La gestione documentale è un’attività che riguarda la gestione dei documenti in azienda, che può essere svolta in modo manuale o con l’utilizzo di un software dedicato. La gestione della documentazione aziendale è un’attività importante per qualsiasi organizzazione, poiché consente di catalogare i documenti in modo efficiente e di garantire l’accesso alle informazioni in modo rapido e sicuro, sia per il dipendente che per il datore di lavoro.
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Metodi per gestire i documenti in azienda
La gestione dei documenti in azienda può essere svolta in modo manuale oppure tramite l’uso di software dedicati. Nel primo caso, i documenti vengono conservati in cartelle, cassettiere e portadocumenti, mentre nel secondo caso vengono utilizzati sistemi di gestione elettronica documentale (GED) o di content management system (CMS).
In cosa consiste questa attività? La gestione dei documenti in azienda riguarda l’intero processo dalla creazione all’elaborazione, dalla conservazione alla distruzione dei documenti. È importante che i documenti vengano organizzati in modo efficiente e che vengano rispettate le norme di legge e le politiche aziendali in materia di conservazione e archiviazione. Avere un buon sistema di gestione è utile e indispensabile per una corretta amministrazione di tutti i documenti aziendali. Pertanto è essenziale che ogni organizzazione individui il metodo migliore da usare all’interno della propria azienda.
Quali documenti aziendali ne fanno parte?
Abbiamo detto che la gestione della documentazione aziendale è un’attività che riguarda tutti i documenti prodotti, che hanno a che fare con tutte le figure connesse all’impresa. Questi possono essere di diverso tipo, come ad esempio documenti contabili, contratti, buste paga, fatture, report, documenti di marketing, e così via.
Archiviazione documentale
L’archiviazione documentale è quindi un’attività importante, poiché consente di conservare i documenti in modo sicuro e di garantire l’accesso alle informazioni in modo rapido e efficiente. Qualsiasi sia il metodo scelto per l’archiviazione, è importante garantire il rispetto della normativa onde evitare la perdita e la divulgazione di informazioni in modo scorretto e non appropriato.
La gestione dei documenti con un software è, per certi versi, più sicura e offre maggiori garanzie. Perché questo accada è necessario scegliere correttamente il software a cui affidarsi. La gestione digitale ti permette di avere maggiore controllo sull’organizzazione dei documenti e di rendere più semplice e immediato l’accesso in caso di necessità. Senza contare che la gestione digitale consente di non occupare spazio e ridurre i costi per la carta e le stampe. Infine, il risparmio di tempo. Conservare un documento digitalmente richiede solo pochi click e anche la ricerca è più veloce rispetto alla gestione cartacea.
Metodologie per la gestione documentale
Esistono diverse metodologie per la gestione documentale, che possono essere utilizzate in base alle esigenze dell’organizzazione. Tra le metodologie più utilizzate si possono citare:
- La classificazione: la classificazione prevede la suddivisione dei documenti in categorie, in base al tipo di documento, al contenuto, alla fonte e così via.
- La catalogazione: la catalogazione prevede la descrizione dei documenti in modo dettagliato, indicando il tipo di documento, il contenuto, la data di produzione e così via.
- L’indicizzazione: l’indicizzazione prevede l’assegnazione di parole chiave ai documenti, per consentirne la ricerca rapida e efficiente.
Esempi di gestione dei documenti
Tra i documenti più importanti in azienda da gestire troviamo le buste paga. La consegna del cedolino paga è un’attività alla base di qualsiasi organizzazione, così come l’archiviazione del documento che certifica la presa visione da parte del dipendente. Entrambe le attività possono essere fatte in cartaceo che in digitale.
La busta paga digitale consente di consegnare e archiviare il tutto in formato digitale, riducendo i costi di stampa e di spedizione, e garantendo la sicurezza delle informazioni contenute nel cedolino.
Geobadge hr è una soluzione software che può essere utile per la gestione dei documenti in azienda. Grazie alla sua funzione di archiviazione documentale, permette di digitalizzare i documenti cartacei e di organizzarli in modo efficiente all’interno di una piattaforma. Inoltre, Geobadge hr consente di gestire elettronicamente la consegna dei documenti ai dipendenti, come ad esempio il cedolino paga.
La gestione dei documenti all’interno di Geobadge hr è sicura e protetta; solo l’amministratore può allegare documenti all’anagrafica del lavoratore e catalogarli in base alla tipologia. In tempo reale il lavoratore potrà visualizzarli sia dalla app che dall’area personale! Vuoi saperne di più?
