Onboarding: cos’è, vantaggi e strategie per farlo in azienda

Ogni azienda investe tempo e risorse per selezionare il candidato giusto. Ma ciò che accade dopo la firma del contratto determina spesso il vero successo di quella scelta.

Molte organizzazioni considerano l’onboarding aziendale come una semplice giornata di accoglienza: presentazioni, consegna degli strumenti di lavoro e qualche spiegazione sulle attività da svolgere. In realtà, l’inserimento in azienda è un processo più ampio che accompagna il nuovo dipendente dalla fase iniziale fino alla piena autonomia operativa.

Per funzionare, però, l’inserimento in azienda deve essere realizzato in modo strutturato. Anche perché l’azienda può ottenere benefici di non poco conto se lo tratta come una fase strategica della gestione del personale: i tempi di adattamento si accorciano, le relazioni con il team diventano più solide e il nuovo collaboratore sviluppa più rapidamente un senso di appartenenza.

Ma cos’è davvero l’onboarding e come può essere gestito al meglio?

Cos’è l’onboarding e qual è il suo significato in azienda

Nel linguaggio delle risorse umane, il termine onboarding indica il processo con cui una nuova persona entra nell’organizzazione e impara a lavorare all’interno del contesto aziendale.

L’ingresso in azienda richiede un periodo di adattamento in cui il dipendente potrà prendere confidenza con le diverse attività che dovrà gestire, ma anche con gli strumenti del lavoro. Durante questo lasso di tempo il nuovo lavoratore comprende quindi come funziona l’organizzazione e come si inserisce il proprio lavoro all’interno delle attività interne.

Azienda e dipendente possono costruire una collaborazione più stabile, ma solo se il processo di inserimento viene strutturato in modo efficace. Vediamo allora come farlo.

Il periodo di onboarding: durata, fasi e obiettivi

Il processo di inserimento richiede tempo. Non è possibile aspettarsi che, dopo pochi giorni, la nuova risorsa possa già operare in autonomia, perché l’integrazione nel lavoro quotidiano deve essere graduale.

Quanto dura il periodo di onboarding e cosa dovrebbe includere

Abbiamo visto che il periodo di onboarding accompagna il nuovo dipendente durante i primi mesi di lavoro. La durata, naturalmente, varia in base al ruolo e al livello di responsabilità. Molte aziende prevedono un percorso di inserimento tra tre e sei mesi, ovvero il tempo necessario per acquisire familiarità con procedure e attività operative.

Nelle prime giornate l’attenzione si concentra sugli elementi pratici dell’ingresso in azienda. Il dipendente, per esempio, riceverà gli strumenti di lavoro (divisa, pc aziendali, DPI, ecc.) e le credenziali per accedere ai sistemi interni. Con il passare delle settimane aumenterà progressivamente il coinvolgimento nelle attività operative e nella collaborazione con il team.

Tutto inizia con il pre-onboarding, la fase in cui l’azienda prepara documenti, account e postazione prima dell’arrivo della nuova risorsa. Il primo giorno si introdurrà, invece, il nuovo collaboratore all’ambiente di lavoro, ci saranno le presentazioni con i colleghi e l’introduzione ai progetti su cui si opera. Nei mesi successivi si lavora sulla formazione in modo strutturale: importantissimo è che il dipendente appena arrivato abbia un affiancamento dedicato e che possa accedere a momenti di verifica, per monitorare i progressi.

Obiettivi dell’onboarding per azienda e nuovo dipendente

Lo scopo di ogni percorso di onboarding deve essere quello di aiutare il nuovo dipendente a comprendere il proprio ruolo e a inserirsi nel lavoro quotidiano dell’azienda. All’interno di questo processo, però, sono coinvolte sia l’organizzazione che il lavoratore appena entrato.

Per l’azienda, l’obiettivo principale consiste nel diminuire il tempo necessario perché la nuova risorsa inizi a contribuire all’operatività. Per il lavoratore, invece, l’affiancamento nei primi mesi è indispensabile per orientarsi all’interno dell’organizzazione. All’inizio è normale avere dubbi su procedure, strumenti o modalità di collaborazione, quindi serve un supporto concreto da parte del team per prendere confidenza con il contesto professionale.

Ma il periodo iniziale ha anche un impatto diretto sulla qualità dell’esperienza lavorativa. Quando il dipendente percepisce attenzione e supporto da parte dell’azienda, sviluppa più facilmente un senso di fiducia verso i colleghi e verso il progetto in cui lavora. Non a caso, molte imprese considerano l’onboarding una fase centrale nella gestione delle risorse umane.

Vantaggi dell’onboarding aziendale per persone e organizzazione

Il modo in cui viene gestito l’ingresso di un nuovo dipendente incide in modo significativo sulla stabilità dei team e sulla qualità dell’esperienza professionale nei primi mesi.

Ma come?

• Riduci i tempi di inserimento operativo
  Quando il percorso è chiaro fin dall’inizio, il nuovo dipendente comprende più rapidamente procedure e strumenti di lavoro.
• Ottieni maggiore continuità nelle attività aziendali
  Un inserimento graduale evita rallentamenti e permette al team di integrare la nuova risorsa senza interrompere il lavoro.
• Diminuisci il tasso di dimissioni nei primi mesi
  Un dipendente che riceve supporto nelle fasi iniziali affronta il nuovo contesto con maggiore sicurezza.
• Crei relazioni di lavoro più solide
  Le prime settimane sono decisive per costruire il rapporto con colleghi e responsabili. Un onboarding organizzato facilita inevitabilmente la collaborazione all’interno del team.
• Migliori la percezione dell’azienda come luogo di lavoro
  L’esperienza dei primi mesi influisce molto sul modo in cui il dipendente valuta l’organizzazione e il proprio percorso professionale.

Senza dimenticare che un onboarding ben fatto si riflette positivamente sull’Employer Branding dell’azienda. In poche parole, si contribuisce a rafforzare l’immagine positiva dell’impresa che, di conseguenza, attira talenti e crea un ambiente lavorativo in cui le persone desiderano crescere.

La moderna gestione delle risorse umane si avvale di strumenti per l’HR management digitali, come le funzionalità di Geobadge per la gestione del personale, che semplificano e migliorano il processo di onboarding, rendendolo più fluido e monitorabile.

Come fare onboarding in azienda: strategie efficaci

La chiave per un’onboarding di successo sta nella pianificazione e nella personalizzazione. Vediamo insieme gli aspetti chiave.

Le fasi principali del processo di onboarding

Un percorso di onboarding efficace segue una sequenza precisa. Ogni fase ha un obiettivo specifico e aiuta il nuovo dipendente a orientarsi nel contesto aziendale senza sovraccaricare i primi giorni di lavoro.

Di solito il processo si sviluppa attraverso alcune tappe che accompagnano la nuova risorsa dall’ingresso in azienda.

• Pre-onboarding
  Il percorso inizia prima ancora dell’arrivo della nuova risorsa in azienda. In questa fase l’organizzazione prepara tutto ciò che servirà per iniziare a lavorare: documenti, eventuale divisa, strumenti operativi e informazioni utili per il primo giorno. È anche il momento in cui si comunicano le prime indicazioni pratiche, come orari di lavoro, punto di ritrovo, referenti interni o istruzioni utili per orientarsi nelle attività iniziali.
• Accoglienza in azienda
  Il primo giorno introduce il nuovo dipendente all’ambiente di lavoro. Di solito si svolgono le presentazioni con il team, la consegna degli strumenti di lavoro e una prima spiegazione delle attività principali.
• Orientamento operativo
  Nei giorni successivi il dipendente inizia a conoscere i flussi di lavoro e le procedure interne. In questa fase è importante che possa osservare come lavorano i colleghi e comprendere come si organizzano le attività quotidiane.
• Formazione e affiancamento
  Con il passare delle settimane la nuova risorsa entra progressivamente nel vivo delle attività operative. L’affiancamento con colleghi più esperti è fondamentale qui, perché aiuta a sviluppare autonomia e a comprendere meglio il proprio ruolo.
• Follow-up e momenti di verifica
  Nei mesi successivi devono esserci necessariamente degli incontri di confronto tra responsabile e dipendente. Questi momenti permettono di verificare i progressi, chiarire eventuali dubbi e, nel caso fosse necessario, migliorare il percorso di inserimento.

Creare un piano di inserimento in azienda è, quindi, fondamentale. Assicurati di includere una chiara definizione delle aspettative, il percorso formativo specifico per il ruolo che il dipendente andrà a ricoprire e momenti dedicati alla conoscenza dell’azienda e della cultura aziendale.

Vale la pena investire anche sul team building per rafforzare la coesione del gruppo tramite diverse attività.

Ruolo di HR, manager e team nel processo di onboarding

Viene da sé che un piano così strutturato non possa essere responsabilità di una sola persona. Il primo ad essere coinvolto, almeno nelle realtà medio/grandi, è il reparto HR, che ha il compito di organizzare il percorso di onboarding e di coordinare le attività che precedono l’ingresso del nuovo dipendente. In pratica, le risorse umane gestiscono le tappe principali del percorso di inserimento e supportano il dipendente nei primi passaggi amministrativi.

Accanto all’HR interviene il manager o responsabile diretto, che spiega gli obiettivi del ruolo, assegna le prime attività e accompagna il nuovo collaboratore nella comprensione delle priorità di lavoro.

Anche il team di lavoro contribuisce in modo concreto all’inserimento della nuova risorsa. I colleghi rappresentano spesso il primo punto di riferimento per domande pratiche o dubbi legati alle attività quotidiane. Per questo motivo molte aziende affiancano al nuovo dipendente una figura di riferimento, il cosiddetto buddy, che facilita i primi mesi di lavoro.

Strumenti utili per gestire l’onboarding aziendale

Un aspetto importante riguarda l’organizzazione del personale. Durante le prime settimane di lavoro il nuovo dipendente deve comprendere come vengono distribuite le attività e come funzionano i flussi operativi. Avere strumenti che rendono visibili turni e incarichi facilita molto questa fase di apprendimento.

Sono tante le aziende che per farlo hanno scelto di rilevare presenze e attività con Geobadge, così da raccogliere in modo semplice e veloce tutti i dati organizzativi che servono e gestire con maggiore precisione le informazioni sul lavoro svolto.

A differenza dei sistemi che registrano solo la timbratura di ingresso e uscita, Geobadge permette anche di tracciare le attività svolte dai lavoratori. Configurando clienti, servizi e luoghi di lavoro, il dipendente può indicare per quale attività sta timbrando. Passaggio particolarmente utile nelle aziende che operano su più sedi o su diverse commesse.

In questo modo l’azienda ottiene una rendicontazione più chiara delle attività svolte. I dati raccolti aiutano a monitorare il lavoro operativo e a preparare in modo più semplice i giustificativi per la fatturazione ai clienti.

Un altro vantaggio riguarda l’integrazione delle informazioni. Le timbrature di attività permettono di calcolare automaticamente le ore di presenza, così tutte le informazioni restano raccolte nello stesso sistema. L’azienda può quindi utilizzare gli stessi dati sia per l’analisi dei costi sia per la gestione delle buste paga.

La gestione dell’onboarding riguarda però anche documenti e comunicazioni interne. Soprattutto nei primi mesi di lavoro il dipendente deve accedere facilmente a contratti, procedure e buste paga. Centralizzare questi contenuti aiuta a evitare errori e riduce il rischio di informazioni disperse tra email o archivi diversi.

Geobadge è anche software di gestione documenti e comunicazioni aziendali: i file possono essere condivisi solo con i lavoratori interessati e restano disponibili in un unico spazio digitale. Attraverso la bacheca aziendale è possibile pubblicare comunicazioni importanti e verificare che vengano effettivamente lette tramite il sistema delle notifiche.

Così l’azienda semplifica la distribuzione di contratti e certificazioni e il nuovo dipendente ha sempre a disposizione le informazioni che gli servono.

Onboarding e offboarding: perché vanno pensati insieme

L’ingresso di un nuovo dipendente rappresenta solo una delle fasi del rapporto di lavoro. All’interno della gestione delle risorse umane ogni collaboratore attraversa un percorso più ampio che comprende ingresso, crescita professionale e uscita dall’azienda.

Per questo motivo molte organizzazioni ragionano in termini di ciclo di vita del dipendente. L’onboarding riguarda l’inizio di questo percorso, mentre l’offboarding interviene quando la collaborazione si conclude.

Un processo di offboarding ben gestito aiuta l’azienda a chiudere il rapporto di lavoro in modo ordinato. In questa fase vengono gestiti sia il passaggio di consegne che la restituzione degli strumenti aziendali, insieme all’aggiornamento delle informazioni interne. Tutte attività che permettono al team di continuare il lavoro senza interruzioni.

Ma esiste anche un legame più ampio tra ingresso e uscita dall’organizzazione. Il modo in cui un dipendente viene accolto nei primi mesi influenza spesso il rapporto che svilupperà con l’azienda nel tempo. Per questo motivo molte imprese progettano onboarding e offboarding come parti dello stesso processo di gestione del personale.

Errori comuni da evitare nell’onboarding aziendale

Un percorso di onboarding può funzionare bene solo se viene progettato con attenzione. Quando il processo di inserimento viene improvvisato o organizzato in modo superficiale, il rischio è quello di creare difficoltà proprio nei primi mesi di lavoro, cioè nel momento in cui il nuovo dipendente ha più bisogno di orientarsi.

Tra gli errori più comuni che le aziende commettono troviamo:

• Concentrare troppe informazioni nei primi giorni
  Il nuovo lavoratore riceve molte indicazioni in poco tempo e fatica a orientarsi, meglio diluire il carico formativo su più settimane.
• Gestire l’onboarding solo dal reparto HR
  L’inserimento di una nuova risorsa richiede il coinvolgimento anche di responsabili e colleghi, che rappresentano i principali punti di riferimento nel lavoro quotidiano.
• Non prevedere momenti di confronto nei primi mesi
  Senza incontri periodici con il responsabile diventa più difficile individuare dubbi o difficoltà che possono emergere nelle prime settimane.
• Trascurare il pre-onboarding
  Se documenti e strumenti non vengono preparati prima dell’ingresso in azienda, il primo giorno di lavoro rischia di risultare disordinato.
• Lasciare il nuovo dipendente senza un punto di riferimento
  Nei primi mesi è utile che il lavoratore possa confrontarsi con una figura interna che lo aiuti a comprendere procedure e modalità operative.

Prestare attenzione a questi aspetti aiuta a costruire un percorso di inserimento più efficace.