Cosa sono i permessi non retribuiti e possono essere imposti e/o negati dal datore di lavoro?

Nel gestire le assenze dei dipendenti ci si trova spesso a confrontarsi con richieste che non rientrano nelle ferie o nei normali permessi retribuiti. Può capitare, ad esempio, che un lavoratore abbia bisogno di assentarsi per motivi personali, familiari o di studio e chieda uno o più giorni senza retribuzione.

Ma la richiesta di permesso non retribuito può essere negata? E l’azienda può decidere di imporre un’assenza senza stipendio? La risposta dipende soprattutto dal motivo dell’assenza e dalla norma o dal contratto collettivo che la disciplina.

Vediamo quindi cosa sono i permessi non retribuiti, quando possono essere utilizzati e come devono essere gestiti dall’azienda, facendo chiarezza anche sugli effetti in busta paga e sui contributi.

Cosa sono i permessi non retribuiti

I permessi non retribuiti sono periodi di assenza dal lavoro durante i quali il dipendente non svolge la propria attività e non riceve la retribuzione relativa alle ore o alle giornate di assenza.

Si tratta quindi di una categoria diversa dai permessi di lavoro retribuiti previsti dalla legge o dai CCNL. Sotto la definizione di permesso non retribuito possono inoltre rientrare situazioni molto diverse tra loro: una breve assenza per motivi personali, un congedo per gravi motivi familiari oppure una sospensione più lunga per esigenze formative.

Per questo motivo non esiste una disciplina unica dei permessi non retribuiti. Prima di accogliere o respingere una richiesta, il datore di lavoro deve capire quale istituto sta utilizzando il dipendente e verificare cosa prevedono la legge e il CCNL applicato.

Quali sono i permessi non retribuiti e quando si possono usare

Alcuni permessi o congedi senza retribuzione sono espressamente previsti dalla normativa, mentre altre assenze per motivi personali dipendono dalla contrattazione collettiva o da un accordo con l’azienda.

Non è possibile, di conseguenza, stabilire quanti permessi non retribuiti si possono prendere in maniera univoca, perché bisogna analizzare caso per caso.

Permessi non retribuiti per motivi personali

Un dipendente può avere bisogno di assentarsi per una necessità personale che non rientra in uno specifico diritto riconosciuto dalla legge. In questi casi è necessario verificare innanzitutto il CCNL applicato, perché il contratto collettivo può prevedere permessi o periodi di aspettativa per motivi personali e stabilire durata, requisiti e modalità della richiesta.

Se non esiste una specifica previsione normativa o contrattuale che attribuisce al lavoratore il diritto all’assenza, la concessione del permesso può dipendere dall’accordo con il datore di lavoro. L’azienda potrà quindi valutare la richiesta tenendo conto anche delle proprie esigenze organizzative.

Congedo per gravi motivi familiari

L’articolo 4 della Legge 53/2000 prevede la possibilità di richiedere un congedo per gravi e documentati motivi familiari, per un periodo complessivamente non superiore a due anni, utilizzabile in maniera continuativa oppure frazionata. Durante questo periodo il lavoratore conserva il posto, non percepisce la retribuzione e il congedo non viene computato nell’anzianità di servizio né ai fini previdenziali.

La disciplina di dettaglio è contenuta nel D.M. 278/2000, che individua i motivi ammessi e la documentazione necessaria. Lo stesso decreto disciplina anche la procedura con cui il datore può, in determinate circostanze, negare, rinviare o concedere parzialmente il periodo richiesto.

Congedo per formazione e studio

Un’altra ipotesi riguarda la formazione. I dipendenti pubblici e privati che hanno maturato almeno cinque anni di anzianità presso la stessa azienda o amministrazione possono richiedere un congedo per la formazione della durata massima di 11 mesi nell’arco dell’intera vita lavorativa (Legge 53/2000).

Il periodo può essere utilizzato, ad esempio, per completare la scuola dell’obbligo, conseguire un diploma o una laurea oppure partecipare ad attività formative diverse da quelle organizzate o finanziate dal datore di lavoro. Durante il congedo il dipendente conserva il posto, ma non ha diritto alla retribuzione.

In questo caso la legge stabilisce espressamente che il datore può non accogliere o differire la richiesta per comprovate esigenze organizzative. I CCNL definiscono le modalità di utilizzo e il preavviso, che non può comunque essere inferiore a 30 giorni.

Altri casi previsti dalla normativa

Esistono poi altre situazioni nelle quali la legge riconosce specifiche forme di assenza senza retribuzione.

Un esempio sono i permessi sindacali non retribuiti dei dirigenti delle rappresentanze sindacali aziendali per partecipare a trattative, congressi o convegni sindacali. L’articolo 24 dello Statuto dei Lavoratori riconosce un periodo non inferiore a otto giorni all’anno e prevede una comunicazione scritta al datore con almeno tre giorni di preavviso.

Una disciplina particolare è prevista anche per la malattia del figlio: entrambi i genitori, alternativamente, possono assentarsi per le malattie di ciascun figlio fino a tre anni e, tra i tre e gli otto anni, per un massimo di cinque giorni lavorativi all’anno ciascuno. Per questi periodi è prevista la copertura contributiva figurativa secondo le regole previdenziali applicabili.

Sono inoltre presenti specifiche aspettative o congedi collegati a cariche pubbliche, percorsi terapeutici e altre situazioni tutelate dalla legge o dalla contrattazione collettiva.

I permessi non retribuiti possono essere imposti dal datore di lavoro?

In linea generale, il datore di lavoro non può utilizzare unilateralmente il permesso non retribuito per decidere che un dipendente debba restare a casa senza stipendio.

Gli istituti che abbiamo visto nascono infatti da una richiesta del lavoratore, dall’esercizio di un diritto riconosciuto dalla normativa oppure da una disciplina contenuta nel CCNL. Da queste norme non deriva un potere generale dell’azienda di trasformare arbitrariamente una normale giornata lavorativa in un permesso senza retribuzione.

Il caso è quindi diverso da quello delle ferie, per le quali il datore dispone di specifici poteri organizzativi nel rispetto della legge e del contratto collettivo. Se vuoi approfondire questo aspetto, abbiamo spiegato le differenze con ROL e ferie in una guida dedicata.

Naturalmente possono esistere altre cause che comportano la sospensione della prestazione e della retribuzione, ma devono avere una propria base normativa o contrattuale e non vanno confuse con la concessione di un permesso non retribuito.

I permessi non retribuiti possono essere negati dal datore di lavoro?

In alcuni casi sì. Tuttavia, la possibilità di negare il permesso dipende dalla causale della richiesta.

Se il dipendente chiede alcuni giorni per esigenze personali e non esiste una norma o una disposizione del CCNL che gli attribuisce uno specifico diritto all’assenza, il datore può valutare se concedere il permesso considerando anche l’organizzazione del lavoro.

La situazione cambia quando il lavoratore utilizza un congedo disciplinato dalla legge. In questo caso occorre applicare esattamente le condizioni previste per quell’istituto.

Quando il datore può negare o rinviare la richiesta

Pensiamo al congedo per formazione. La Legge 53/2000 consente espressamente al datore di non accogliere la domanda oppure di differirne l’accoglimento in presenza di comprovate esigenze organizzative.

Anche per il congedo per gravi motivi familiari il D.M. 278/2000 prevede una procedura specifica. In attesa dell’eventuale disciplina collettiva, il datore deve esprimersi entro dieci giorni dalla richiesta. Un eventuale diniego, rinvio o accoglimento parziale deve essere motivato tenendo conto delle condizioni previste dal decreto e delle ragioni organizzative e produttive che impediscono la sostituzione del dipendente. Il lavoratore può chiedere il riesame della decisione.

Questi termini, però, non rappresentano una regola generale per qualsiasi permesso non retribuito: valgono per lo specifico congedo disciplinato dal D.M. 278/2000.

Quando la discrezionalità dell’azienda è più limitata

Quando la legge o il contratto collettivo riconoscono al lavoratore uno specifico diritto all’assenza e sono presenti tutti i requisiti richiesti, il datore deve attenersi alla relativa disciplina.

Per questo motivo non è corretto stabilire una regola aziendale secondo cui ogni permesso non retribuito può sempre essere rifiutato. Prima di rispondere alla domanda del dipendente bisogna verificare la causale utilizzata, i requisiti previsti e ciò che stabilisce il CCNL.

Come fare la richiesta di un permesso non retribuito

Per gestire correttamente queste assenze è preferibile prevedere una richiesta scritta, così da avere una traccia chiara della domanda e della successiva decisione aziendale.

La comunicazione dovrebbe indicare il periodo di assenza richiesto e la relativa causale. Se la normativa prevede certificati o altra documentazione, il dipendente dovrà inoltre presentare quanto necessario per dimostrare la presenza dei requisiti.

Anche sul preavviso non esiste una scadenza valida per tutti. Per il congedo di formazione, ad esempio, la legge prevede che il termine stabilito dalla contrattazione collettiva non possa essere inferiore a 30 giorni; altre tipologie seguono procedure differenti.

Per il datore di lavoro diventa quindi importante predisporre una procedura interna che permetta di identificare correttamente il tipo di assenza e verificare il CCNL prima di approvare o respingere la domanda.

Cosa succede ai permessi non retribuiti in busta paga

La conseguenza principale è già contenuta nel nome dell’istituto: per il periodo di assenza non spetta la relativa retribuzione. In busta paga si avrà quindi una riduzione collegata alle ore o alle giornate non lavorate.

Gli ulteriori effetti devono invece essere verificati in base al tipo di permesso o congedo utilizzato.

Nel congedo per gravi motivi familiari previsto dalla Legge 53/2000, ad esempio, il periodo non è computato nell’anzianità di servizio né ai fini previdenziali. Per il congedo di formazione, la legge prevede a sua volta che il periodo non venga considerato nell’anzianità di servizio e consente al lavoratore di riscattarlo oppure di versare i contributi secondo i criteri della prosecuzione volontaria.

Ferie, mensilità aggiuntive, TFR e altri istituti possono essere interessati dall’assenza, ma l’effetto concreto va verificato sulla base della specifica causale e del CCNL applicato. È quindi opportuno evitare di trattare tutti i permessi non retribuiti nello stesso modo in fase di elaborazione delle presenze e delle paghe.

Il permesso non retribuito deve essere recuperato?

Un vero permesso non retribuito non comporta, di per sé, un obbligo generale di recuperare le ore: il lavoratore non presta attività e non riceve la relativa retribuzione.

È diverso il caso di un permesso a recupero previsto dal contratto collettivo o concordato con l’azienda. In quella situazione le ore possono dover essere lavorate successivamente secondo le modalità e i termini stabiliti dalla disciplina applicabile.

Per questo motivo, quando un dipendente chiede un’assenza, è importante specificare correttamente quale istituto viene utilizzato: parlare genericamente di “permesso” può creare errori nella gestione delle presenze e nella successiva elaborazione della busta paga.

Permessi non retribuiti e contratto a tempo determinato

I permessi non retribuiti possono interessare tutti i contratti di lavoro in Italia, sia lavoratori a tempo indeterminato sia dipendenti con contratto a tempo determinato, ma occorre verificare ogni singolo istituto.

Un contratto a termine, quindi, non rende automaticamente rifiutabile qualsiasi richiesta di assenza senza retribuzione.

Esistono però regole specifiche. Nell’ambito del congedo per gravi motivi familiari disciplinato dal D.M. 278/2000, ad esempio, il rapporto a tempo determinato può incidere sulla valutazione della domanda quando il periodo richiesto risulta incompatibile con la durata del rapporto; la stessa disciplina considera anche il caso del lavoratore assunto per sostituire un altro dipendente in congedo.

Permessi non retribuiti nella scuola e per il personale ATA

Anche nel settore scolastico le regole dipendono dalla contrattazione collettiva. Per il personale docente e ATA, in particolare, il CCNL distingue il trattamento dei permessi personali o familiari anche in base alla tipologia e alla durata del contratto a tempo determinato.

La disciplina contrattuale del comparto Istruzione e Ricerca prevede, per alcune categorie di personale a termine, permessi personali e familiari retribuiti e, per altre tipologie di contratto, periodi non retribuiti. Prevede inoltre specifici permessi senza retribuzione per concorsi ed esami.

Per chi gestisce personale scolastico è quindi particolarmente importante verificare il CCNL vigente e la durata del singolo contratto prima di determinare quanti giorni spettano e quale trattamento economico applicare.

Qual è la differenza tra permessi retribuiti e non retribuiti?

La differenza principale riguarda il trattamento economico. Nei permessi retribuiti, quando ricorrono i requisiti previsti, il dipendente può assentarsi continuando a ricevere il trattamento economico stabilito dalla relativa disciplina.

Con il permesso non retribuito, invece, l’assenza autorizzata comporta la mancata corresponsione della retribuzione relativa al periodo interessato. Cambiano inoltre le regole sulla maturazione degli altri istituti, che devono essere valutate caso per caso.

Per un’azienda è quindi essenziale classificare correttamente l’assenza fin dal momento della richiesta. In questo modo è più semplice evitare errori nei conteggi e gestire in modo semplice i diversi tipi di assenza dei propri dipendenti.

Gestire richieste di ferie e permessi con Geobadge

Quando aumentano i dipendenti, gestire richieste, approvazioni e assenze attraverso email o comunicazioni sparse può rendere più difficile avere una situazione aggiornata del personale.

Con il software gestionale ferie e permessi dei dipendenti di Geobadge puoi digitalizzare l’invio delle richieste di assenza, creare flussi di approvazione adatti alla tua organizzazione e utilizzare un calendario condiviso per controllare le assenze programmate. La piattaforma consente inoltre di configurare più livelli autorizzativi per adattare il processo ai diversi reparti aziendali.

In questo modo diventa più semplice distinguere ferie e permessi, mantenere uno storico delle richieste e organizzare il lavoro sapendo in anticipo chi sarà assente. Geobadge integra queste funzionalità all’interno di un unico programma per gestire i dipendenti, così puoi centralizzare tutte le attività legate alla gestione quotidiana del personale.