Accordo di riservatezza dipendenti: guida completa + Modello Word fac simile

Quando un dipendente entra in azienda, può accedere a procedure interne e informazioni commerciali che non devono circolare al di fuori del contesto lavorativo. In alcuni ruoli l’accesso riguarda anche codice sorgente, documentazione tecnica o progetti che conservano valore proprio perché non sono pubblici.

L’accordo di riservatezza per dipendenti permette di stabilire quali informazioni devono essere protette e in che modo possono essere utilizzate. Il documento rende più chiari gli obblighi del lavoratore durante il rapporto e può disciplinare ciò che accade dopo la sua cessazione.

In questa guida vedremo quando è utile sottoscrivere un NDA e quali clausole richiedono maggiore attenzione. Troverai anche un fac simile Word modificabile, da personalizzare in base al ruolo del dipendente e alle informazioni alle quali può realmente accedere.

Che cos’è un accordo di riservatezza per dipendenti

Un accordo di riservatezza è un contratto attraverso il quale il dipendente si impegna a non divulgare e a non utilizzare per scopi estranei al lavoro determinate informazioni conosciute durante il rapporto. Viene spesso indicato con la sigla NDA, che deriva dall’espressione inglese Non-Disclosure Agreement.

Il documento deve descrivere con sufficiente precisione ciò che l’azienda intende proteggere. Può riguardare un database commerciale o un processo produttivo riservato. In altri casi, l’accordo tutela il codice sorgente oppure la documentazione legata a un progetto ancora in fase di sviluppo.

L’NDA serve anche a delimitare l’utilizzo consentito. Il dipendente può consultare le informazioni necessarie allo svolgimento delle proprie mansioni, rispettando le istruzioni aziendali e le misure previste per la loro custodia.

Il rapporto tra NDA e obbligo di fedeltà del dipendente

L’accordo di riservatezza si inserisce in un quadro nel quale il lavoratore subordinato è già soggetto all’obbligo di fedeltà previsto dall’articolo 2105 del Codice civile. La norma vieta al dipendente di divulgare informazioni relative all’organizzazione aziendale o ai metodi di produzione quando la diffusione può arrecare un pregiudizio all’impresa.

L’NDA non sostituisce questo obbligo. Lo rende più concreto rispetto al ruolo ricoperto, perché permette di indicare quali informazioni sono riservate e quali comportamenti sono richiesti per proteggerle.

Un accordo ben costruito aiuta quindi il lavoratore a comprendere la portata dell’impegno assunto. Allo stesso tempo, consente all’azienda di collegare la riservatezza alle informazioni effettivamente accessibili, evitando formulazioni generiche che includono indistintamente ogni contenuto interno.

Accordo autonomo o clausola inserita nel contratto di lavoro

L’obbligo di riservatezza può essere disciplinato attraverso un accordo autonomo, sottoscritto insieme al contratto di assunzione o in un momento successivo. Può anche essere inserito direttamente nel contratto di lavoro attraverso una clausola dedicata.

Il documento separato risulta adatto quando la materia richiede una disciplina articolata. Può essere utile, ad esempio, per un lavoratore che accede a tecnologie proprietarie oppure a informazioni commerciali particolarmente sensibili.

La clausola inserita nel contratto può rispondere alle esigenze dei rapporti nei quali l’ambito della riservatezza è più circoscritto. Anche in questo caso, il testo deve consentire al dipendente di capire quali informazioni sono protette e come deve gestirle.

La scelta della forma dipende quindi dal livello di dettaglio necessario e dal tipo di accesso concesso al lavoratore. Ciò che conta è la chiarezza del contenuto, perché è da quella che nasce una gestione della riservatezza realmente applicabile.

Quando è utile far firmare un accordo di riservatezza

La necessità di un accordo di riservatezza dipende soprattutto dalle informazioni alle quali il dipendente può accedere nello svolgimento delle sue mansioni. Il documento acquista una funzione concreta quando il lavoratore entra in contatto con dati che l’azienda non rende pubblici e che potrebbero perdere valore in seguito a una diffusione non autorizzata.

Questa situazione riguarda il personale che consulta condizioni commerciali riservate oppure utilizza procedure sviluppate internamente. Può interessare anche chi lavora su un progetto ancora in fase di sviluppo e conosce in anticipo decisioni capaci di incidere sul posizionamento dell’impresa.

La valutazione deve quindi partire dal ruolo effettivo. Lo stesso accordo distribuito indistintamente a tutto il personale rischia di contenere definizioni troppo ampie, mentre un documento costruito sulle attività realmente svolte permette al dipendente di comprendere meglio quali informazioni richiedono una particolare attenzione.

Accordo di riservatezza per i nuovi assunti

Il momento più semplice per presentare l’accordo coincide con l’ingresso del lavoratore in azienda. La sottoscrizione può avvenire insieme al contratto di assunzione, prima che vengano consegnate le credenziali o messi a disposizione i documenti collegati alla mansione.

Durante l’onboarding è utile dedicare qualche minuto alla spiegazione del contenuto. Il nuovo assunto deve sapere quali informazioni sono considerate riservate e quali modalità di utilizzo sono consentite. In questo modo la firma non resta una formalità amministrativa, perché diventa parte delle istruzioni che accompagnano l’inserimento.

L’NDA può essere coordinato con il regolamento aziendale, nel quale trovano spazio le disposizioni generali che regolano la vita interna dell’impresa.

Dipendenti già in forza e cambi di mansione

L’accordo può essere introdotto anche quando il rapporto di lavoro è già iniziato. Questa esigenza emerge spesso in seguito a un cambio di mansione, perché il lavoratore può ottenere l’accesso a sistemi che prima non utilizzava oppure essere coinvolto in un progetto riservato.

In una situazione simile, l’azienda dovrebbe spiegare il motivo della nuova sottoscrizione. Lo stesso criterio può essere applicato quando vengono introdotte nuove procedure interne. Un altro strumento molto utile in questo senso è il codice di condotta aziendale, per definire in modo più specifico i comportamenti richiesti alle persone che lavorano nell’organizzazione.

I settori nei quali l’NDA viene utilizzato più spesso

Gli accordi di riservatezza trovano frequente applicazione nelle aziende software, dove alcuni dipendenti lavorano sul codice sorgente oppure consultano la documentazione tecnica dei sistemi. Una diffusione incontrollata di questi contenuti può esporre l’impresa a un danno economico e compromettere la sicurezza dei progetti.

Anche le imprese industriali possono avere bisogno di una tutela specifica. Disegni tecnici e procedure produttive sviluppate internamente rappresentano spesso una parte rilevante del patrimonio aziendale, soprattutto quando consentono di ottenere risultati che i concorrenti non sono ancora in grado di replicare.

L’esigenza riguarda però anche le funzioni commerciali. Chi lavora sulle vendite può conoscere le condizioni riservate applicate ai clienti oppure consultare informazioni presenti nel CRM. L’utilità dell’accordo dipende quindi dal legame tra le mansioni e il valore delle informazioni accessibili, più che dal settore considerato in astratto.

Cosa deve contenere un accordo di riservatezza efficace

Un accordo efficace deve consentire al lavoratore di capire quale comportamento gli viene richiesto. Espressioni che comprendono genericamente “tutte le informazioni aziendali” offrono poche indicazioni concrete, perché non aiutano a distinguere i contenuti realmente riservati dalle conoscenze che fanno parte della normale esperienza professionale.

La redazione dovrebbe partire dalle mansioni e dai sistemi utilizzati. L’azienda può così individuare le informazioni che il dipendente consulta durante il lavoro e spiegare per quali finalità ne è consentito l’uso. Lo stesso documento dovrebbe disciplinare la loro restituzione quando l’accesso non risulta più necessario.

Questa precisione assume valore anche ai fini della tutela dei segreti commerciali. Gli articoli 98 e 99 del Codice della proprietà industriale proteggono determinate informazioni aziendali quando sono segrete, possiedono un valore economico collegato alla loro segretezza e vengono sottoposte a misure ragionevolmente adeguate a mantenerle tali. L’NDA può rappresentare una di queste misure, all’interno di un sistema organizzativo coerente.

Identificazione delle parti e finalità dell’accordo

La parte iniziale deve individuare chiaramente il datore di lavoro e il dipendente che assume l’obbligo di riservatezza.

La finalità indica perché l’azienda mette determinate informazioni a disposizione del lavoratore. Il loro utilizzo può essere consentito per eseguire le attività assegnate, mentre resta escluso l’impiego per interessi personali o per iniziative estranee al rapporto.

Definizione delle informazioni riservate

La definizione delle informazioni costituisce il cuore dell’accordo. Il testo deve essere abbastanza ampio da coprire le situazioni che possono verificarsi nel lavoro quotidiano, mantenendo comunque un collegamento riconoscibile con il ruolo.

Per il personale commerciale, la clausola può richiamare il database clienti e le condizioni economiche non pubbliche. Nel caso di uno sviluppatore, può riguardare il codice sorgente e i documenti che descrivono l’architettura del software. Un’impresa industriale potrà invece fare riferimento ai disegni di progetto oppure a uno specifico metodo produttivo.

Quali informazioni devono essere escluse

Una clausola equilibrata deve indicare anche ciò che resta fuori dall’obbligo. Le informazioni già pubbliche non possono essere trattate come riservate quando la loro diffusione è avvenuta in modo lecito e indipendente dal comportamento del dipendente.

L’esclusione può riguardare anche i contenuti che il lavoratore conosceva legittimamente prima di riceverli dall’azienda. Lo stesso principio si applica alle informazioni ottenute da un soggetto che aveva il diritto di comunicarle.

L’accordo deve considerare anche le divulgazioni imposte da una disposizione di legge o richieste da un’autorità. Quando le circostanze lo consentono, il dipendente può essere tenuto a informare prima l’azienda, affinché la comunicazione resti limitata a quanto effettivamente necessario.

Obblighi di utilizzo e custodia

La riservatezza riguarda il modo in cui il dipendente utilizza le informazioni durante il rapporto. Il lavoratore deve evitare di comunicarle a persone non autorizzate e deve custodire i documenti secondo le istruzioni ricevute.

Questo significa che anche alcune abitudini apparentemente innocue possono creare un rischio. L’invio di un file a un indirizzo personale oppure il suo salvataggio su un dispositivo privato possono rendere più difficile il controllo delle copie e aumentare la possibilità di un accesso indesiderato.

L’NDA deve quindi essere accompagnato da regole operative coerenti per assicurare la massima sicurezza dei dati aziendali, quindi tutto ciò che riguarda la corretta gestione degli account e dei dispositivi utilizzati dal personale.

Restituzione dei documenti e cancellazione delle copie

L’accordo dovrebbe indicare cosa accade quando il lavoratore non ha più bisogno delle informazioni, per esempio in seguito a un cambio di mansione oppure alla conclusione del rapporto.

La clausola può prevedere la restituzione dei dispositivi aziendali e dei documenti ricevuti durante lo svolgimento delle attività. Quando l’impresa ha autorizzato l’utilizzo di strumenti personali, può essere richiesta la cancellazione delle copie che non devono più essere conservate.

Una conferma scritta dell’avvenuta restituzione è sempre preferibile.

Quanto dura l’accordo di riservatezza

La durata deve essere definita considerando il periodo durante il quale le informazioni conservano un valore per l’impresa. Un listino riservato può diventare rapidamente superato, mentre una soluzione tecnica proprietaria può restare rilevante per molti anni.

L’accordo può indicare un termine preciso, espresso a partire dalla cessazione del rapporto. Può anche collegare l’obbligo al momento in cui l’informazione diventa pubblica attraverso mezzi leciti oppure perde il valore derivante dalla segretezza.

La scelta richiede coerenza con l’oggetto dell’accordo. Più lunga è la durata prevista, maggiore deve essere la precisione con cui vengono descritti i contenuti protetti. Il lavoratore deve poter comprendere fino a quando permane l’impegno assunto.

Riservatezza dopo la cessazione del rapporto di lavoro

La conclusione del rapporto non rende automaticamente pubbliche le informazioni conosciute dal dipendente. L’accordo può quindi stabilire che alcuni obblighi continuino dopo le dimissioni o il licenziamento.

La clausola dovrebbe indicare quali categorie restano protette e per quale periodo. Il termine può essere scelto tenendo conto del tempo durante il quale una divulgazione sarebbe ancora capace di arrecare un pregiudizio concreto all’azienda.

L’accordo di riservatezza richiede un compenso?

Un accordo che disciplina l’utilizzo delle informazioni riservate non richiede, in via generale, un compenso autonomo. Il dipendente assume l’obbligo di non divulgarle e continua a poter esercitare la propria professione.

La questione cambia quando il documento incide sull’attività lavorativa che la persona potrà svolgere dopo la cessazione. Una clausola che vieta di lavorare per determinate imprese o impedisce di operare in un mercato specifico produce effetti che vanno oltre la protezione delle informazioni.

In presenza di queste limitazioni può trovare applicazione la disciplina del patto di non concorrenza. L’articolo 2125 del Codice civile richiede la forma scritta e la previsione di un corrispettivo. Il patto deve inoltre definire l’oggetto del vincolo e la sua estensione territoriale, entro i limiti temporali previsti dalla stessa norma.

Per capire se un compenso sia necessario occorre quindi leggere il contenuto concreto delle clausole. Il titolo assegnato al documento non è sufficiente a determinarne la natura.

Differenza tra accordo di riservatezza e patto di non concorrenza

L’accordo di riservatezza protegge informazioni individuate dall’azienda. Il dipendente può iniziare una nuova attività dopo la cessazione, mantenendo l’obbligo di non divulgare o utilizzare indebitamente i contenuti ancora riservati.

Il patto di non concorrenza limita invece il tipo di attività professionale che il lavoratore può svolgere dopo la fine del rapporto. Questa limitazione richiede un corrispettivo e deve rispettare i requisiti stabiliti dall’articolo 2125 del Codice civile.

Anche la durata segue logiche diverse. Il patto di non concorrenza non può superare cinque anni per i dirigenti e tre anni negli altri casi. L’obbligo di riservatezza può invece restare collegato al periodo durante il quale l’informazione conserva effettivamente il proprio carattere segreto.

Cosa succede se il dipendente viola l’accordo

La violazione può consistere nella comunicazione di un’informazione a una persona che non aveva diritto di conoscerla. Può derivare anche da un utilizzo estraneo allo svolgimento delle mansioni, come l’impiego di dati aziendali per favorire un’attività personale.

Anche la conservazione di copie non autorizzate oppure il trasferimento di documenti su strumenti esterni possono rappresentare un inadempimento quando contrastano con il contenuto dell’accordo e con le procedure applicate dall’impresa.

Prima di intervenire, l’azienda deve ricostruire il comportamento e verificare quali informazioni siano state coinvolte. La gravità dipende dal ruolo del lavoratore e dalla diffusione avvenuta, insieme al pregiudizio che la condotta era in grado di produrre.

Sanzioni disciplinari e licenziamento

L’articolo 2106 del Codice civile prevede che l’inosservanza degli obblighi del lavoratore possa dare luogo a sanzioni disciplinari secondo la gravità dell’infrazione. Questo criterio richiede una valutazione proporzionata e impedisce di associare automaticamente la stessa conseguenza a ogni violazione.

Il licenziamento per giusta causa rientra tra i poteri del datore di lavoro quando il comportamento compromette in modo irreparabile il rapporto fiduciario. Occorre, naturalmente, considerare le circostanze concrete e le disposizioni del contratto collettivo applicato.

Risarcimento del danno e clausola penale

L’impresa può chiedere il risarcimento quando riesce a dimostrare che la violazione ha prodotto un danno economico o d’immagine all’azienda. La quantificazione di tale danno può risultare complessa, soprattutto se la diffusione ha ridotto il valore esclusivo di un’informazione senza generare immediatamente una perdita economica facilmente misurabile.

Per affrontare questa difficoltà, l’accordo può contenere una clausola penale. L’articolo 1382 del Codice civile consente di stabilire in anticipo la prestazione dovuta in caso di inadempimento. Salvo diversa previsione delle parti, il risarcimento resta limitato alla somma indicata nella clausola.

Quando l’azienda vuole conservare la possibilità di ottenere il risarcimento di un danno superiore, questa scelta deve essere dichiarata espressamente nel documento.

Quando possono emergere conseguenze penali

La violazione dell’accordo produce prima di tutto conseguenze contrattuali. Un profilo penale può emergere soltanto quando il comportamento presenta gli elementi previsti dalla specifica fattispecie di reato.

In particolare, gli articoli 621 e 622 del Codice penale disciplinano nel dettaglio il segreto professionale e tutelano la riservatezza delle informazioni. L’articolo 623 riguarda invece la rivelazione o l’impiego di segreti scientifici e industriali conosciuti in ragione del proprio stato oppure della professione.

La presenza dell’NDA non rende automaticamente penalmente rilevante qualsiasi inosservanza. L’applicazione di queste disposizioni richiede una valutazione legale della condotta concreta e delle informazioni coinvolte.

Come gestire l’accordo durante il rapporto di lavoro

L’azienda deve conservare il documento anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro in modo da recuperare in modo rapido la versione firmata e verificare a quale incarico fosse collegata.

Come abbiamo detto, nel corso del rapporto, possono cambiare le mansioni e i livelli di accesso. Pertanto è necessaria una verifica periodica, così da comprendere se la definizione delle informazioni riservate è ancora coerente con il lavoro svolto oppure necessita di un aggiornamento.

Firma autografa e firma elettronica

L’accordo può essere firmato su carta oppure attraverso un processo elettronico. In entrambi i casi è importante poter identificare il firmatario e collegare la sottoscrizione alla versione corretta del documento.

Il regolamento eIDAS stabilisce che una firma non può essere privata di effetti giuridici soltanto perché si presenta in forma elettronica. La firma elettronica qualificata produce effetti equivalenti a quelli della firma autografa.

Le diverse modalità elettroniche non offrono però tutte lo stesso livello di garanzia. L’impresa dovrebbe valutare il sistema nel suo complesso, considerando la possibilità di dimostrare l’identità di chi firma e di rilevare eventuali modifiche successive.

Conservazione e consegna del documento al dipendente

Dopo la firma, l’accordo deve essere associato alla posizione del lavoratore e conservato insieme agli altri documenti che riguardano il rapporto. Un archivio ordinato permette di recuperare il file e di controllare la data della sottoscrizione.

Geobadge consente di raccogliere la documentazione del personale in un unico ambiente e di renderla disponibile alle persone autorizzate. Un software per conservare tutti i documenti aziendali e dei dipendenti aiuta quindi a mantenere un archivio ordinato e a gestire la distribuzione di moduli senza affidarsi a cartelle sparse in locale o a scambi email difficili da ricostruire.

La centralizzazione riduce anche il rischio di utilizzare una versione superata del file. Quando il documento viene aggiornato, l’azienda può mantenere più facilmente una corrispondenza tra il testo firmato e gli obblighi effettivamente applicati.

Cosa fare alla cessazione del rapporto

La procedura di offboarding deve prevedere la restituzione dei dispositivi assegnati e la chiusura degli account. La revoca degli accessi dovrebbe essere coordinata con la data di cessazione, evitando che rimangano attive credenziali non più necessarie.

È utile verificare anche le copie presenti su dispositivi personali quando il loro utilizzo era stato autorizzato. L’accordo può prevedere una dichiarazione con la quale il lavoratore conferma di aver eliminato i file che non ha più titolo a conservare.

L’azienda può infine consegnare una comunicazione che ricorda la durata degli obblighi ancora efficaci.

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Fac simile accordo di riservatezza dipendenti Word

Per aiutarti nella procedura abbiamo creato un fac simile di accordo di riservatezza per dipendenti Word. Il file è stato predisposto come documento modificabile, così che ogni azienda possa adattarlo al ruolo del dipendente e alle proprie procedure interne.

La sezione dedicata alle informazioni riservate deve essere personalizzata con particolare attenzione, perché da questa definizione dipende la chiarezza degli obblighi assunti dal lavoratore.

Il documento disciplina inoltre la restituzione dei materiali e la cancellazione delle copie che non devono più essere conservate. La clausola penale viene proposta come opzione, accompagnata dall’indicazione di valutarne la proporzionalità prima della sottoscrizione.

Il modello non introduce un patto di non concorrenza. Le eventuali limitazioni dell’attività professionale futura richiedono una pattuizione specifica e devono rispettare i requisiti stabiliti dalla legge.

Il fac simile rappresenta una base operativa. Una verifica professionale è sempre consigliabile, specialmente quando l’accordo riguarda informazioni di particolare valore oppure contiene obblighi destinati a produrre effetti per un periodo molto esteso.