15 Luglio 2022
Rimborso chilometrico e aspetti fiscali: cosa c'è da sapere?

Rimborso chilometrico e aspetti fiscali: cosa c’è da sapere?

Normative 15 Luglio 2022

Il rimborso chilometrico è uno strumento utile per le aziende con dipendenti che svolgono attività che richiedono di affrontare viaggi di lavoro, con mezzo proprio o a noleggio, senza l’ausilio di un’auto aziendale. Di recente ti abbiamo parlato nel dettaglio di cos’è, a chi spetta e come si calcola. Oggi vogliamo concentrarci sull’aspetto fiscale e della tassazione per il lavoratore.

Aspetti fiscali per aziende e dipendenti

Il calcolo del rimborso chilometrico si basa sulle tabelle ACI che consentono in poche mosse di individuare il corrispettivo da rimborsare al lavoratore, considerando il veicolo e il numero di chilometri percorsi. Una volta che avrai determinato l’importo, questo dovrà essere versato in busta paga. A differenza della retribuzione ordinaria, questo tipo di pagamento è tassato in modo diverso, sia per l’azienda che per il lavoratore.

Tassazione per il lavoratore

Secondo la Circolare del Ministero delle Finanze n. 326/E del 1997 la tassazione per il lavoratore segue alcuni principi generali. In particolare:

  • per le trasferte all’interno del Comune in cui si trova la sede di lavoro abituale: il rimborso è tassato al pari del resto del reddito;
  • per le trasferte extracomunali: il rimborso non è tassato, se viene calcolato secondo i coefficienti indicati nelle tabelle ACI.

Qualsiasi sia il tipo di trasferta, è sempre necessario che il datore di lavoro autorizzi in via preventiva la trasferta. Infatti, in caso di controllo fiscale, non sarà sufficiente esibire la documentazione fornita dal lavoratore e conservata dall’azienda che dimostra che il calcolo sia avvenuto secondo i criteri stabiliti per legge.

Limiti di deducibilità per l’azienda

Il rimborso chilometrico è un costo deducibile e questo significa che l’azienda non deve pagare le tasse su questa cifra. Esistono però dei limiti a seconda della potenza dell’auto, nello specifico:

  • 17 cavalli fiscali per i veicoli a benzina;
  • 20 cavalli fiscali per veicoli a gasolio.

Nel caso in cui l’auto del dipendente supera questi limiti, la dedizione non sarà del 100% ma dovrà essere rimodulata secondo la tabella dei costi di esercizio per percorrenza annua. Anche in questo caso la tabella è disponibile sul portale ACI.

Possiamo applicare il rimborso per il tragitto casa-lavoro?

Il tragitto che si compie abitualmente per raggiungere la sede lavorativa non è riconosciuto, nella maggior parte dei casi, tra le situazioni che ammettono il rimborso. Esiste però un’eccezione alla regola, introdotta dalla Corte di giustizia dell’Unione Europea che prevede l’obbligo per i datori di lavoro di retribuire il tempo che i lavoratori privi di una sede di lavoro fissa impiegano per raggiungere la sede di lavoro. È il caso ad esempio degli agenti di commercio, dei corrieri, degli assistenti domiciliari o degli addetti alle consegne. Si tratta infatti di figure che non solo non hanno una sede abituale di lavoro, ma nella maggior parte dei casi non hanno neanche un itinerario fisso per svolgere le proprie mansioni. Quando si verificano queste condizioni è possibile retribuire in busta paga le ore dedicate al tragitto casa-lavoro.

In questo caso è importante fare una precisazione rispetto al rimborso chilometrico vero e proprio. La prima distinzione riguarda la tassazione: rispetto al rimborso chilometrico, esente da imposte, in questo caso la tassazione è uguale al resto della retribuzione. Dal punto di vista dell’azienda, gli importi pagati per il tragitto casa-lavoro rientrano tra i costi del personale e quindi sono deducibili dal reddito così come succede per il rimborso chilometrico.

La seconda distinzione riguarda il calcolo: il calcolo per definire l’importo da pagare per il tragitto casa-lavoro è molto semplice, rispetto al rimborso per trasferta. Questo tipo di pagamento rientra nella retribuzione oraria del dipendente. L’unica cosa che deve conoscere l’azienda è l’orario di partenza del lavoratore dalla sua abitazione e l’orario di rientro. Sarà sufficiente applicare la tariffa oraria concordata contrattualmente ed ecco trovato l’importo da versare in busta paga.

A prescindere dal sistema di rimborso scelto, sarà sempre necessario chiedere al dipendente di compilare la nota spese. Per rendere la procedura più semplice è consigliato l’uso di un sistema smart che permetta di gestire le ore di lavoro e le note spesa in pochi semplici click. Se stai cercando una soluzione efficiente per la tua azienda scopri la prova gratuita di Geobadge!