di procedere al riscatto o al versamento dei contributi secondo i criteri della prosecuzione volontaria. Una possibilità analoga è prevista per il congedo destinato alla formazione.

Si può lavorare durante l’aspettativa non retribuita?

Anche in questo caso bisogna evitare una risposta valida indistintamente per ogni aspettativa.

Per il congedo per gravi motivi familiari la risposta è chiara: la Legge 53/2000 stabilisce espressamente che durante quel periodo il dipendente non può svolgere alcun tipo di attività lavorativa.

In altre situazioni bisogna invece verificare la causa per la quale l’aspettativa è stata concessa, il contratto collettivo e gli eventuali obblighi di incompatibilità, fedeltà e correttezza che continuano a gravare sul lavoratore.

Di conseguenza, chiedere un’aspettativa per motivi personali con l’obiettivo di iniziare un altro rapporto di lavoro non rende automaticamente legittimo il secondo impiego.

Esistono inoltre regole particolari nel pubblico impiego, dove alcune forme di aspettativa sono state create proprio per consentire lo svolgimento di determinate attività professionali o imprenditoriali.

Aspettativa non retribuita nel pubblico impiego

Per i dipendenti pubblici il quadro è ancora più articolato, perché alle norme generali si affiancano la disciplina del pubblico impiego e i diversi CCNL di comparto.

Una particolare ipotesi è quella prevista dall’articolo 18 della Legge 183/2010, che consente ai dipendenti pubblici di essere collocati in aspettativa senza assegni e senza decorrenza dell’anzianità anche per avviare attività professionali e imprenditoriali. La durata massima, originariamente fissata a 12 mesi, è stata portata a 36 mesi dal D.L. 44/2023. La concessione viene valutata dall’amministrazione tenendo conto delle esigenze organizzative e della documentazione presentata.

Questa previsione non deve però essere interpretata come un’autorizzazione generale a svolgere qualsiasi altro lavoro durante qualsiasi aspettativa.

Per il personale della scuola, degli enti locali e degli altri comparti pubblici bisogna inoltre verificare le specifiche disposizioni del CCNL applicabile, perché possono esistere ulteriori forme di aspettativa con presupposti e durate differenti.

Aspettativa per figli: attenzione a non confonderla con il congedo parentale

Nel caso di sospensione del lavoro per necessità legate ai figli fino a 12 anni è importante fare una distinzione: la tutela ordinariamente utilizzata dai genitori è il congedo parentale, che costituisce un istituto autonomo rispetto alla generica aspettativa non retribuita.

Inoltre, il riferimento ai 12 anni non è più aggiornato per i lavoratori dipendenti. Dal 1° gennaio 2026 la Legge di Bilancio ha esteso da 12 a 14 anni di vita del figlio il limite entro il quale i genitori lavoratori dipendenti possono fruire del congedo parentale, fermi restando i limiti individuali e complessivi previsti dalla relativa disciplina.

Cosa succede se il dipendente si ammala durante l’aspettativa?

Neppure il rapporto tra malattia e aspettativa non retribuita risponde a un unico istituto.

Dipende ancora una volta dalla tipologia di assenza. Un esempio significativo è il congedo per formazione previsto dalla Legge 53/2000: una grave e documentata infermità intervenuta durante il periodo, se comunicata per iscritto al datore di lavoro, determina l’interruzione del congedo.

Per altre forme di aspettativa bisogna invece controllare le disposizioni specifiche e il CCNL.

Lo stesso vale per le visite fiscali. Il semplice fatto che il lavoratore sia in aspettativa non significa che sia assente per malattia. La disciplina dei controlli deve quindi essere valutata sulla base dell’effettivo titolo dell’assenza e dell’eventuale passaggio a un periodo di malattia riconosciuto secondo le regole applicabili.

Aspettativa non retribuita nel CCNL Commercio

Un esempio utile per capire quanto possa incidere la contrattazione collettiva arriva dal CCNL Terziario, Distribuzione e Servizi.

Tra le tutele collegate alla malattia, il contratto prevede, oltre al normale periodo di conservazione del posto, la possibilità di fruire in determinate condizioni di ulteriori 120 giorni di aspettativa, con ulteriori tutele previste per alcune gravi patologie.

Questo esempio spiega perché, quando un dipendente chiede un’aspettativa, il responsabile HR deve sempre verificare quale contratto collettivo viene applicato e quale articolo disciplina la specifica assenza.

Gestire aspettative e assenze dei dipendenti in modo più semplice

Quando l’azienda ha pochi dipendenti, una richiesta di aspettativa può essere gestita celermente anche con pochi scambi di documenti. Con l’aumento dell’organico, però, tenere sotto controllo ferie, permessi, malattie e periodi di lunga assenza diventa molto più complesso.

Il problema non riguarda soltanto l’approvazione della richiesta. Bisogna registrare correttamente la causale e le date di assenza, sapere quando è previsto il rientro, conservare la documentazione e avere sempre una visione aggiornata delle persone disponibili.

Per questo digitalizzare il processo permette di gestire le assenze dei dipendenti con maggiore ordine e riduce il rischio di perdere informazioni tra email, fogli Excel e documenti cartacei.

Con il software ferie e permessi di Geobadge puoi centralizzare le richieste di assenza, gestire il processo di approvazione e consultare un calendario condiviso con le assenze del personale.

In questo modo anche un periodo lungo come un’aspettativa può essere inserito all’interno di una gestione HR più ordinata. L’obiettivo è avere sempre chiaro chi è assente e per quanto tempo, mantenendo nello stesso sistema le informazioni necessarie per organizzare il personale.

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