Riuscire a monitorare i movimenti dei dipendenti è essenziale per avere un controllo di gestione efficace. Nelle piccole realtà aziendali queste procedure sono più semplici da attuare, anche tramite strumenti più rudimentali, mentre invece nelle aziende con molti dipendenti è necessario avvalersi di sistemi più articolati ed efficienti.

Il foglio presenze è un documento che non può mancare in azienda. Si tratta di uno strumento amministrativo che permette di raccogliere i dati relativi ai movimenti dei lavoratori: le ferie, i permessi, le trasferte, le aspettative, le malattie e molto altro. In questo modo è possibile archiviare in modo chiaro e semplice tutte le informazioni chiave per l’emissione della busta paga.

Esattamente come nel caso della prima nota contabile, anche il foglio presenza non è un documento soggetto a normativa. Di conseguenza non esiste un modo univocamente corretto per redigerlo. Ogni azienda può personalizzarlo come desidera, in base alle proprie esigenze, e avvalersi di software gestionali che consentono di utilizzare modelli preimpostati ma non solo. Una soluzione come Geobadge ad esempio, ti consente di compilare in poche mosse i documenti, archiviarli e creare un sistema interconnesso per la gestione delle buste paga.

Che differenza c’è rispetto ad altri programmi?

Molti imprenditori preferiscono affidarsi a sistemi comunemente usati anche per altre attività, come Word ed Excel. Quando si hanno pochi dipendenti da gestire questi strumenti possono dare un buon supporto all’azienda anche se richiedono una buona dose di attenzione. Anche la più piccola distrazione può portare a errori con conseguenze spiacevoli.

Il vantaggio dell’uso di un software pensato proprio per semplificare la gestione del personale è proprio quello di avere tutto a portata di click, non solo da parte dell’azienda ma anche del dipendente. Quante comunicazioni verbali, non sempre seguite da email professionali, ricevi da parte di dipendenti che ti chiedono un giorno di ferie o delle ore di permesso? Questa richiesta deve essere tempestivamente riportata sul tuo foglio Excel o Word per non rischiare di dimenticarti. In questi casi è bene condividere il documento con i dipendenti per renderli autonomi sulla compilazione, seppur il margine di errore risulta essere ancora alto.

Con un sistema automatizzato, ogni dipendente potrà inviarti la richiesta in pochi click e tu potrai accettarla o rifiutarla, e vederla comparire nel monte ore del dipendente. Le richieste vengono inviate in automatico per l’elaborazione delle buste paga e le dimenticanze sono ridotte al minimo.

Quante tipologie di documento esistono?

In linea generale possiamo scegliere tra due diversi tipi di documento.

Un foglio generico giornaliero o complessivo, accessibile a tutti e che ognuno dovrà compilare segnalando i propri movimenti. Oppure, in alternativa, un foglio presenze mensile/settimanale e individuale, ovvero un documento privato per ogni dipendente il cui accesso è riservato alla persona a cui si riferisce. In quest’ultimo caso i dati non vengono raccolti giornalmente ma settimanalmente o mensilmente, così da semplificare l’elaborazione della busta paga.

E tu, quale strumento usi per monitorare i movimenti dei tuoi dipendenti? Se ancora non l’hai fatto, puoi richiedere una prova gratuita di Geobadge e testare un nuovo modo di gestire le presenze dei tuoi dipendenti!