Il timesheet è uno strumento fondamentale per la gestione del tempo e delle attività in azienda. Consente di tenere traccia delle attività svolte e del tempo impiegato per ciascuna di esse, diventando uno strumento determinante per la buona gestione dei progetti. Ma cosa serve e come compilarlo? Come utilizzarlo in azienda e in che modo può aiutarti a migliorare la gestione del tempo in azienda? Continua a leggere!
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Che cos’è e a cosa serve un Timesheet
Come abbiamo detto, il timesheet è uno strumento di gestione del tempo utilizzato dalle aziende per monitorare le ore dedicate alle attività lavorative da parte dei propri dipendenti. La traduzione letterale dall’inglese è “foglio del tempo” e in effetti si tratta proprio di questo: un documento in cui si registrano le ore lavorative.
Più nello specifico, il timesheet consente di tenere traccia delle attività svolte e del tempo impiegato per ogni attività. Può essere utilizzato per la gestione del tempo in azienda e per monitorare l’efficacia dei lavoratori ma anche come foglio presenza dei dipendenti. Inoltre, è utile per tenere traccia del budget del progetto e del tempo rimanente per completare il lavoro.
Questo documento funziona come un registro delle attività lavorative che i dipendenti svolgono durante una giornata di lavoro.
Come compilarlo e come utilizzarlo in azienda
Per compilare un timesheet è necessario seguire una serie di passaggi. Per prima cosa occorre indicare la data, l’ora di inizio e fine dell’attività, la descrizione dell’attività svolta e il nome del progetto o del cliente. Si può fare riferimento al proprio programma di lavoro o alle scadenze previste. È importante identificare in modo preciso le attività, in modo da poterle inserire nel documento e calcolarne il tempo impiegato.
Una volta individuate le attività, bisogna registrare il tempo impiegato per ciascuna di esse. In genere, il timesheet prevede intervalli di tempo di 15 minuti, 30 minuti o un’ora. È importante annotare con precisione gli orari, evitando di approssimare o di sottovalutare il tempo impiegato. È possibile compilarlo manualmente o tramite un software apposito, in quest’ultimo caso si parla di timesheet digitale. In caso di timesheet cartaceo, è necessario assicurarsi di conservarlo in modo ordinato e al sicuro, in modo da poterlo utilizzare come riferimento in futuro.
L’utilizzo di un timesheet in azienda consente di gestire efficacemente le attività e le tempistiche del processo produttivo, ed è utile anche per valutare l’efficienza dei dipendenti e per identificare eventuali aree di miglioramento.
Perché non puoi farne a meno in azienda? Questo documento ti permette di:
- Monitorare l’andamento delle attività: per verificare l’andamento delle attività nel tempo, individuare eventuali problemi o ritardi e intervenire tempestivamente per risolverli.
- Ottimizzare l’allocazione delle risorse: il timesheet consente di avere una panoramica sulle attività svolte dai dipendenti e sulla gestione efficace delle risorse umane, consentendo di ottimizzare l’allocazione e di prevenire sovraccarichi o sottoutilizzi.
- Rilevare le presenze e le attività dei dipendenti: per monitorare le presenze ma anche che le attività svolte siano coerenti con il programma di lavoro e prevenendo eventuali abusi o comportamenti scorretti.
- Calcolare i costi delle attività: il timesheet consente di calcolare con precisione il tempo impiegato per ciascuna attività, consentendo di stimare con precisione i costi delle attività e di pianificare in modo efficace il budget.
- Valutare le performance dei dipendenti: per individuare eventuali aree di miglioramento e premiare i dipendenti più produttivi.
Timesheet digitale
Negli ultimi anni, il timesheet cartaceo è stato progressivamente sostituito dal timesheet digitale, poiché consente di compilare il documento in modo rapido ed efficiente, utilizzando un’applicazione per smartphone o un software dedicato.
Il timesheet digitale presenta numerosi vantaggi rispetto a quello cartaceo. In primo luogo, consente di ridurre i tempi di compilazione e di avere una panoramica completa delle attività svolte da ogni dipendente. Questo strumento è utile per assegnare le attività in modo più efficiente in base alle competenze e alle disponibilità dei singoli dipendenti, evitando sovraccarichi di lavoro e riducendo i tempi di inattività.
In ogni caso è bene ricordare che la scelta del modello più adatto dipende dalle specifiche esigenze dell’azienda, dal numero di dipendenti, dal settore di attività e dal tipo di lavoro svolto. Un software timesheet come Geobadge hr, personalizzabile in base alle caratteristiche dell’organizzazione, può rivelarsi un’ottima scelta per la tua azienda!
