Software gestione note spese
Il software di gestione note spese che permette di caricare, approvare, conservare e ricercare le note spese in un’unica piattaforma. Le richieste di rimborso vengono inviate dai lavoratori tramite l’app Geobadge e gestite con flussi di approvazione personalizzabili, garantendo un processo rapido e completo. Grazie alla conservazione sostitutiva a norma, il sistema consente di dematerializzare ogni documento e svuotare definitivamente gli archivi cartacei.
Digitalizzazione delle ricevute con L’AI
Semplice come scattare una foto
Permetti ai tuoi lavoratori di inviare le richieste di rimborso direttamente dall'app: basta scattare una foto allo scontrino o al documento fiscale. L'intelligenza artificiale del nostro programma per note spese riconosce e compila in automatico tutti i campi necessari, dalla data all'importo. È la soluzione ideale per la digitalizzazione delle ricevute e per chi, gestendo note spese e trasferte frequenti, vuole sostituire i documenti cartacei senza il rischio di smarrire i giustificativi originali.
Addio a errori di trascrizione e dati mancanti
La compilazione automatica riduce drasticamente gli errori di battitura e le imprecisioni. Se mancano dati specifici il lavoratore può aggiungerli facilmente prima di inviare la richiesta, assicurando che ogni nota spese sia completa e corretta fin da subito. Questo passaggio è fondamentale per garantire un'archiviazione a norma di legge fin dal momento dell'acquisizione del dato.
Rimborsi chilometrici
Imposta la tariffa chilometrica e gestisci i rimborsi
Inserisci le tariffe per ogni lavoratore o gruppo e lascia che Geobadge faccia il resto. I dipendenti dovranno solo indicare i chilometri percorsi durante la trasferta e il sistema calcolerà l'importo esatto del rimborso in modo automatico, eliminando ogni possibilità di errore.
Processo di approvazione
Adatta i flussi di approvazione delle note spese alla tua struttura aziendale
Ogni nota spese in azienda ha le sue regole. Per questo, Geobadge ti permette di personalizzare completamente il processo di approvazione. Crea modelli specifici con uno o più livelli di approvazione (es. team leader > manager di reparto > HR) e assegna ai lavoratori il flusso corretto. Il gestionale per note spese e rimborsi aumenta la trasparenza, velocizza le operazioni e ti garantisce il pieno controllo su ogni singola richiesta. In questo modo la gestione di note spese e rimborsi diventa veloce, immediata e trasparente, garantendo il pieno controllo su ogni singola richiesta.
Report pronti per l’amministrazione e l’ufficio paghe
Un riepilogo unico senza errori. Le spese approvate e i rimborsi chilometrici vengono consolidati in un report di riepilogo mensile da inviare ai tuoi consulenti, semplificando l'intero processo di raccolta dei dati per la generazione dei cedolini e per il controllo amministrativo.
Conservazione sostitutiva a norma dei documenti
Digitalizzazione completa e validità legale: tutto in un unico software
Geobadge gestisce la conservazione sostitutiva di note spese e giustificativi rendendo l’intero processo digitale, sicuro e immediato. Il servizio garantisce la piena validità legale dei documenti, in questo modo ogni file mantiene autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo.
Il grande vantaggio è l’automazione: il sistema gestisce la conservazione telematica note spese riducendo al minimo le procedure manuali. Garantisci il pieno rispetto dell’obbligo legale della conservazione decennale, con un archivio sempre disponibile ed eliminando definitivamente gli originali cartacei.
01
Inviata
L'invio da parte del lavoratore è semplice e rapido grazie all'app Geobadge.
02
Approvata
Visualizza, modifica, correggi e approva la richiesta. Tutto il flusso è personalizzato e monitorato.
03
Conservata
Invia direttamente in conservazione. La nota spese sarà conservata a norma di legge per 10 anni.
Il software per la gestione delle spese aziendali, pensato per semplificare davvero
Geobadge riduce il carico operativo delle note spese, eliminando attività manuali, errori e perdite di tempo. Un processo ordinato e controllabile per lavoratori, responsabili e ufficio amministrativo.
Invio semplificato e scontrini sempre disponibili
I lavoratori inseriscono le spese in pochi istanti: gli scontrini vengono acquisiti immediatamente e restano sempre recuperabili, evitando smarrimenti e ritardi nella rendicontazione.
Rimborsi coerenti e verificabili
Ogni rimborso segue criteri aziendali chiari e uniformi. Questo elimina interpretazioni soggettive, riduce le contestazioni e garantisce importi corretti fin dall’origine, senza ricalcoli o interventi a fine mese.
Approvazioni rapide e contestualizzate
I responsabili approvano con tutte le informazioni necessarie già disponibili. Le decisioni diventano immediate, senza richieste di integrazione o passaggi superflui, garantendo più continuità nel lavoro dei team.
Gestione mensile ordinata e senza stress
Le spese approvate confluiscono in un flusso strutturato pronto per le paghe. Nessuna rincorsa finale, nessun controllo dispersivo: il processo resta sotto controllo e si chiude in tempi più brevi.
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Processo di approvazione
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Rimborsi chilometrici
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