Richiedere le ferie è un diritto di ogni lavoratore ma nonostante questo, molto spesso, è considerato fonte di stress e ansia. Questo fenomeno viene chiamato vacation shaming, e consiste nel sentirsi colpevoli di chiedere le ferie al datore di lavoro ed è particolarmente diffuso tra i lavoratori.

Ogni dipendente ha necessariamente diritto a dei giorni di riposo nel corso dell’anno, in base al proprio CCNL, non solo per il suo benessere personale, ma anche per quello lavorativo: un dipendente riposato sarà più produttivo. Infatti, secondo il terzo comma dell’articolo 36 della Costituzione si stabilisce che:

“Il lavoratore ha diritto al riposo settimanale e a ferie annuali retribuite, e non può rinunziarvi.”

Come si maturano le ferie

Per prima cosa dobbiamo ricordare che in Italia ogni lavoratore ha diritto ad almeno un riposo settimanale di 24 ore dopo 6 giorni continuativi di lavoro e di godere di un minimo di 20 giorni di ferie all’anno. La maturazione ha una cadenza mensile ed equivale a circa 1 giorno e mezzo di lavoro al mese, naturalmente in base alla tipologia di contratto e solo se il dipendente ha lavorato per almeno 15 giorni.

Il dipendente può anche decidere di non godere di tutte le ferie maturate nel corso dell’anno e richiederle in un momento successivo, anche in questo caso ci sono però delle regole per le ferie non godute: è necessario usufruire di almeno 2 settimane nel corso dell’anno in cui sono state maturate mentre le restanti settimane dovranno invece essere godute entro i 18 mesi successivi.

Oltre alle ferie esistono però anche altre tipologie di assenza: permessi e ROL. I permessi, a differenza delle ferie, vengono conteggiati ad ore e non a giorni, e sono anche questi retribuiti, mentre i ROL corrispondono a ore di riposo che spettano al dipendente che ha lavorato più intensamente del solito; anche i ROL sono retribuiti e vengono pagati come ore di lavoro ordinario.

Quando si richiedono le ferie al datore di lavoro?

Se le ferie sono un diritto per ogni lavoratore allo stesso modo il datore di lavoro ha il diritto di concederle solo in determinati periodi, a seconda delle necessità aziendali. Quindi, nella scelta del periodo, è necessario tenere conto delle esigenze dell’azienda per cui si lavora e richiederle con largo anticipo, questo per dare modo al datore di lavoro di potersi organizzare. Prima di inviare la richiesta di ferie è bene tenere conto degli obiettivi aziendali ed evitare di richiederle durante periodi particolarmente impegnativi per il team. Se lavori in un’azienda che ha un forte carico di lavoro nel periodo di Natale, chiedere di assentarsi per periodi più o meno lunghi proprio a ridosso delle festività potrebbe generare dei problemi al team e al datore di lavoro.

Non tutti sanno che se i giorni di ferie sono richiesti con poco anticipo, in caso di rifiuto da parte del datore di lavoro quest’ultimo non è tenuto a fornire spiegazioni in merito alla sua decisione. Al contrario invece, se sono richiesti con largo preavviso, il titolare ha il dovere di comunicare le ragioni del suo rifiuto.

Per evitare spiacevoli situazioni che possono mettere a disagio sia il dipendente che il datore di lavoro sarebbe opportuno definire un piano ferie dettagliato che tenga conto anche delle esigenze aziendali, dei periodi più intensi per la produzione e delle chiusure già previste dal datore di lavoro.

Chi decide le ferie?

La facoltà di decidere le ferie è del datore di lavoro, questo perché è suo compito stabilire quando è necessario avere tutto il team al completo e quando invece è possibile concedere dei giorni liberi.

Il lavoratore non è una figura singola da considerare a sé ma fa parte di un’organizzazione che deve tenere conto di vari elementi per funzionare correttamente. Naturalmente, però, il titolare dell’azienda dovrà comunicare con preavviso i giorni di ferie ai suoi dipendenti in modo che questi si possano organizzare.

Sanzioni per il datore di lavoro

Il datore di lavoro è sempre responsabile del mancato godimento delle ferie dei propri dipendenti.

La legge prevede un risarcimento danni al lavoratore in caso di ferie non godute entro i termini dovuti e, sarà dovere del titolare, pagare la sanzione. Questa penale va generalmente dai €100 ai €600 ma, nel caso in cui in un’azienda vi siano già 5 dipendenti che in 2 anni non abbiano preso le ferie previste dalla legge, la sanzione può arrivare dai €400 fino ai €1.500, se invece nell’arco di 4 anni la violazione riguarda almeno 10 dipendenti, la sanzione sale ulteriormente arrivando dagli €800 fino ai €4.500.

Come richiedere le ferie

Per la modalità di richiesta ferie non ci sono delle metodologie specifiche e tutto dipende dall’azienda per cui si lavora: se si tratta di un’azienda piccola probabilmente sarà sufficiente una richiesta verbale, mentre se si lavora per un’azienda di medie o grandi dimensioni, con molti dipendenti, sarà obbligatorio richiedere un permesso scritto tramite e-mail.

Per rendere più semplice la gestione delle richieste l’ e-mail dovrebbe includere:

• un oggetto con le parole “richiesta ferie”;
• nel corpo è necessario inserire il numero di giorni di ferie da richiedere e le date;
• la disponibilità a trovare soluzioni alternative nel caso in cui il periodo richiesto non può essere concesso;
• la data e la firma.

Fino a quando l’e-mail non trova risposta, l’autorizzazione alle ferie non può considerarsi concessa.

Come gestire la richiesta ferie

Come abbiamo visto la richiesta ferie può avvenire in diversi modi e non sempre è facile per il dipendente richiederle al datore di lavoro, per poter risolvere questa problematica Geobadge hr ha pensato a una funzione per gestire ferie e permessi. Questa funzionalità permette di amministrare facilmente la presenza e l’assenza dei propri collaboratori, anche grazie al portale Geobadge hr dove i dati confluiscono e sono consultabili ed estraibili in real time. In questo modo il datore di lavoro potrà visualizzare tutti i dati dei suoi dipendenti, come il monte ore ferie di ciascun lavoratore, le richieste già concesse e quelle in stand-by.

Il dipendente può fare richiesta per un permesso comodamente dal proprio profilo, inserendo la causale e le date dell’assenza, l’approvazione delle richieste è personalizzabile a seconda delle necessità dell’azienda. In caso di autorizzazione il sistema deposita in real time e automaticamente le informazioni sul periodo e la causale, direttamente nel cartellino del collaboratore.

Scegliere di sfruttare software gestionali è la soluzione più adeguata per i datori di lavoro che vogliono avere tutte le informazioni dei propri dipendenti sotto controllo, ma anche per i lavoratori stessi. Uno degli aspetti più importanti è infatti che il dipendente avrà in un unico luogo tutte le sue informazioni lavorative e il processo di richiesta ferie e permessi sarà molto più semplice e intuitivo, eliminando ogni tensione scaturita proprio dal non sapere come richiedere in maniera corretta le ferie.

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