30 Giugno 2022
Nota spese: cos'è, come farla e come compilarla

Nota spese: cos’è, come farla e come compilarla

News 30 Giugno 2022

I dipendenti in trasferta sono tenuti a compilare un documento essenziale per il rimborso delle spese sostenute: la nota spese. Questo documento così essenziale, spesso risulta essere molto complesso da compilare e in alcuni casi, un piccolo errore, può comportare un mancato rimborso per il dipendente. Come si compila una nota spese a prova di errori?

Rimborsi spese di trasferta

Come ben saprai, per ottenere il rimborso delle spese sostenute durante una trasferta è necessario che il lavoratore compili un documento, cartaceo o digitale, da fornire al datore di lavoro per ottenere la restituzione della spesa. Alla nota spese occorre inoltre allegare la documentazione fiscale, in base alla tipologia di rimborso ammesso dall’azienda.

In queste circostanze, l’impresa è tenuta a:

  • realizzare un modello di note spese per i propri dipendenti;
  • mettere a disposizione di tutti i dipendenti e i collaboratori il modello, fornendo le indicazioni necessarie per una corretta compilazione;
  • verificare che ogni modello presentato sia compilato correttamente e contenga gli allegati giusti;
  • provvedere all’archiviazione corretta dei documenti ricevuti.

Come è fatta la nota spese

Abbiamo detto che tra i compiti dell’azienda vi è anche quello di creare un modello di nota spese. Esistono diverse soluzioni per poterlo fare, dal vecchio sistema su carta al più moderno Excel. In alternativa, puoi optare per un software pensato proprio per gestire i dipendenti in trasferta, incluso tutto ciò che riguarda le note spese.

Al di là dello strumento che utilizzerai, i dati che non possono mancare sono:

  • i dati anagrafici del dipendente;
  • ragione sociale, indirizzo e riferimenti aziendali;
  • data della trasferta;
  • data in cui si compila la nota spese;
  • voci di spesa: vito, alloggio, chilometri, trasporto, altre spese ammesse dall’azienda;
  • importo riferito a ciascuna voce evidenziata nella nota spese;
  • importo complessivo.

Oltre ai campi obbligatori ogni azienda può scegliere di aggiungere altri campi ritenuti importanti. Ad esempio, puoi chiedere anche il luogo della trasferta, la durata, la documentazione fiscale per ogni spesa indicata e via dicendo.

Come creare un modello corretto?

Dopo aver individuato i dati che non possono mancare, vediamo quali sono gli strumenti che possono aiutarti a creare il modello perfetto da consegnare ai tuoi dipendenti.

Il metodo carta e penna è probabilmente il meno conveniente. Per prima cosa richiede molto tempo, sia per la creazione che per la compilazione e per allegare i documenti fiscali. Inoltre, anche l’archiviazione per l’azienda incontra non poche difficoltà, soprattutto in termini logistici. Senza dimenticare che il rischio di errori e imprecisioni è molto alto e con esso anche la possibilità di incorrere in multe del fisco.

Excel è un metodo versatile ma con molti limiti. Rispetto al metodo carta e penna è più preciso, perché permette di automatizzare i calcoli e ridurre il margine di rischio. Il contro è che non garantisce una compilazione rapida e, allo stesso tempo, anche i metodi di archiviazione non sono così semplici e privi di errori. La procedura richiede comunque l’azione manuale e non è possibile integrare questo strumento con i software aziendali.

Scegliere un software dedicato è la soluzione ideale per seguire l’intero procedimento limitando al minimo gli errori e riducendo anche i tempi di compilazione, migliorando la gestione dei tempi dedicati alle diverse attività lavorative.

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