HRIS: cosa significa, a cosa serve il software e vantaggi

Al giorno d’oggi la gestione delle risorse umane si avvale di tecnologie all’avanguardia per ottimizzare i processi e facilitare il lavoro del personale HR. 

Tra queste, spiccano i sistemi informativi delle risorse umane, noti come HRIS. Ma di cosa si tratta? E quali vantaggi offrono? 

Vediamoli insieme in questo articolo.

Cos’è l’HRIS?

L’HRIS (dall’inglese Human Resources Information System) è un sistema informatico dedicato alla gestione delle risorse umane

È possibile fare riferimento a questi strumenti anche con i nomi: 

  • HRMS (Human Resources Management System);
  • TMS (Talent Management System);
  • HCM (Human Capital Management).

Si tratta di un insieme di software e procedure online progettate per aiutare nell’ambito dell’HR management, ovvero nella gestione e nell’organizzazione dei dati dei dipendenti e dei vari processi di lavoro. 

Dall’assunzione alla formazione, dalla valutazione delle prestazioni alla gestione delle retribuzioni, l’HRIS offre una soluzione integrata che migliora l’efficienza, l’accuratezza e la produttività delle operazioni HR

In un contesto lavorativo sempre più digitale e complesso, dunque, l’HRIS si rivela uno strumento indispensabile per una gestione ottimale delle risorse umane.

Come funziona un HRIS?

L’HRIS funziona come piattaforma unica per tutte le informazioni relative ai dipendenti. 

Ogni qual volta viene effettuato un aggiornamento, il sistema lo registra, permettendo di avere sempre un quadro aggiornato e accurato dei dati utili. I dati, inoltre, sono disponibili per generare report e analisi, fornendo una base solida per le decisioni strategiche.

Una piattaforma HRIS solida è, dunque, un asset fondamentale per le aziende moderne. 

Non solo permette di risparmiare tempo e ridurre gli errori manuali, ma favorisce anche una migliore conformità alle normative in materia di risorse umane. 

Grazie alla sua capacità di fornire insights approfonditi sui dipendenti e sulle tendenze interne, può aiutare l’azienda a diventare più competitiva e reattiva nel proprio mercato di riferimento.

Funzionalità e caratteristiche chiave degli HRIS

La scelta di un HRIS dovrebbe essere basata su una serie di fattori, tra cui le necessità specifiche dell’azienda, le funzionalità offerte dal sistema e il suo grado di usabilità.


Nello specifico, nella scelta della piattaforma HRIS è importante considerare 5 aspetti:

  1. come gestisce le informazioni dei dipendenti e le policy;
  2. come può aiutare nell’automazione dei processi;
  3. quali funzionalità di reporting presenta;
  4. l’accessibilità e l’usabilità della piattaforma;
  5. la capacità del sistema di integrarsi con altri strumenti già in uso nell’azienda.

Vediamo questi aspetti nel dettaglio.

  1. Gestione delle informazioni dei dipendenti

La funzionalità fondamentale di un HRIS di qualità è la gestione delle informazioni dei dipendenti. Il sistema dovrebbe permettere di raccogliere, organizzare e gestire facilmente tutti i dati relativi ai dipendenti, dalla loro assunzione alla loro eventuale uscita dall’azienda.

Deve, inoltre, garantire la privacy e la sicurezza dei dati dei dipendenti, nonché essere aggiornato sulla base delle normative vigenti.

  1. Automazione dei processi HR

Non bisogna sottovalutare la possibilità di automatizzare alcuni processi HR grazie a moduli appositi. In questo modo la gestione delle ferie, la pianificazione dei turni, la formazione del personale, l’accesso a procedure e policy diventano aspetti più semplici e rapidi.

L’automazione dei processi, infatti, permette di risparmiare tempo e ridurre gli errori, aumentando l’efficienza dell’intero dipartimento HR, che avrà la possibilità di reperire queste informazioni in un’unica piattaforma.

  1. Funzionalità di reporting e analisi

Gli strumenti di reporting e analisi sono un altro elemento chiave di un HRIS. Generare report personalizzati e analizzare i dati dei dipendenti consente di ottenere insights utili per le scelte strategiche dell’azienda.

Indispensabile, inoltre, la possibilità di monitorare le ore lavorate per le paghe e le attività svolte.

  1. Accessibilità e usabilità

L’accessibilità e l’usabilità devono essere aspetti primari in questi strumenti: per dare a tutti i membri del personale HR di sfruttarlo al meglio e non incorrere in spiacevoli situazioni, la facilità di utilizzo deve essere un must. 

Dovrebbe essere, inoltre, assolutamente mobile friendly, per garantire la massima flessibilità ed avere accesso ai dati necessari anche in assenza del computer.

  1. Integrazione con altri sistemi

Infine l’HRIS dovrebbe essere in grado di integrarsi con gli altri sistemi in uso nell’azienda, come quelli di contabilità o di gestione dei progetti. In questo modo è possibile avere un visione a 360° di ogni aspetto aziendale e avere un quadro completo e coerente delle operazioni svolte e da svolgere.

Geobadge come HRIS

Geobadge è una piattaforma HR d’eccellenza nel panorama degli HRIS: il nostro sistema offre una gamma completa di funzionalità per la gestione delle risorse umane, dal controllo delle presenze dei dipendenti con geolocalizzazione (con particolare attenzione sulla sicurezza delle informazioni acquisite) all’automazione dei processi, dalla generazione di report all’accessibilità e usabilità del software. 

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