24 Giugno 2022
gestione trasferte dipendenti

Gestione trasferte dipendenti: cosa sono e come gestirle in pochi click

Rilevazione Presenze 24 Giugno 2022

Trasferte, rimborsi kilometrici, rimborsi spese… il mal di testa è alle porte! Ogni azienda, grande o piccola che sia, si è trovata a dover gestire a fine mese questi casi. Ma come funzionano davvero? Cosa deve fare la tua azienda?
Nel corso dell’articolo scoprirai cosa sono e come si gestiscono tutte queste voci paga in modo semplice ed immediato anche con l’aiuto di un software per la gestione del personale.

Trasferta dipendenti: cosa è e cosa prevede la normativa

Quando un dipendente per un periodo di tempo deve spostarsi in una sede di lavoro diversa da quella abituale (indicata sul contratto), si parla di trasferta.

Il concetto che sta alla base è la temporaneità dello spostamento: sede di lavoro distaccata per qualche giorno, attività lavorativa svolta presso un cliente o semplicemente sopralluoghi, sono tutti esempi di situazioni in cui la trasferta prende vita.

Tipologie di rimborsi spese

Spesso le nozioni legate alle trasferte di lavoro sono confusionarie, cerchiamo quindi di fare un po’ di chiarezza.
Il CCNL (Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro) disciplina questa casistica analizzandola sulla base delle diverse tipologie:

  • Indennità giornaliera (o rimborso spese forfettario): dal punto di vista gestionale è il più semplice perché prevede che il datore di lavoro riconosca al lavoratore una cifra di denaro prestabilita per ogni giorno che ha passato in trasferta. L’importo minimo è stabilito dal CCNL, mentre quello massimo dal datore di lavoro.
  • Rimborso analitico (o rimborso a piè di lista): dal punto di vista del datore di lavoro è il più conveniente perché consiste nel rimborsare al dipendente, che dovrà prendere nota delle spese affrontate, solo quelle effettivamente sostenute.
  • Rimborso misto: come dice la parola stessa, è la combinazione delle due tipologie. Il datore di lavoro riconosce sia un rimborso forfettario che un rimborso di spese effettivamente documentate (es. vitto, alloggio, etc.).

Come si calcola l’indennità di trasferta?

Il Contratto Collettivo Nazionale dei Lavoratori dà indicazioni in merito al calcolo dell’indennità di trasferta.
Una prima distinzione viene fatta sulla base della destinazione:

  • Se la trasferta avviene in Italia e la quota di indennità giornaliera non supera €. 46,48, i contributi INPS e IRPEF non devono essere versati;
  • Se la trasferta avviene all’estero, la soglia dell’indennità per l’esenzione da INPS e IRPEF si alza a €. 77,46.

Nel caso in cui la cifra superi i limiti indicati, la tassazione verrà calcolata solo sulla cifra eccedente.

Altra distinzione viene fatta osservando l’eventuale presenza di spese di vitto e alloggio: in questo caso i limiti della quota riconosciuta per l’indennità si abbassano a €. 30,99 nel caso di trasferta in Italia e a €. 51,65 per l’estero.

Geobadge hr: uno strumento in cloud per la gestione delle spese

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