Negli ultimi anni, complice anche il Covid-19 e l’incremento del lavoro in smart working, sono stati condotti diversi studi che coinvolgono numerose aziende tra USA e Unione Europea con un requisito in comune: l’impiego di dipendenti fuori sede, come ad esempio fattorini, commerciali, tecnici, ecc.  

L’obiettivo principale è quello di individuare le dinamiche che caratterizzano la gestione delle attività ma anche la rilevazione ore e spostamenti. Tra le soluzioni più innovative troviamo le app per la rilevazione delle presenze dipendenti. 

Questi studi di approfondimento devono ancora produrre dati definitivi e significativi, soprattutto perché ogni anno le aziende cercano soluzioni nuove e sempre più rivoluzionarie per il proprio business. Tuttavia è chiaro come l’utilizzo di sistemi digitali, come un App Rilevazione Presenze Dipendenti per la gestione del personale sia diventata la soluzione maggiormente adottata e anche la più funzionale. 

Le innovazioni 

Tra le principali innovazioni che hanno fatto la differenza rispetto al passato è il passaggio dal cartaceo all’uso della tecnologia QR code o dei Tag NFC o del bluetooth. In questi casi è necessario richiedere all’utente di scaricare una App sul proprio smartphone per procede alla timbratura scattando una foto al codice QR in azienda, piuttosto che presso un cliente o su un mezzo di trasporto. Pensa ad esempio alle aziende con dipendenti che lavorano nei cantieri e che in questo modo possono monitorare più facilmente l’orario di ingresso e di uscita. Nel secondo caso è sufficiente avvicinare, ad esempio, lo smartphone perché vi sia un trasferimento dati che convalida la timbratura. In entrambi i casi si parla di soluzioni che rendono molto più rapido e semplificato l’accesso ai luoghi di lavoro senza la necessità di adoperare strumenti aggiuntivi. 

Inoltre garantiscono maggiore sicurezza e tracciabilità dei dati da parte dell’azienda rispetto ai tradizionali badge magnetici o cartacei. 

Il successo di questi sistemi non è dovuto solo alla semplice sostituzione di supporti fisici grazie alla app rilevazione presenze dipendenti, ma in buona parte alle funzioni aggiuntive disponibili che rendono questi strumenti molto più efficienti e appetibili per le imprese. 

Come deve comportarsi l’azienda? 

È molto importante ricordare che l’azienda è tenuta a fornire le informazioni adeguate ai dipendenti. Ogni lavoratore dovrà conoscere i sistemi impiegati sul posto di lavoro per rilevare le presenze e, in alcuni casi, sarà necessario ottenere l’autorizzazione da parte dell’Ispettorato del lavoro, al fine di tutelare la privacy e la dignità dei dipendenti. 

L’azienda sarà tenuta a seguire la normativa vigente così come descritto dal GDPR al punto 8 Adempimenti previsti dalla legge, ovvero: 

• effettuare la notificazione al Garante ai sensi dell´art. 37, comma 1, lett. a), del Codice; 
• fornire ai dipendenti un´informativa comprensiva di tutti gli elementi contenuti nell’art. 13 del Codice (tipologia di dati, finalità e modalità del trattamento, compresi i tempi di conservazione, natura facoltativa del conferimento, indicazione dei soggetti che possono venire a conoscenza dei dati in qualità di responsabili o incaricati del trattamento), anche in conformità al principio di correttezza in base al quale il titolare è tenuto a rendere chiaramente riconoscibili agli interessati i trattamenti che intende effettuare (art. 11, comma 1, lett. a), del Codice); 
• effettuare la designazione di incaricati e responsabili del trattamento provvedendo ad impartire specifiche istruzioni; 
• adottare le misure di sicurezza previste dagli articoli 31 ss. del Codice per preservare l´integrità dei dati trattati e prevenire l´accesso agli stessi da parte di soggetti non autorizzati; 

• predisporre misure al fine di garantire agli interessati l´esercizio dei diritti previsti dagli articoli 7 e seguenti del Codice. 

Allo stesso modo anche il lavoratore è chiamato a rispettare le regole di timbratura del cartellino e ricordarsi di registrare i movimenti con accuratezza, nel rispetto degli orari stabiliti con l’azienda.  

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