Lettera di richiamo: motivi per cui il datore di lavoro può inviarla + fac simile

Nel contesto lavorativo, una lettera di richiamo è un provvedimento disciplinare utilizzato dai datori di lavoro per affrontare comportamenti inappropriati o prestazioni scadenti da parte dei dipendenti.

Quando un dipendente arriva ripetutamente in ritardo, si assenta senza giustificazione, non rispetta le procedure aziendali o tiene un comportamento scorretto, infatti, il datore di lavoro può intervenire proprio attraverso questo strumento. In poche parole, si tratta di un dispositivo ad hoc per contestare formalmente una condotta, ma anche per consentire al lavoratore di fornire le proprie spiegazioni prima dell’eventuale applicazione di una sanzione.

Nel linguaggio aziendale, però, espressioni come lettera di richiamo, richiamo disciplinare e contestazione disciplinare vengono spesso utilizzate con significati molto simili, anche se dal punto di vista procedurale sarebbe meglio distinguerle.

Vediamo quindi come funziona una lettera di richiamo, quali sono i motivi che possono portare il datore di lavoro a inviarla, come deve essere formulata e quali conseguenze può avere per il dipendente. Alla fine dell’articolo troverai anche le indicazioni per creare un fac simile di lettera di richiamo disciplinare.

Cos’è una lettera di richiamo e come funziona

La lettera di richiamo sul lavoro è una comunicazione formale attraverso la quale il datore di lavoro segnala al dipendente un comportamento ritenuto contrario ai suoi obblighi contrattuali, alle procedure interne o alle regole applicate in azienda.

Lo scopo è innanzitutto quello di portare l’attenzione del lavoratore sulla condotta contestata, permettergli di chiarire quanto accaduto e, quando possibile, evitare che il comportamento si ripeta.

Nel procedimento disciplinare assume un ruolo centrale l’articolo 7 della Legge 300/1970, lo Statuto dei Lavoratori. Prima di applicare una sanzione disciplinare, infatti, il datore deve contestare l’addebito e dare al lavoratore la possibilità di presentare le proprie giustificazioni.

Differenza tra lettera di richiamo e contestazione disciplinare

Nel linguaggio comune lettera di richiamo e contestazione disciplinare vengono spesso utilizzate come sinonimi, ma tecnicamente esiste una distinzione.

La contestazione disciplinare è l’atto con cui il datore di lavoro comunica formalmente al lavoratore i fatti che gli vengono addebitati e avvia il procedimento disciplinare. A quel punto il dipendente può presentare le proprie giustificazioni.

Il richiamo scritto, invece, può indicare anche una delle sanzioni disciplinari applicate successivamente, qualora le spiegazioni fornite dal dipendente non vengano considerate sufficienti. Terminologia e tipologia delle sanzioni devono comunque essere verificate anche alla luce del CCNL applicato.

Per questo motivo, quando si parla genericamente di “lettera di richiamo”, bisogna capire se ci si sta riferendo alla contestazione iniziale oppure al provvedimento disciplinare adottato al termine dell’iter.

Quali sono i motivi per inviare una lettera di richiamo

I motivi per una lettera di richiamo possono essere diversi. In generale, il datore può intervenire quando ritiene che il dipendente abbia violato i propri doveri contrattuali, una disposizione del regolamento interno, le procedure aziendali o quanto previsto dal CCNL.

Vediamo alcune delle situazioni più frequenti.

Assenze ingiustificate e ritardi frequenti

Una delle situazioni più comuni riguarda ritardi ripetuti oppure l’assenza del lavoratore senza una valida motivazione o senza la comunicazione prevista dalle procedure aziendali.

In presenza di un’assenza ingiustificata dal lavoro, il datore deve innanzitutto verificare le circostanze dell’episodio e valutare il comportamento alla luce del contratto collettivo applicato.

Anche l’abbandono del posto di lavoro può assumere rilevanza disciplinare. La gravità della condotta, però, dipende dalle circostanze concrete: durata dell’assenza, mansioni svolte, conseguenze sull’attività aziendale e possibili rischi provocati dal comportamento.

Negligenza, errori e lavoro svolto male

Se un dipendente non rispetta gli standard richiesti dall’azienda o svolge le proprie mansioni con negligenza, può rendersi necessario un richiamo formale.

Può accadere, ad esempio, in presenza di errori ripetuti, mancato rispetto delle scadenze, inosservanza delle istruzioni ricevute o scarsa attenzione nello svolgimento delle attività.

Non ogni errore giustifica naturalmente un provvedimento disciplinare. L’azienda deve valutare il singolo episodio, le responsabilità effettive del lavoratore e le circostanze in cui si è verificato.

Comportamento scorretto, maleducato o irrispettoso

La lettera di richiamo può essere utilizzata anche per affrontare un comportamento scorretto del dipendente, come atteggiamenti offensivi o irrispettosi nei confronti di colleghi, superiori o clienti.

Rientrano tra le situazioni da valutare anche insubordinazione, comportamenti aggressivi, discriminatori o contrari alle regole di convivenza definite dall’azienda.

Avere un codice di condotta aziendale chiaro è fondamentale per stabilire in anticipo quali comportamenti sono richiesti e quali condotte possono invece dare luogo a un intervento disciplinare.

Violazione delle regole e delle procedure aziendali

Un richiamo può essere necessario anche quando il lavoratore non rispetta le procedure interne adottate dall’azienda.

Pensiamo, ad esempio, alla mancata comunicazione di un’assenza, all’inosservanza delle procedure relative a ferie e permessi oppure al mancato rispetto di disposizioni organizzative comunicate al personale.

Una gestione ordinata di queste richieste aiuta anche a ricostruire più facilmente quanto accaduto. Un programma per organizzare ferie e permessi dei dipendenti permette, ad esempio, di centralizzare richieste, approvazioni e assenze all’interno dello stesso sistema.

Utilizzo improprio delle risorse aziendali

Se un dipendente utilizza impropriamente computer, attrezzature, veicoli, strumenti o altre risorse dell’azienda, il datore può contestare la condotta attraverso una comunicazione scritta.

Anche in questo caso è necessario descrivere con precisione il comportamento contestato, evitando formule generiche come “uso scorretto delle attrezzature” senza specificare che cosa sia effettivamente accaduto.

Violazione delle norme di sicurezza

Particolare attenzione deve essere riservata al mancato rispetto delle disposizioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

L’inosservanza delle procedure, il mancato utilizzo dei dispositivi previsti oppure condotte che espongono il lavoratore o i colleghi a un rischio possono avere rilevanza disciplinare, con conseguenze che dipendono dalla gravità del comportamento e dalle disposizioni applicabili.

Ammanco di cassa

Anche un ammanco di cassa può portare l’azienda ad avviare verifiche e, quando emergono elementi specifici riconducibili al comportamento del lavoratore, a procedere con una contestazione.

L’ammanco, però, non dimostra automaticamente una responsabilità disciplinare del dipendente. Prima di inviare una lettera di richiamo per ammanco di cassa è necessario ricostruire i fatti e indicare in maniera precisa la condotta attribuita al lavoratore.

Come scrivere una lettera di richiamo disciplinare

Scrivere una lettera di richiamo disciplinare richiede particolare attenzione, perché il dipendente deve essere messo nella condizione di comprendere esattamente quali fatti gli vengono contestati e di potersi difendere.

Il documento dovrebbe quindi indicare in maniera chiara:

1. i dati del datore di lavoro e del dipendente;
2. il comportamento oggetto della contestazione;
3. la data, l’orario e le circostanze dell’episodio, quando disponibili e rilevanti;
4. le eventuali disposizioni aziendali o contrattuali che si ritengono violate;
5. il diritto del lavoratore a presentare le proprie giustificazioni;
6. gli eventuali riferimenti alle conseguenze previste dalla disciplina applicabile.

È inoltre opportuno mantenere un linguaggio oggettivo, evitando giudizi personali o ricostruzioni generiche dei fatti.

Descrivere i fatti in modo preciso

La specificità è uno degli aspetti fondamentali della contestazione.

Scrivere, ad esempio, che “il dipendente si comporta spesso in modo scorretto” non permette di capire quale episodio sia effettivamente oggetto del procedimento. È preferibile indicare il fatto concreto, specificando quando è avvenuto e quale condotta viene contestata.

Più la descrizione è chiara, più semplice sarà anche per il lavoratore formulare le proprie giustificazioni.

Rispettare tempestività, specificità e immutabilità

La contestazione deve rispettare alcuni principi fondamentali.

Il primo è quello della tempestività: l’azienda deve procedere in tempi ragionevoli da quando viene a conoscenza dei fatti, considerando naturalmente il tempo eventualmente necessario per svolgere verifiche.

Il secondo è la specificità, che richiede una descrizione sufficientemente precisa dell’addebito.

Infine, opera il principio di immutabilità della contestazione: il procedimento disciplinare deve riguardare i fatti originariamente contestati e il datore non può successivamente fondare la sanzione su episodi diversi non comunicati al lavoratore.

Indicare il diritto del lavoratore a presentare le proprie giustificazioni

Dopo aver ricevuto la contestazione, il dipendente deve poter esercitare il proprio diritto di difesa.

L’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori prevede che i provvedimenti disciplinari più gravi del rimprovero verbale non possano essere applicati prima che siano trascorsi cinque giorni dalla contestazione per iscritto del fatto.

Il lavoratore può quindi fornire le proprie giustificazioni e, nei casi previsti, chiedere di essere sentito con l’assistenza di un rappresentante dell’associazione sindacale alla quale aderisce o conferisce mandato. È sempre opportuno verificare anche quanto stabilito dal CCNL applicato, che può prevedere regole specifiche o condizioni più favorevoli.

Come consegnare la lettera di richiamo

Un altro aspetto importante riguarda la modalità di consegna. L’azienda deve poter dimostrare che la comunicazione è stata effettivamente ricevuta dal dipendente.

Tra le modalità normalmente utilizzate rientrano:

• la consegna a mano con attestazione di ricezione;
• la raccomandata con ricevuta di ritorno;
• la PEC, quando utilizzabile nel caso concreto.

La gestione documentale assume quindi un ruolo importante durante tutto il procedimento. Con un software per gestire i documenti aziendali è possibile mantenere ordinata la documentazione del personale e ridurre il rischio di informazioni disperse tra email, file locali e archivi diversi.

Cosa succede se il dipendente non firma la lettera di richiamo

La firma per ricevuta serve principalmente ad attestare la consegna del documento e non equivale, di per sé, all’ammissione dei fatti contestati.

Il semplice rifiuto di firmare non è quindi sufficiente a bloccare il procedimento. Per l’azienda diventa però importante poter documentare in altro modo l’avvenuta comunicazione, utilizzando modalità di consegna che consentano di dimostrarne la ricezione.

Come può rispondere il dipendente a una lettera di richiamo

Una volta ricevuta la contestazione, il lavoratore può fornire la propria versione dei fatti.

La risposta alla lettera di richiamo dovrebbe concentrarsi sugli episodi contestati e, quando possibile, essere accompagnata da elementi utili a ricostruire quanto accaduto.

Il dipendente può ammettere il comportamento spiegandone le circostanze oppure contestare completamente o parzialmente l’addebito, indicando le ragioni per cui ritiene che la ricostruzione dell’azienda non sia corretta.

Giustificazioni scritte e audizione

Le giustificazioni possono essere presentate per iscritto oppure, quando richiesto, attraverso un’audizione.

Il datore deve valutarle prima di decidere se archiviare il procedimento o applicare una sanzione disciplinare.

Per questo motivo la contestazione non dovrebbe mai essere formulata come se la responsabilità del lavoratore fosse già stata definitivamente accertata: il contraddittorio serve proprio a consentire all’azienda di valutare anche le spiegazioni del dipendente.

Come contestare una lettera di richiamo ritenuta ingiusta

Se il lavoratore ritiene la contestazione infondata, può utilizzare le proprie giustificazioni per indicare in modo puntuale i fatti che non condivide e fornire eventuali documenti a supporto.

Diverso è il caso in cui, al termine del procedimento, venga applicata una sanzione disciplinare ritenuta ingiusta o sproporzionata. In tale situazione il lavoratore dispone degli strumenti di tutela previsti dalla normativa e può valutare l’assistenza di un sindacato o di un professionista.

Per il datore di lavoro è quindi essenziale documentare correttamente ogni fase del procedimento e verificare che la sanzione scelta sia proporzionata alla condotta contestata.

Quali sono le conseguenze di una lettera di richiamo

Le conseguenze di una lettera di richiamo dipendono dalla natura del documento e dall’esito del procedimento disciplinare.

In alcuni casi le giustificazioni del dipendente possono essere accolte e il procedimento può concludersi senza alcuna sanzione. Se invece l’azienda ritiene confermato l’addebito, può applicare il provvedimento previsto in relazione alla gravità del comportamento e al CCNL.

Tra le sanzioni disciplinari possono rientrare, secondo quanto previsto dalla disciplina applicabile:

• rimprovero o ammonizione;
• multa;
• sospensione dal lavoro e dalla retribuzione;
• licenziamento disciplinare nei casi più gravi.

L’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori stabilisce che, salvo quanto previsto dalla legge, la multa non può superare l’importo corrispondente a quattro ore della retribuzione base e la sospensione dal servizio e dalla retribuzione non può superare dieci giorni.

Il licenziamento rappresenta naturalmente la conseguenza più grave e non deriva automaticamente dalla presenza di precedenti richiami. Devono essere valutati la gravità della condotta, la proporzionalità della sanzione, le circostanze concrete e quanto stabilito dal CCNL.

Per approfondire, abbiamo spiegato in altre guide all’interno del nostro blog anche quando si può licenziare un dipendente a tempo indeterminato e quali sono i casi in cui può configurarsi un licenziamento senza preavviso.

Quanto tempo resta rilevante un richiamo disciplinare

La presenza di precedenti disciplinari può assumere importanza quando un comportamento viene ripetuto nel tempo, perché può essere valutata anche l’eventuale recidiva.

L’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori stabilisce però che non può tenersi conto ad alcun effetto delle sanzioni disciplinari trascorsi due anni dalla loro applicazione.

È quindi più corretto parlare di limite alla rilevanza dei precedenti disciplinari dopo due anni, piuttosto che di una generica “scadenza” della lettera di richiamo.

Fac simile di lettera di richiamo disciplinare

Un fac simile di lettera di richiamo può essere utile come base di partenza, ma deve sempre essere adattato all’episodio concreto.

In particolare, il modello dovrà riportare i dati delle parti, una descrizione precisa dei fatti, gli eventuali riferimenti alle disposizioni violate e le informazioni necessarie affinché il lavoratore possa esercitare il proprio diritto di difesa.

Per questo motivo è preferibile evitare modelli troppo generici nei quali cambia soltanto il nome del dipendente: la contestazione deve essere costruita intorno ai fatti realmente avvenuti.

Gestire correttamente richiami, assenze e documenti del personale

Una lettera di richiamo può essere efficace soltanto quando l’azienda è in grado di ricostruire con precisione ciò che è accaduto. Presenze, assenze, richieste di ferie, comunicazioni e documenti devono quindi essere facilmente reperibili quando nasce la necessità di verificare un episodio.

Geobadge permette di centralizzare diverse attività legate alla gestione del personale, dalla rilevazione delle presenze alla gestione di ferie e permessi fino alla condivisione e archiviazione della documentazione aziendale.

Avere dati ordinati e facilmente consultabili aiuta HR e datori di lavoro a gestire eventuali anomalie con maggiore tempestività e a basare le proprie valutazioni su informazioni verificabili, mantenendo più chiaro l’intero processo di gestione del personale.